Titel: Omzendbrief VR 2015/22: Organisatie van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 12/06/2015
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

Organisatie van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering

Omzendbrief VR 2015/22

Datum: 12 juni 2015


Achtergrond

Deze omzendbrief geeft nadere toelichting bij het besluit van de Vlaamse Regering van 24 juli 2009 tot organisatie van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering, zoals dat zal worden gewijzigd of vervangen, hierna het Kabinetsbesluit te noemen. Deze omzendbrief geeft eveneens nadere toelichting bij andere belangrijke aspecten met betrekking tot de organisatie van de kabinetten.

Inhoud

Deze omzendbrief behandelt de volgende onderwerpen:

Onderwerp

Personeelsleden van de kabinetten

  • Samenstelling van de kabinetten
  • Soorten personeelsleden
  • Gedetacheerde en aangestelde personeelsleden
  • Stafleden, uitvoerende en aanvullende personeelsleden
  • Niveauvereisten

· Protocol voor de samenstelling van de kabinetten

Aandachtspunten voor de detachering van personeelsleden naar de Vlaamse kabinetten

  • Openbare diensten: principe van de voltijdse detachering
  • Afstemming met de dienst van herkomst

Tijdelijke ondersteuning van uittredende ministers

  • Principe van de tijdelijke ondersteuning
  • Procedures voor de tijdelijke ondersteuning
  • Salaris
  • Reis- en verblijfkosten
  • Woon-werkverkeer
  • Maaltijdcheques

Salariëring van het personeel van de kabinetten

  • Begrotingstransparantie

· Procedure voor ingediende schuldvorderingen gedetacheerden

· Voortzetting van het salaris

  • Niet-- voortgezet salaris

Opmaak van detacherings- en aanstellingsbesluiten en toezicht op de uitvoering van het Kabinetsbesluit

· Algemene procedure van opmaak

· Bijzondere procedure van opmaak

  • Vermeldingen in de individuele besluiten

Financiële, logistieke en fiscale aspecten

· ICT en telefonie

  • Uniformvergoeding

· Terugbetaling kosten voor garage

· Gebruik en verwerving van voertuigen

· Kabinetswagens en aangifte personenbelasting

  • Kabinetswagens en CO2-uitstoot

Interne controle binnen het kabinet

· Interne controle

  • Functiescheiding
  • Vierogenprincipe

· Continuïteit in dossierbeheer

Personele aspecten van de tewerkstelling op een kabinet

· Informatiedocument – rechten en plichten

· Afwezigheid van kabinetsleden wegens ziekte, zwangerschapsverlof of ongeval

  • Arbeidsongevallen

· Gezondheidstoezicht – arbeidsgeneeskunde

· Preventie - OGGW

· Wijziging gezinssamenstelling - Kinderbijslag en kraamgeld

· Rust- en overlevingspensioen

  • Woon-werkverkeer
  • Maaltijdcheques
  • Sociale Dienst
  • Hospitalisatieverzekering

· Mandaten- en vermogensaangifte

  • Rechtsbijstand

Ontslag van het kabinetspersoneel

  • Ontslagprocedure

· Ingangsdatum van het ontslag

· Forfaitaire toelage wegens ontslag

  • Outplacement

Verlof na het einde van de detachering

· Principe van het verlof

· Regeling in het Vlaams personeelsstatuut

· Regeling in de andere Vlaamse overheidsdiensten en -instellingen

  • Het onderwijs

· Federale ambtenaren en federale openbare diensten

· Lokale besturen en andere instellingen


Personeelsleden van de kabinetten

Samenstelling van de kabinetten

Bij de samenstelling van de kabinetten waakt men over een evenwichtige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen. Het wordt tevens aanbevolen om een gezond evenwicht te creëren tussen personeelsleden die uit een openbare dienst of het onderwijs komen, en personeelsleden uit het bedrijfsleven en de arbeidsmarkt.

De minister waakt er bij de rekrutering over dat er geen deontologische problemen rijzen ten aanzien van de professionele activiteiten in de instelling van herkomst. De kabinetsleden zijn bovendien gehouden aan de regels inzake de deontologische code die op hen van toepassing zijn.

Soorten personeelsleden

Een kabinet bevat verschillende soorten personeelsleden, afhankelijk van de situatie bij aanwerving en de functie die ze op het kabinet vervullen:

  • aanwerving:

-gedetacheerde personeelsleden

-aangestelde personeelsleden

  • functie:

-stafleden

-uitvoerende personeelsleden

-aanvullende personeelsleden

In het aanwervingsbesluit wordt steeds aangegeven in welke functie het personeelslid gedetacheerd of aangesteld wordt: kabinetschef, adjunct-kabinetschef, raadgever, uitvoerend of aanvullend personeelslid.

Hieronder leest u meer over deze personeelsleden.

Gedetacheerde en aangestelde personeelsleden

Gedetacheerde personeelsleden zijn personeelsleden die met instemming van hun dienst van herkomst tijdelijk op een kabinet tewerkgesteld worden. Verschillende instanties kunnen personeelsleden naar een kabinet detacheren, zoals: de Vlaamse overheid (departementen, agentschappen…), het basis- en secundair onderwijs, de hogescholen, de centra voor leerlingenbegeleiding, de universiteiten, de federale overheidsdiensten (FOD's) en openbare instellingen, de lokale besturen (provincies, gemeenten, OCMW's en dergelijke), privé-instellingen enzovoort.

In de andere gevallen spreekt men van aangestelde personeelsleden.

Stafleden, uitvoerende en aanvullende personeelsleden

In het kabinet zijn verschillende soorten personeelsleden tewerkgesteld, afhankelijk van de functie die ze uitoefenen:

· de stafleden: de kabinetschef, de adjunct-kabinetschef en de raadgevers. De stafleden worden gedetacheerd of aangesteld in de functie die zij op het kabinet uitoefenen, namelijk kabinetschef, adjunct-kabinetschef of raadgever.

