Titel: Omzendbrief VR 2007/40: Deontologische code voor de personeelsleden van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 21/12/2007
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

Deontologische code voor de personeelsleden van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering


  
  

Omzendbrief VR 2007/40

Datum
: 21 december 2007


Inleiding

Deze deontologische code sluit aan bij de deontologische code voor de Vlaamse volksvertegenwoordigers  Deontologische code voor de Vlaamse volksvertegenwoordigers inzake dienstverlening aan de bevolking  , bij de ministeriële deontologie voor de leden van de Vlaamse regering http://koepel.vonet.be/nlapps/data/docattachments/VR2005-12.doc, alsook bij de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse administratie http://personeel.vlaanderen.be/statuten/omzendbrieven_dienstorders/omzendbrieven/2006/OMZ_DVO_2006_6.pdf.

Met deze deontologische code voor de kabinetsmedewerkers wil de Vlaamse regering een aanvullende stap zetten in haar integriteitsbeleid. Integriteit is een belangrijk kwaliteitsaspect en een essentiële voorwaarde om het vertrouwen van de burger in de overheid te behouden en te versterken. Deze deontologische code creëert een referentiekader en houvast voor een integere invulling van de specifieke ondersteunende rol die de kabinetsleden bekleden bij de politieke besluitvorming en beleidsvoering.

Dit referentiekader bouwt voort op de waardegebonden competenties die binnen de Vlaamse overheid centraal staan: betrouwbaarheid en integriteit, klantgerichtheid, samenwerken en voortdurend verbeteren.  Toegepast op de specifieke rol die de kabinetsleden bekleden, worden deze waardegebonden competenties vertaald in concrete gedragsregels.

De deontologische code is van toepassing op stafleden, uitvoerend personeel en aanvullend personeel, zoals gedefinieerd in het besluit van de Vlaamse regering tot organisatie van de kabinetten van de leden van de Vlaamse regering.

De code is opgebouwd uit drie delen. Deel 1 bevat een algemene situering. Deel 2 vertaalt de waardengebonden competenties (inzonderheid de competentie betrouwbaarheid en integriteit) naar gedrag en gedragsindicatoren. Deel 3 omschrijft de wijze waarop deze code in de praktijk wordt toegepast.

Deel 1: Algemene situering

Personeelsleden van de kabinetten kunnen door hun specifieke rol beslissingen voorbereiden of beïnvloeden, middelen inzetten of advies verlenen en op die manier invloed uitoefenen op het welzijn en de rechtspositie van leden uit de samenleving. Deze deontologische code geeft een kader waarmee personeelsleden van een kabinet hun specifieke rol op een correcte en integere manier kunnen invullen. Hun handelingen moeten rechtszekerheid bieden en niet arbitrair of uit eigenbelang worden ingevuld. 

Binnen de politieke besluitvorming en beleidsvoering vervullen de personeelsleden van de kabinetten van de leden van de Vlaamse regering een specifieke rol23 november 2007 betreffende de organisatie van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering.. Zij geven inhoudelijk advies en ondersteuning aan hun minister bij de uitoefening van zijn of haar ambt.  In het bijzonder heeft dit advies betrekking op de uitvoering van het regeerakkoord, alsook de uitvoering van de beleidsnota’s en de beleidsbrieven van hun minister.  Tevens geven de kabinetsleden aan hun minister ondersteuning bij de politieke afweging van de beleidsondersteunende voorstellen van de administratie, bij de aansturing en de evaluatie van de beleidsuitvoering, bij de externe communicatie over het beleid, alsook bij de politieke verantwoording van hun minister in het Vlaams Parlement.

Binnen deze specifieke taakstelling zorgen de kabinetsleden ervoor dat hun optreden in overeenstemming is met het algemeen belang, zoals dit in ons parlementair bestel democratisch gedefinieerd en gelegitimeerd wordt. Dit veronderstelt respect voor de politieke keuzes die gemaakt worden op basis van een democratisch tot stand gekomen besluitvorming. Tezamen met de algemene principes van goed bestuur vormt dit het brede referentiekader waarbinnen deze deontologische code wordt opgesteld en geconcretiseerd in richtsnoeren voor het gedrag.


Deel 2: Vertaling van de waardengebonden competenties naar gedragsregels.

