Titel: Omzendbrief VR 2006/38: Zendingen naar het buitenland van leden van de Vlaamse Regering
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 14/07/2006
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

Zendingen naar het buitenland van leden van de Vlaamse Regering


Omzendbrief VR 2006/38

Datum
: 14 juli 2006

1. De Vlaamse minister van Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme is krachtens het bevoegdheids- en delegatiebesluit bevoegd voor het buitenlands beleid en de Europese aangelegenheden. Met het oog op de coherentiebewaking en de beleidsafstemming in het Vlaams buitenlands beleid is deze minister bevoegd en verantwoordelijk voor :

- alle officiële contacten met de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en met de Belgische ambassades en consulaten;

- alle officiële contacten met buitenlandse overheden en internationale instellingen.

2. Van zodra vaststaat dat een Vlaams minister, in het kader van zijn bevoegdheden een zending met enige officiële inslag naar het buitenland wenst te ondernemen, licht hij, alvorens gelijk welk ander officieel contact te leggen, onmiddellijk de Vlaamse minister bevoegd voor het buitenlands beleid en de Europese aangelegenheden in. Hij licht tevens de minister-president in.

Het doel, het programma en de voorgenomen samenstelling van de delegatie van de buitenlandse zending worden in een verklarende nota aan de Vlaamse minister bevoegd voor het buitenlands beleid en de Europese aangelegenheden uiteengezet. Van deze verklarende nota wordt een kopie aan de minister-president bezorgd.

3. Ingeval de Vlaamse minister bevoegd voor het buitenlandse beleid en de Europese aangelegenheden binnen een termijn van zeven kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de verklarende nota geen reactie kenbaar heeft gemaakt, wordt er van uitgegaan dat er geen beletsel is voor de zending. In het omgekeerde geval treden beide ministers in overleg; desgevallend wordt de beslissing over de zending op de agenda van de volgende ministerraad geagendeerd.

De Vlaamse minister bevoegd voor het buitenlands beleid en de Europese aangelegenheden informeert hierna onmiddellijk de federale minister van Buitenlandse Zaken over de doelstellingen van de officiële ministeriële zending, met het oog op de organisatie van de normale medewerking van de Belgische diplomatieke en consulaire posten in dergelijk geval.


Hij belast het departement Internationaal Vlaanderen met de ondersteuning van de ministeriële zending via:

- het leveren van algemene informatie over de bestemming van de zending;

- het leveren van specifieke informatie betreffende aangelegenheden die de bevoegdheid van de betrokken minister overschrijden, maar een belang voor de zending vertonen;

- het corresponderen met de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken en met de Belgische en de buitenlandse ambassades en consulaten;

- het verlenen van de gevraagde logistieke bijstand voor de organisatie van de zending;

- het bezorgen van gepaste documentatie over Vlaanderen.

Relatiegeschenken voor de zending kunnen aangevraagd worden bij de Protocoldienst van de Kanselarij, (Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid).

4. De betrokken Vlaamse minister informeert met een mededeling de Vlaamse Regering voorafgaandelijk over het doel en het programma van zijn buitenlandse zending. Hij brengt binnen de maand na zijn terugkeer verslag uit bij de Vlaamse Regering.

Relevante vaststellingen of specifieke aandachtspunten brengt hij onmiddellijk ter kennis van de Vlaamse minister bevoegd voor het buitenlands beleid en de Europese aangelegenheden.

5. De kosten verbonden aan de organisatie en de uitvoering van de ministeriële zending vallen in beginsel rechtstreeks ten laste van de begroting van de betrokken minister. Het wordt aanbevolen om voor buitenlandse zendingsreizen van elke Vlaamse minister, de leden van zijn kabinet en de delegaties die hij leidt, evenals voor zendingen van derden in zijn opdracht, per beleidsdomein een aparte basisallocatie in de begroting van het departement op te nemen.

6. Een Vlaamse minister die om privé-redenen naar het buitenland reist, heeft de mogelijkheid om de Vlaamse minister bevoegd voor het buitenlands beleid en de Europese aangelegenheden over de bestemming en het verblijf in te lichten.

In dat geval draagt deze laatste er zorg voor dat de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken en de bevoegde ambassade op de hoogte worden gebracht.

7. Voorafgaandelijk aan elke buitenlandse verplaatsing (officieel of privé) - zelfs indien het gaat om een afwezigheid van korte duur - deelt de betrokken Vlaamse minister aan de minister-president mee welke collega hem zal vervangen, evenals de naam van het kabinetslid, door wiens toedoen de Vlaamse minister, indien nodig, onmiddellijk in het buitenland kan bereikt worden.

Yves LETERME


Minister-president van de Vlaamse Regering

Geert BOURGEOIS



Vlaams minister van Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme



Deze omzendbrief vervangt omzendbrief VR 1995/38 van 28 juli 1995