  • het uitvoerend personeel: inhoudelijke en logistieke medewerkers;

· het aanvullend personeel: het personeel voor de ontvangst, de telefonie, het technisch personeel en de chauffeurs.

Het maximum aantal stafleden, uitvoerende en aanvullende personeelsleden waarover een kabinet kan beschikken, is vastgesteld in het Kabinetsbesluit.

Het Kabinetsbesluit bepaalt in welke gevallen er omzettingen en gelijkstellingen mogelijk zijn.

De facilitaire kabinetsondersteuners vermeld in artikel 11 van het Kabinetsbesluit, en het schoonmaakpersoneel van Het Facilitair Bedrijf, zijn geen kabinetsleden in de zin van het Kabinetsbesluit. De loonlasten van de facilitaire kabinetsondersteuners komen voor rekening van de departementen die de ondersteuning aanbieden aan het kabinet (de zogenaamde moederdepartementen). De kabinetten worden schoongemaakt door Het Facilitair Bedrijf. De kosten komen voor rekening van dat agentschap.

Niveau-vereisten

Alleen voor het aanvullend personeel zijn niveauvereisten vastgesteld. Ambtenaren van niveau A en titularissen van gelijkwaardige graden die behoren tot andere openbare diensten of tot de gesubsidieerde onderwijsinrichtingen, mogen geen deel uitmaken van het aanvullend personeel.

Stafleden hoeven in hun dienst of instelling van herkomst niet noodzakelijk tot niveau A of gelijkgesteld te behoren.

Protocol voor de samenstelling van de kabinetten

Ingevolge een protocol dat tussen het Vlaams Parlement en de Vlaamse Regering is afgesloten, wordt het Vlaams Parlement jaarlijks op de hoogte gebracht van de samenstelling van de kabinetten van de Vlaamse Regering. Die rapportering omvat een overzicht van alle kabinetsmedewerkers. Het protocol bepaalt welke gegevens vereist zijn en welke termijnen in acht genomen moeten worden. Voor het bepalen van het maximum aantal vte wordt rekening gehouden met artikel 21, derde lid, van het Kabinetsbesluit.

Het rapport wordt bij het Vlaams Parlement ingediend door de minister-president, nadat het team Administratief Beheer Kabinetten de gegevens heeft opgevraagd en verzameld.


Aandachtspunten voor de detachering van personeelsleden naar de Vlaamse kabinetten

Openbare diensten: principe van de voltijdse detachering

De personeelsleden van de openbare diensten mogen hun betrekking of hun bevoegdheden niet verder blijven uitoefenen als ze naar een kabinet worden gedetacheerd.

De leden van het bestuurs- en onderwijzend personeel, van het opvoedend hulppersoneel, van het paramedisch personeel, van het administratief personeel, van het meesters-, vak- en dienstpersoneel van de onderwijsinstellingen, van de pedagogische begeleidingsdiensten en de centra voor leerlingenbegeleiding, alsook de personeelsleden van de universitaire ziekenhuizen en de lokale besturen (provincies, gemeenten, OCMW's en dergelijke) kunnen voltijds of deeltijds gedetacheerd worden naar een kabinet van een lid van de Vlaamse Regering.

Afstemming met de dienst van herkomst

Het kabinet dat een personeelslid wil laten detacheren, neemt hiervoor rechtstreeks contact op met de dienst van herkomst van de betrokkene. Afhankelijk van het personeelsstatuut dat toepasselijk is in de dienst van herkomst, of de toepasselijke regelgeving, zijn er procedures of beperkingen die nageleefd moeten worden. Het kabinet vergewist zich ervan of alle toepasselijke procedures en bepalingen werden nageleefd.

Voorbeelden: personeel van het Rekenhof, magistraten, onderscheid tussen statutaire en contractuele personeelsleden, vereiste instemming van de voogdijminister, eventuele gevolgen voor de rechtspositie van het betrokken personeelslid of diens pensioenrechten (ambtenarenpensioen), detachering van titularissen van een management– of een projectleiderfunctie of de functie van algemeen directeur enzovoort.

Soms is er in de dienst van herkomst geen expliciete regeling.

In elk geval zullen er vooraf tussen het kabinet en de dienst van herkomst duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over het al dan niet verder uitbetalen van het salaris van de betrokken gedetacheerde door de dienst van herkomst.

Als het salaris verder wordt uitbetaald door de dienst van herkomst, is het raadzaam dat het kabinet vooraf zicht krijgt op de globale kostprijs van de detachering, aangezien die kosten via een schuldvordering zullen worden aangerekend op de kabinetsbegroting. Er moet ook rekening worden gehouden met de vrijwaring van de rechtspositie van het gedetacheerd kabinetspersoneel in de dienst van herkomst (dienstanciënniteit, pensioenrechten en dergelijke).

De dienst van herkomst deelt eveneens mee aan het kabinet of de gedetacheerde al dan niet maaltijdcheques kan blijven ontvangen tijdens de periode van detachering. Het personeelslid vult daartoe de passende rubriek ‘maaltijdcheques’ zorgvuldig in op de Personeelsfiche.


Tijdelijke ondersteuning van uittredende ministers

Principe van de tijdelijke ondersteuning

De uittredende minister die geen ministeriële functie meer uitoefent, noch deel uitmaakt van een wetgevende vergadering, kan een beroep doen op een medewerker gedurende maximum twee jaar te rekenen vanaf de datum van het beëindigen van de functie in de Vlaamse Regering.

Die tijdelijk ondersteunende personeelsleden van uittredende ministers maken deel uit van een cel bij het kabinet van de minister-president.