Bij de uitoefening van hun opdrachten handelen de kabinetsleden in overeenstemming met de waardegebonden competenties van de Vlaamse overheid: betrouwbaarheid en integriteit, klantgerichtheid, samenwerken en voortdurend verbeteren De vier waardegebonden competenties van de Vlaamse overheid zijn: - Betrouwbaarheid: Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. - Klantgerichtheid: Met het oog op het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (intern en extern) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. - Samenwerken: Met het oog op het algemeen beland een bijdrage leveren aan een gezamelijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. - Voortdurend verbeteren: Voortdurend verbeteren van het eigenfunctioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Zie voor meer info: brochure en competentiewoordenboek op de website rond competentiemanagement: http://www2.vlaanderen.be/personeelsbeleid/competentiemanagement/info/05wc.htm http://www2.vlaanderen.be/personeelsbeleid/competentiemanagement/info/02.htm

.  Deze waarden drukken een visie uit over hoe de Vlaamse overheid wil werken: met de blik niet gericht op zichzelf, maar op de klanten en de samenleving; niet wispelturig of inconsequent, maar als een betrouwbare en integere partner voor de samenleving.

Toegepast op de specifieke rol die de kabinetsleden bekleden, vertalen deze waardegebonden competenties zich in de volgende principes die verder geconcretiseerd worden in gedragsregels.

Loyaliteit en wettigheidsbeginsel

Loyaliteit betekent trouw aan en respect voor de democratische instellingen en voor de rechtsorde.  Het wettigheidsbeginsel houdt respect in voor de bestaande regelgeving.

Bij de uitoefening van hun opdracht werken de kabinetsleden onder het rechtstreekse gezag en verantwoordelijkheid van hun minister. Kabinetsleden leggen verantwoording af aan hun minister en houden zich aan de beslissingen van de Vlaamse regering.  Binnen de Vlaamse regering geldt de solidariteitsregel waarbij alle ministers zich onthouden van elke daad of verklaring die een persoonlijk standpunt uitdrukt waardoor de regering of een collega in het gedrang komt. Tevens maken regeringsleden géén openlijk voorbehoud betreffende een collegiaal genomen beslissing. Deze loyale opstelling geldt bij afgeleide ook voor de kabinetsleden, aangezien zij in hun specifieke rol de minister vertegenwoordigen.

Deze loyaliteit concretiseert zich als volgt:

· De kabinetsleden onthouden zich in hun publiek optreden van elke daad of verklaring die een persoonlijke visie uitdrukt waardoor de regering, de eigen minister of andere ministers in het gedrang kunnen komen.

· De kabinetsleden verspreiden geen informatie, die het imago, de positie of het beleid van de regering of een minister kan aantasten.

· Met respect voor de beleidsbepalende rol van hun minister, zorgen de kabinetsleden ervoor dat zij in hun publiek optreden steeds uitdrukking geven aan de door de minister en/of regering ingenomen standpunten en niet hun eigen advies hiervoor in de plaats stellen.

· Binnen hun specfieke rol werken de kabinetsleden samen met de administratie om mee gestalte te geven aan een loyale beleidsuitvoering.

De loyaliteit ten aanzien van de minister is evenwel niet absoluut. De kabinetsleden voeren géén opdrachten uit die een inbreuk betekenen op de bestaande regelgeving.

Spreekrecht, spreekplicht en open communicatie

Met het oog op correct en eerlijk handelen hebben kabinetsleden spreekrecht en ook spreekplicht, behoudens in gevallen die betrekking hebben op de voorziene uitzonderingsgronden in de regelgeving op openbaarheid van bestuur. Tevens kadert dit spreekrecht binnen een loyale uitoefening van hun opdrachten.

· Indien kabinetsleden in de uitoefening van hun functie strafrechtelijke misdrijven, onregelmatigheden of oneerlijke praktijken vaststellen, hebben ze de plicht om deze aan te klagen binnen de hiërarchische structuur van hun kabinet. In voorkomend geval verwittigt de minister en/of kabinetschef de gerechtelijke instanties.

· Kabinetsleden kunnen op het publieke forum vrij hun mening uiten, maar zorgen er steeds voor dat hierdoor de minister(s) of de regering niet in het gedrang kunnen komen.