Procedures voor de tijdelijke ondersteuning

Om te kunnen beschikken over de tijdelijke ondersteuning, richt de uittredende minister een aanvraag aan de minister-president.

De aanvraag bevat:

· de contactgegevens van de uittredende minister of zijn contactpersoon (naam, telefoonnummer, e-mailadres);

  • de naam van de medewerker die hij in dienst wil nemen;
  • de vermelding van de standplaats van de medewerker;
  • de volledig ingevulde personeelsgegevens van de medewerker (de Personeelsfiche en de fiche met variabele gegevens);

Het team Administratief Beheer Kabinetten zorgt voor de verdere uitvoering van de gegeven opdrachten met betrekking tot dit personeel.

Salaris

Het uittredend lid bepaalt op welke medewerker een beroep wordt gedaan, ongeacht of die medewerker al dan niet deel heeft uitgemaakt van het vorige kabinet.

Het salaris van de medewerker van een uittredend lid van de Vlaamse Regering mag de salarisschaal A212 niet overschrijden : die salarisschaal wordt gehanteerd als absolute bovengrens in alle gevallen. Dat heeft de volgende twee implicaties:

· Doordat het salaris van de aangestelden en de terugvorderbaarheid ervan voor alle gedetacheerden begrensd wordt tot de salarisschaal A212, worden de eventuele meerkosten van de detachering in alle gevallen gedragen door de dienst van herkomst.

· Het salaris of het salariscomplement dat een medewerker ontving in het vorige kabinet waarvan hij deel uitmaakte, is niet meer relevant bij de indiensttreding krachtens artikel 12 van het Kabinetsbesluit.

Voor de vaststelling van het salaris van een individuele medewerker van de uittredend minister verdient het aanbeveling om de werkwijze te hanteren die toegepast wordt in de openbare sector voor personeelsleden met een vergelijkbare opleiding en ervaring.

Aan de medewerker van een uittredend minister worden geen forfaitaire vergoedingen voor verblijfskosten als vermeld in artikel 22 van het Kabinetsbesluit toegekend.


Reis- en verblijfkosten

De medewerker van de uittredende minister valt onder de regeling voor reis- en verblijfkosten voor binnenlandse reizen, vermeld in artikel 23 van het Kabinetsbesluit, namelijk de omzendbrief BZ/P&O/2007/6 van 21 maart 2007 inzake reis-en dagvergoedingen voor binnenlandse reizen.

Voor een vlotte terugbetaling van de reis- en verblijfkosten moet de standplaats van de betrokken medewerker opgegeven worden. Er wordt per uittredende minister een kilometercontingent van 1500 km per jaar voor de medewerker uitgetrokken. De kosten worden aangerekend op de algemene werkingskosten van de Vlaamse Regering.

De schuldvorderingen worden gestuurd naar het Departement Kanselarij en Bestuur, Kanselarij, team Administratief Beheer Kabinetten, Koolstraat 35, 1000 Brussel.

Woon-werkverkeer

De medewerker van de uittredende minister valt onder de regeling voor woon-werkverkeer, vermeld in artikel 24 van het Kabinetsbesluit.

Abonnementen voor het openbaar vervoer worden aangevraagd bij het team Administratief Beheer Kabinetten.

De kosten worden aangerekend op de centrale kabinetskredieten van de Vlaamse Regering (centraal loonkrediet).

Maaltijdcheques

De medewerker van de uittredende minister kan de maaltijdcheques, vermeld in artikel 21 van het Kabinetsbesluit, onder de hieronder vastgestelde voorwaarden ontvangen.

De uittredende minister of zijn gemachtigde (verantwoordelijke) geeft op aanwijzing van het team Administratief Beheer Kabinetten voor elke kalendermaand het aantal effectief gewerkte dagen in die maand door aan het team.

Hij geeft tevens de afwezigheden wegens ziekte, arbeidsongeval, vaderschapsverlof en zwangerschapsverlof door en zorgt ervoor dat alle afwezigheden die geen recht verlenen op maaltijdcheques, niet in aanmerking worden genomen.

Alle adreswijzigingen worden onmiddellijk gemeld aan het team Administratief Beheer Kabinetten.

Bij elke indiensttreding van een gedetacheerde, vult die gedetacheerde de passende rubriek ‘maaltijdcheques’ zorgvuldig in op de Personeelsfiche.


Salariëring van het personeel van de kabinetten

Begrotingstransparantie

Sedert 1 januari 2000 is er volledige begrotingstransparantie: de volledige loonlast van de kabinetsleden, met inbegrip van de gedetacheerden, wordt op de kabinetsbegroting aangerekend. De loonlasten van de gedetacheerden worden, naargelang van de dienst van herkomst en het daar gehanteerde salarissysteem, op de volgende wijze aangerekend:

· hetzij rechtstreekse aanrekening: de salarissen van de gedetacheerden van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap (departementen, agentschappen …) voor wie de salarisadministratie wordt georganiseerd via het Vlaams Personeelssysteem (Vlimpers) worden rechtstreeks aangerekend op de kabinetsbegroting. Door die rechtstreekse aanrekening wordt er geen schuldvordering ingediend.

Krachtens artikel X 46 van het Vlaams personeelsstatuut blijven de personeelsleden in de toestand van dienstactiviteit.

· hetzij via indiening van schuldvorderingen door:

- de agentschappen en instellingen van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap waarvoor de salarisadministratie in een ander personeelssysteem wordt georganiseerd;

- de agentschappen of instellingen buiten de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap;

- de werkstations van het Departement Onderwijs en Vorming, voor de salarissen van de gedetacheerde personeelsleden van het basis- en secundair onderwijs;

- de federale, provinciale en lokale openbare overheden, het hoger en universitair onderwijs, privé-instellingen en dergelijke meer.

Procedure voor ingediende schuldvorderingen gedetacheerden

De in de vorige rubriek vermelde diensten van herkomst die de salarislasten van de gedetacheerden terugvorderen door middel van ingediende schuldvorderingen, volgen de hieronder vermelde procedure.

De salarissen van gedetacheerde personeelsleden worden aan de dienst van herkomst teruggestort op basis van een schuldvordering die de betrokken minister, instelling of salarisverantwoordelijke maandelijks of driemaandelijks instuurt.

Alle schuldvorderingen worden berekend volgens de voorwaarden van artikel 20 van het Kabinetsbesluit, naargelang van het geval.

Alle schuldvorderingen worden rechtstreeks gestuurd naar het Departement Kanselarij en Bestuur, Kanselarij, team Administratief Beheer Kabinetten, Koolstraat 35, 1000 Brussel.
Ook alle interne vorderingen voor de terugvordering van salarissen van gedetacheerden, worden voor inhoudelijk nazicht aan het team voorgelegd. Dat team zorgt voor de verdere afhandeling, zo nodig in samenspraak met het kabinet in kwestie.

Voortzetting van het salaris

Gedetacheerde personeelsleden op wie het Vlaams personeelsstatuut van toepassing is, blijven hun salaris verder ontvangen. Federale personeelsleden, personeelsleden van andere openbare diensten en onderwijzend personeel blijven in de meeste gevallen eveneens hun salaris verder ontvangen.

Verder ontvangen ze van het kabinet een salariscomplement ten belope van het verschil tussen het salaris in het departement van herkomst en het salaris dat ze op het kabinet met toepassing van artikel 17 van het Kabinetsbesluit toegekend krijgen.

Kabinetsleden die niet tot een ministerie, een openbare dienst of het onderwijzend personeel behoren en van wie de oorspronkelijke werkgever het salaris verder betaalt, hebben een analoge regeling.

Niet-voortgezet salaris

Als de werkgever de betaling van het salaris niet voortzet, krijgen de personeelsleden hun salaris met toepassing van artikel 17 van het Kabinetsbesluit.


Opmaak van detacherings- en aanstellingsbesluiten en toezicht op de uitvoering van het Kabinetsbesluit

Algemene procedure van opmaak

De Vlaamse minister geeft de opdracht tot het opstellen van de detacherings- of aanstellingsbesluiten rechtstreeks aan het team Administratief Beheer Kabinetten van de Kanselarij, Koolstraat 35, 1000 Brussel.

Bij de opdracht is de fiche met variabele gegevens gevoegd, waarin de aard (aanstelling of detachering) van elk besluit wordt aangegeven en waarin geval per geval alle variabele gegevens worden opgesomd.

Ook de nauwkeurig en volledig ingevulde Personeelsfiche moet onmiddellijk bezorgd worden aan het team.

De kabinetten bezorgen de nodige instructies voor de opmaak van de besluiten aan het team.

Het team kijkt na of voldaan is aan alle bepalingen van het Kabinetsbesluit.

Het team maakt vervolgens de detacherings- of aanstellingsbesluiten op en bezorgt ze via mail aan de kabinetssecretaris, ter ondertekening van de Vlaamse minister. De kabinetssecretaris zendt de ondertekende besluiten zo vlug mogelijk terug aan het team, dat het dossier verder afhandelt.

Bijzondere procedure van opmaak

De benoeming en het ontslag van kabinetschefs, adjunct-kabinetschefs en gelijkgestelden met toepassing van artikel 6, §3, van het Kabinetsbesluit, worden door de Vlaamse minister bij mededeling ter kennis gebracht van de Vlaamse Regering. Gezien het belang van de functies wordt een uittreksel bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad.

Vermeldingen in de individuele besluiten

In de individuele detacherings- of aanstellingsbesluiten worden alleen de functies of benamingen vermeld die in het Kabinetsbesluit voorkomen. Eventueel kan naast die benaming nog een functie worden vermeld.

Voor de stafleden wordt de uitgeoefende functie (kabinetschef, adjunct-kabinetschef of raadgever) op het kabinet vermeld.

Behoudens ingeval van detachering vanuit een entiteit waarbij het salaris rechtstreeks wordt aangerekend op de kabinetsbegroting en er dus geen schuldvordering moet worden ingediend, vermelden de detacheringsbesluiten steeds of er sprake is van terugvordering door de instelling van herkomst.

Financiële, logistieke en fiscale aspecten

ICT en telefonie

Het kabinet bepaalt de afspraken m.b.t. het ter beschikking stellen, installeren en gebruik van ICT en telefonie (inzonderheid m.b.t.: internet thuisaansluiting en –abonnement, permanente thuis-PC, laptop, tablet, gsm, smartphone, I-phone, …). Het kabinet bepaalt welke data- en belprofielen worden toegestaan.

Ingeval er door het toegestane gebruik of profiel sprake is van een voordeel van alle aard, brengt het kabinet het team Administratief Beheer Kabinetten hiervan op de hoogte, voor de correcte invoer in vlimpers (aanvang van het voordeel, wijzigingen aan een bestaande toestand, of stopzetting van het voordeel).

Uniformvergoeding

Aan kabinetsmedewerkers die in hoofde van hun functie belast zijn met taken inzake onthaal en vervoer wordt de volgende uniformvergoeding toegekend:

1 Autobestuurders:

Bedragen in euro

a) per jaar

  • Vest + broek(en)

384,23

  • hemden

94,20

  • dassen

23,55

  • schoenen

50,82

  • handschoenen

22,31

b) per 3 jaar

  • één overjas

223,10

2 Onthaalbedienden, bodes:

Zelfde kledij,

zonder handschoenen en overjas

552,80

In de hogervermelde prijzen is de btw inbegrepen.

Als de factuurprijs de hogervermelde maxima overtreft, zal het personeelslid zelf instaan voor het verschil. Elk personeelslid kiest zelf zijn leveranciers.

Terugbetaling kosten voor garage

Een chauffeur die voor een kabinetswagen een garage moet huren of ter beschikking moet stellen, krijgt de kosten daarvan terugbetaald, na voorlegging van bewijsstukken, of forfaitair.

Gebruik en verwerving van voertuigen

Voor de verwerving van voertuigen gelden de bepalingen van de omzendbrief BZ 2013/3 van 7 juni 2013 betreffende het gebruik, verwerving en vervreemding van dienstvoertuigen.

Voor de kabinetschef geldt de regeling die van toepassing is voor een dienstvoertuig klasse 1. Voor de adjunct-kabinetschef geldt de regeling van een dienstvoertuig klasse 2.

Het kabinet is belast met de opmaak van het eigen wagenreglement met toepassing van de hierboven vermelde omzendbrief, en zorgt voor de afstemming van dat reglement met de vereiste fiscale en andere verplichtingen.

Kabinetswagens en aangifte personenbelasting

In bepaalde gevallen wordt het gebruik van wagens van openbare diensten, i.c. de kabinetswagens, beschouwd als een belastbaar voordeel dat aangegeven moet worden bij de personenbelasting. Voor de Vlaamse ministeriële kabinetten geldt die maatregel met betrekking tot de werkgever vanaf het aanslagjaar 1999, voor de inkomsten van 1998 (circulaire van de FOD Financiën nr. Ci.RH.241/516.532 van 1 april 1999 - Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit).

Met de belastingsdiensten zijn procedureregels afgesproken die gelden voor alle kabinetsleden die van een kabinetswagen gebruikmaken.

Het team Administratief Beheer Kabinetten zorgt voor de coördinatie van de jaarlijkse opgaven aan de administratie van de Belastingen en voert die gegevens in het personeelssysteem in.

De minister wordt door de fiscus beschouwd als een zelfstandige. Hij moet dus zelf aan de hand van dezelfde procedureregels het belastingvoordeel in zijn aangifte voor de personenbelasting vermelden. De minister kan een verzoek indienen bij het team Administratief Beheer Kabinetten om dat fiscale voordeel maandelijks rechtstreeks op zijn salaris in te houden.

Kabinets-wagens en CO2-uitstoot

De kabinetten geven alle kabinetswagens op die zijn onderworpen aan de CO2-taks, alsmede alle wijzigingen van voertuig. Het team Administratief Beheer Kabinetten van de Kanselarij zorgt ervoor dat die gegevens in het personeelssysteem worden ingevoerd.


Interne controle binnen het kabinet

Interne controle

Met het oog op een transparante en integere behandeling van financiële dossiers, neemt het kabinet de passende maatregelen van efficiënte en effectieve organisatie van de interne controle binnen het kabinet. Dit omvat onder meer aspecten van functiescheiding, vierogenprincipe en continuïteit in dossierbeheer.

Functiescheiding

Binnen elk kabinet zullen de bevoegdheden en verantwoordelijken zo verdeeld worden dat géén enkele functie of persoon de volledige verantwoordelijkheid en controle heeft over een volledig proces en/of de middelen. In concreto houdt dit in dat de persoon die de bestellingen plaatst, verschillend is van de persoon die de betalingsopdracht uitvoert.

Vierogen-principe

In gevallen waarbij functiescheiding organisatorisch niet haalbaar is, geldt het vierogenprincipe, waarbij gegarandeerd wordt dat er steeds iemand anders toezicht uitoefent op een dossier dat door iemand wordt behartigd.

Continuïteit in dossierbeheer

Naast zijn opdracht om de dossieroverdracht bij een kabinetswissel in goede banen te leiden (conform het ‘draaiboek kabinetswissel’), krijgt de kabinetssecretaris de opdracht om tijdens de kabinetsperiode de nodige maatregelen te nemen bij langdurige afwezigheden of bij uitdiensttredingen op het vlak van dossieropvolging, klassement en archivering. Deze maatregelen inzake continuïteit van bestuur moeten garanderen dat de besluitvorming en de dienstverlening binnen afgesproken en aanvaardbare termijnen verder blijft verlopen.


Personele aspecten van de tewerkstelling op een kabinet

Informatiedocument

Het informatiedocument van het kabinet, waarvan het model is goedgekeurd door de Vlaamse Regering, bevat de belangrijkste elementen van de arbeidsverhouding van het kabinetspersoneel. Elk personeelslid moet kennis kunnen nemen van het van kracht zijnde informatiedocument.

Rechten en plichten

De rechten en plichten van het kabinetspersoneel worden eveneens opgenomen in het informatiedocument. Onverminderd de bepalingen van het Kabinetsbesluit en deze omzendbrief, worden de rechten en plichten nader bepaald in:

· de omzendbrief VR 2007/40 van 21 december 2007 betreffende de deontologische code voor de personeelsleden van de kabinetten van de Vlaamse Regering, zoals die zal worden gewijzigd of vervangen;

· de omzendbrief VR 2004/5 van 5 mei 2004 betreffende de gedragscode voor bestuurlijke uitgaven, zoals die zal worden gewijzigd of vervangen;

· het normenkader voor de Vlaamse overheidscommunicatie, goedgekeurd bij het decreet van 8 mei 2009, zoals dat zal worden gewijzigd of vervangen;

· de op de kabinetten toepasbare bepalingen van de omzendbrief BZ 2014/2 van 31 maart 2014 betreffende de ICT-code (integer omgaan met ICT-middelen), zoals die zal worden gewijzigd of vervangen;

· de omzendbrief BZ 2015/1 van 20 maart 2015 betreffende de preventie van psychosociale risico’s op het werk, zoals die zal worden gewijzigd of vervangen.

Afwezigheid van kabinetsleden wegens ziekte, zwangerschapsverlof of ongeval

Bij ziekte van personeelsleden die vanuit overheidsdiensten op ministeriële kabinetten tewerkgesteld zijn, moet de dienst van oorsprong altijd gewaarschuwd worden. Die afwezigheid kan immers het verloop van de statutaire loopbaan beïnvloeden.

Bij ziekte of zwangerschapsverlof van aangesteld kabinetspersoneel moet het team Administratief Beheer Kabinetten steeds op de hoogte worden gebracht, aangezien die personeelsleden dan ten laste komen van het ziekenfonds en niet van de kabinetsbegroting. Het kabinet beschikt dan ook over de nodige budgettaire ruimte om het betrokken personeelslid tijdelijk te vervangen.

Arbeidsongevallen

Een personeelslid van een Vlaams kabinet dat het slachtoffer is van een arbeidsongeval of een ongeval op de weg naar of van het werk, kan terecht bij de kabinetssecretaris. Het team Administratief Beheer Kabinetten stelt de nodige formulieren ter beschikking voor het aanleggen van een dossier over het arbeidsongeval. Het team fungeert als doorgeefluik om de nodige stukken te verzamelen en te bezorgen aan AgODi, die belast is met de verdere behandeling van het dossier.

Gezondheidstoezicht – arbeidsgeneeskunde

De personeelsleden van de Vlaamse kabinetten zijn onderworpen aan het gezondheidstoezicht in het kader van de wettelijke verplichtingen inzake preventie en bescherming op het werk. De risico’s inzake arbeidsgeneeskunde, die afhankelijk zijn van de aard van het werk op het kabinet, worden op de fiche voor arbeidsgeneeskundige onderzoeken van het personeelslid vermeld.

De kabinetssecretaris gaat na in welke mate er nog andere personeelsleden zijn onderworpen aan het gezondheidstoezicht (risicopersonen; beeldschermwerk; personen met veiligheidsfunctie zoals chauffeurs van een dienstvoertuig in het kader van personenvervoer; personen blootgesteld aan welbepaalde risico’s, personen die in aanraking komen met voedingswaren, jobstudenten enzovoort).

De personeelsleden krijgen de toepasselijke arbeidsgeneeskundige code in hun vlimpersdossier. De arbeidsgeneeskundige onderzoeken worden vervolgens geregeld door het contactpunt arbeidsgeneeskunde voor de kabinetten, bij het team Administratief Beheer Kabinetten. Het medisch onderzoek wordt uitgevoerd door de arbeidsgeneeskundige dienst.

Andere medische onderzoeken voor het kabinetspersoneel kunnen eveneens plaatsvinden door de arbeidsgeneeskundige dienst, bijvoorbeeld bij spontane klachten. Hiervoor zet de kabinetssecretaris de nodige stappen bij het contactpunt arbeidsgeneeskunde voor de kabinetten. Het contactpunt zorgt verder voor de praktische afhandeling (planningen, afspraken, verdere opvolging en dergelijke meer).

Preventie - OGGW

De maatregelen met betrekking tot de preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag op het werk (OGGW), met inbegrip van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag, als geregeld in de omzendbrief BZ 2015/1 van 20 maart 2015 betreffende de preventie van psychosociale risico’s op het werk, zijn mutatis mutandis toepasselijk op het personeel van de Vlaamse kabinetten.

Het van kracht zijnde informatiedocument bevat bovendien de noodzakelijke contactgegevens.

Wijzigingen gezinssamenstelling Kinderbijslag en kraamgeld

Wijzigingen in de gezinssamenstelling (wijziging van de burgerlijke staat, uitbreiding van het gezin …) die een invloed hebben op de correcte berekening van het salaris of die van belang zijn voor de toekenning van sociale voordelen aan de gerechtigden van de Sociale Dienst, moeten aan het team Administratief Beheer Kabinetten gemeld worden.

Voor het kraamgeld en de kinderbijslag voor het aangesteld kabinetspersoneel is Famifed belast met het beheer van die dossiers. Het team Administratief Beheer Kabinetten fungeert als doorgeefluik om de nodige stukken te verzamelen en te bezorgen aan Famifed.

Rust- en overlevingspensioen

Het personeelslid dat een rust- of overlevingspensioen geniet, brengt zijn kabinet daar onmiddellijk en uiterlijk bij de aanvang van zijn tewerkstelling van op de hoogte. Zodoende kan het kabinet alle wettelijke verplichtingen en formaliteiten vervullen die aan de werkgever op straffe van sanctie zijn opgelegd.

Woon-werk­verkeer

Het personeel van de kabinetten valt onder de regeling voor woon-werkverkeer, vermeld in artikel 24 van het Kabinetsbesluit.

Bij uitdiensttreding worden de elektronische abonnementen woon- werkverkeer ambtshalve beëindigd door het team Administratief Beheer Kabinetten.

Personeelsleden die voor het woon-werkverkeer een beroep doen op verschillende vervoersmaatschappijen, moeten de papieren validering bij het team inleveren. De personeelsleden worden daar bij uitdiensttreding op attent gemaakt.

Maaltijdcheques

Het personeel van de kabinetten heeft recht op maaltijdcheques onder dezelfde voorwaarden als het personeel van de Vlaamse ministeries.

Dat betekent dat er per effectief gewerkte dag één maaltijdcheque wordt toegekend, op voorwaarde dat het kabinet op aanwijzing van het team Administratief Beheer Kabinetten, per personeelslid het aantal effectief gewerkte dagen voor die maand, meedeelt.

Onverminderd het doorgeven van de afwezigheden wegens ziekte, arbeidsongeval, vaderschapsverlof en zwangerschapsverlof, zorgt het kabinet ervoor dat alle afwezigheden die geen recht verlenen op maaltijdcheques, niet in aanmerking worden genomen.

Het kabinetspersoneel dat toegang heeft tot Vlimpers zorgt er zelf voor dat alle adreswijzigingen in het personeelssysteem (Vlimpers selfservice) worden ingevoerd.

Bij elke indiensttreding van een gedetacheerde, vult die gedetacheerde de passende rubriek ‘maaltijdcheques’ zorgvuldig in op de Personeelsfiche.

Sociale Dienst

De personeelsleden van de kabinetten behoren tot de gerechtigden van de Sociale Dienst voor het Vlaams overheidspersoneel en kunnen gebruikmaken van het dienstverleningsaanbod. Ze zijn gerechtigd voor de duur van de tewerkstelling op het kabinet, voor zover ze niet onder het werkingsgebied van een andere sociale dienst ressorteren.

Hospitalisatieverzekering

De personeelsleden van de kabinetten zijn ook aangesloten bij de collectieve polis gezondheidszorg (hospitalisatieverzekering) die de Vlaamse overheid voor haar personeel heeft gesloten.

Het team Administratief Beheer Kabinetten zorgt ervoor dat de personeelsleden van de Vlaamse kabinetten bij hun indiensttreding automatisch aangesloten zijn als hoofdverzekerde. De premie komt ten laste van de kabinetsbegroting en omvat de waarborgen voor het zogenaamde basisplan.

De personeelsleden kunnen op eigen kosten opteren voor de aanvullende waarborg en voor de aansluiting van de gezinsleden (nevenverzekerden) onder de voorwaarden en voor de termijnen die in de polis bepaald worden.

Bij de uitdiensttreding van een personeelslid blijven de waarborgen nog doorlopen tot en met het einde van het kwartaal dat volgt op het ontslag. Personeelsleden die op dat ogenblik al minstens twee jaar aangesloten zijn bij die verzekering, kunnen ervoor opteren om de waarborgen op eigen kosten voort te zetten.

Het team Administratief Beheer Kabinetten zorgt voor de naleving van de werkgevers­verplichtingen met betrekking tot de kennisgeving aan het kabinetspersoneel (Wet Verwilghen).

Mandaten-en vermogensaangifte

De federale wetgeving met betrekking tot de indiening van mandatenlijsten en vermogensaangiften verplicht heel wat openbare gezagsdragers om jaarlijks een lijst van mandaten, ambten en beroepen, alsmede een vermogensaangifte in te dienen op de Griffie van het Rekenhof. Naast de leden van de Vlaamse Regering, zijn ook de kabinetschefs en adjunct-kabinetschefs vanuit hun functie aangifteplichtig.

De aangifte van alle mandaten, leidende ambten en beroepen is een jaarlijkse verplichting voor die functiehouders.

De verplichtingen inzake de vermogensaangiften moeten worden nageleefd tussen 1 januari en 31 maart ingeval zich in het voorafgaande jaar één of meerdere aangifteplichtige gebeurtenissen hebben voorgedaan.

De secretaris van de Vlaamse Regering, in zijn hoedanigheid van institutionele informatieverstrekker voor de aangifteplichtigen op regeringsniveau, wordt in zijn taak bijgestaan door het team Administratief Beheer Kabinetten. Hij brengt de wettelijke verplichtingen op de gepaste tijdstippen onder de aandacht van de betrokkenen.

Het Rekenhof heeft ten behoeve van de aangifteplichtigen een Vademecum opgesteld, dat wordt geactualiseerd en dat raadpleegbaar is op de website van het Rekenhof (www.rekenhof.be).

Rechtsbijstand

Ingeval personeelsleden van een Vlaams kabinet gerechtelijk worden vervolgd voor daden die ze moeten stellen vanuit de openbare functie die ze bekleden op het kabinet, en met uitzondering van de personeelsleden, vermeld in artikel 12 van het Kabinetsbesluit, zijn de bepalingen van de omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/21 van 6 november 2007 betreffende de rechtsbijstand mutatis mutandis toepasselijk.

De kosten die hieruit voortvloeien, worden aangerekend op de algemene werkingskosten van het betrokken kabinet. Dat is toepasselijk voor eventuele kosten van verdediging die werden gefactureerd vanaf 1 mei 2010.


Ontslag van het kabinetspersoneel

Ontslagprocedure

Bij ontslag van een personeelslid wordt het team Administratief Beheer Kabinetten onmiddellijk op de hoogte gebracht van de laatste werkdag van het personeelslid en van de datum waarop het ontslag ingaat.

Er wordt dan een ontslagbesluit opgesteld.

Het team Administratief Beheer Kabinetten handelt verder ambtshalve het personeelsdossier af. Het team neemt daarbij ook de nodige maatregelen om de rechten van het aangestelde kabinetspersoneel te vrijwaren, de wettelijk vereiste documenten op te maken en de noodzakelijke informatie te verstrekken bij de uitdiensttreding.

Ingangsdatum van het ontslag

Bij ontslag van een lid van de Vlaamse Regering of bij wettelijke onverenigbaarheid (bijvoorbeeld eedaflegging als parlementslid of minister in een andere regering) gaat het ontslag van het kabinetspersoneel van dat regeringslid van rechtswege in op de datum van diens ontslag, respectievelijk op de dag waarop de wettelijke onverenigbaarheid ingaat.

Voor de kabinetsleden die aan het einde van de regeerperiode nog in dienst zijn, gaat het ontslag in op de dag van de eedaflegging van de nieuwe Vlaamse Regering.

Forfaitaire toelage wegens ontslag

Het ontslagen kabinetspersoneel dat voldoet aan de voorwaarden van het Kabinetsbesluit, heeft recht op een forfaitaire toelage wegens ontslag. Dat wordt vermeld in het ontslagbesluit. Die toelage wordt aangevraagd bij het team Administratief Beheer Kabinetten, volgens de procedure die is vastgesteld in het Kabinetsbesluit. Het team bezorgt de nodige aanvraagformulieren aan het personeelslid.

De ontslagtoelage is niet verschuldigd aan degenen die niet voldoen aan de voorwaarden van het Kabinetsbesluit. De toelage is evenmin verschuldigd aan kabinetspersoneelsleden die uit eigen beweging hun ambt neerleggen.

Kabinetspersoneelsleden die na hun ontslag werkloos zijn, zetten de nodige stappen die vereist worden van werkzoekenden en die van toepassing zijn bij werkloosheid, om hun sociale rechten te vrijwaren. Ze worden hierop attent gemaakt door de informatiebundel die ze van het team Administratief Beheer Kabinetten ontvangen.

Outplacement

De ontslagen aangestelde personeelsleden kunnen gebruik maken van outplacementbegeleiding onder analoge voorwaarden als de personeelsleden van de Vlaamse overheid, mits :

· zij gedurende een onafgebroken periode van twee jaar waren tewerkgesteld op een Vlaams kabinet.

· zij niet uit eigen beweging het ambt hebben neergelegd.

De aanvraag om outplacementbegeleiding wordt ingediend bij het team Administratief Beheer Kabinetten binnen de periode van één maand te rekenen van de datum van de aangetekende zending die het formulier bevat waarmee de aanvraag moet worden ingediend. Te laat ingediende aanvragen zijn onontvankelijk.

Het team Administratief Beheer Kabinetten verzorgt de administratieve afhandeling. Voor de aanvragen die voldoen aan de gestelde voorwaarden, legt het team de nodige contacten met de dienstverlener, met het oog op de opstart van de begeleiding.

De kosten van het outplacement worden aangerekend op de werkingsmiddelen van het kabinet waar de betrokkenen vóór het ontslag waren tewerkgesteld.

Voor de ontslagen die aan het einde van de legislatuur zijn ingegaan op de datum waarop de nieuwe Vlaamse Regering de eed heeft afgelegd, worden de kosten van het outplacement aangerekend ten laste van de centrale kabinetskredieten (werkingsmiddelen).


Verlof na het einde van de detachering

Principe van het verlof

Afhankelijk van het statuut dat op de gedetacheerde personeelsleden toepasselijk is in de dienst van herkomst, hebben die personeelsleden bij het einde van de detachering naar een ministerieel kabinet verlof na het einde van de detachering. Die vorm van verlof is een recht of een gunst, afhankelijk van het geval.

Personeelsleden die naar een ander kabinet overgaan, hebben geen recht op dat verlof.

Bij het einde van de detachering nemen de gedetacheerden onverwijld contact op met hun dienst van herkomst om die op de hoogte te brengen van hun administratieve toestand.

Regeling in het Vlaams personeelsstatuut

Voor de personeelsleden op wie het Vlaams personeelsstatuut van toepassing is, is het verlof na einde detachering geregeld door artikel X 47 en X 48 van het Vlaams personeelsstatuut.

Zodoende krijgt het personeelslid bij het einde van zijn aanwijzing en tenzij hij naar een ander kabinet overgaat, per maand activiteit in een kabinet, één dag verlof met een minimum van drie werkdagen en een maximum van vijftien werkdagen.

Het verlof is een recht. Voor een goede werking van de departementen en diensten moet dat verlof evenwel zonder onderbreking aansluiten op de detachering.

Regeling in de andere Vlaamse overheidsdiensten en -instellingen

Voor de gedetacheerden vanuit andere diensten en instellingen van de Vlaamse overheid die niet vallen onder het Vlaams personeelsstatuut, gelden de statutaire regels van de dienst of instelling in kwestie.

Soms wordt daarin verwezen naar een regeling die inhoudelijk dezelfde is als wat in het Vlaams personeelsstatuut is bepaald. Het verlof na het einde van de detachering is naargelang de toepasselijke regeling een recht of een gunst.

Voor de instellingen met een eigen regeling of zonder regeling is het verlof een gunst.

Het onderwijs

Gedetacheerden van het basis- en secundair onderwijs, de hogescholen en de centra voor leerlingenbegeleiding vallen onder de regeling van het besluit van de Vlaamse Regering van 28 juli 1995 betreffende het verlof om een ambt uit te oefenen in een ministerieel kabinet van een lid van een gemeenschaps- of gewestregering, gewijzigd bij het besluit van de Vlaamse Regering van 5 december 2003, van een lid van de federale regering of van een gewestelijk staatssecretaris, en bij een secretariaat, de cel algemene beleidscoördinatie en een cel algemeen beleid van een lid van de federale regering door personeelsleden van het onderwijs en van de centra voor leerlingenbegeleiding.

Federale ambtenaren en federale openbare diensten

Federale ambtenaren die naar een Vlaams kabinet gedetacheerd worden en op wie de bepalingen van artikel 98, eerste lid, van het koninklijk besluit van 19 november 1998 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen, van toepassing zijn, krijgen één dag verlof per maand activiteit, met een minimum van drie werkdagen en een maximum van vijftien werkdagen. Het verlof is een recht.

Voor de gedetacheerden van de federale openbare diensten en de leden van de beleidscellen die niet onderworpen zijn aan de bepalingen van het genoemde koninklijk besluit, geldt dezelfde regeling, op voorwaarde dat hun werkgever ermee instemt. In die gevallen is het verlof een gunst.

Lokale besturen en andere instellingen

Voor de gedetacheerden van de lokale besturen (provincies, gemeenten, OCMW's en dergelijke meer) is het verlof in de meeste gevallen geen recht, maar een gunst.

Dat geldt ook voor gedetacheerden van de universiteiten, de privé-instellingen en andere.

Geert BOURGEOIS

Minister-president van de Vlaamse Regering

Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief VR 2011/22 van 15 juli 2011.