Met het oog op openbaarheid van bestuur zorgt de Vlaamse overheid voor een open communicatie naar haar burgers. Zowel de beslissingen als de elementen die tot die beslissing hebben bijgedragen kunnen daarbij relevant zijn en zijn dus voorwerp van openbaarheid, binnen het kader geschapen door het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur en andere wettelijke bepalingen terzake.

· Kabinetsleden zorgen ervoor, in samenwerking met de secretarie, om aan eenieder (natuurlijke persoon, rechtspersoon of groepering ervan) die erom verzoekt de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, een afschrift van te overhandigen of er uitleg over te verstrekken. Slechts de limitatief opgesomde uitzonderingsgronden uit het openbaarheidsdecreet kunnen worden ingeroepen om bepaalde documenten niet of slechts gedeeltelijk openbaar te maken. Deze geheimhoudingsplicht blijft gelden na de uitdiensttreding.

· Kabinetsleden kunnen in de loop van de besluitvorming toegang krijgen tot gevoelige informatie. Hierbij kan een correct verloop van de besluitvorming vereisen dat deze informatie niet met derden wordt gedeeld. Informatie die kabinetsleden tijdens hun functie verkrijgen, mogen ze enkel aanwenden voor het doel waarvoor de informatie bestemd is. Bepaalde gevoelige informatie kan met anderen worden gedeeld na overleg met de minister.

Eerlijkheid en zuinig beheer van middelen

De middelen die het Vlaamse parlement ter beschikking stelt voor de organisatie van de kabinetten van de Vlaamse regering zijn publieke middelen.  Mede vanuit een voorbeeldfunctie zorgen de kabinetsleden voor een eerlijk en zuinig beheer van deze middelen, in overeenstemming met de vereisten inzake interne controle.

· Tijdens hun diensturen wijden de kabinetsleden zich volledig aan hun functie. In verkiezingsperiodes werken de kabinetsleden tijdens hun diensturen niet mee aan de verkiezingscampagnes.

· Kabinetsleden maken geen ongeoorloofd gebruik van publieke middelen voor privé-doeleinden.

· In de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden wordt functiescheiding nagestreefd zodat geen enkel kabinetslid de volledige verantwoordelijkheid en controle heeft over een volledig proces en/of de middelen. Indien nodig wordt het ‘vierogenprincipe’ toegepast waarbij steeds twee verschillende  personen een dossier behartigen respectievelijk opvolgen.

· Voor het organiseren van bepaalde logistieke activiteiten doen kabinetsleden bij voorkeur beroep op de ondersteunende diensten van de administratie  (bijvoorbeeld: infrastructuur, schoonmaak, catering…).

Correctheid en respect

Zowel in de omgang met externen, maar ook in de omgang met collega’s en personeelsleden (in andere kabinetten en in de administratie) zorgen kabinetsleden voor een respectvolle, moreel en maatschappelijk onberispelijke houding.

In deze interne en externe relaties respecteren de kabinetsleden de waardigheid van de ander.

· Hierbij zijn racisme, alsook discriminatie omwille van filosofische overwegingen, of omwille van seksuele geaardheid, geslacht, leeftijd, handicap of herkomst uit den boze.

· Net als in andere (werk)situaties wordt ongewenst seksueel gedrag niet getolereerd.

· Kabinetsleden onthouden zich van publieke waardeoordelen die als een inbreuk op de waardigheid van een ander kunnen worden beschouwd.

De kabinetsleden vervullen hun opdrachten op een correcte wijze en in hun relatie met de administratie wordt de specifieke rol en opdracht van elk gerespecteerd.

· De kabinetsleden respecteren de onafhankelijkheid van de ambtenaren, de afgesproken en vooropgezette procedures en behandeltermijnen. Opdrachten om dossiers bij voorrang te behandelen vragen een transparante afweging van mogelijke conflicterende belangen en vallen onder de politieke verantwoordingsplicht van de minister.

· Opdrachten aan de administratie worden gegeven in overeenstemming met de hiërarchische relaties binnen het kabinet en de administratie.  Bij directe (email-) communicatie of in dringende gevallen kan van deze regel worden afgeweken, voor zover de leidend ambtenaar en kabinetschef hiervan onmiddellijk op de hoogte wordt gebracht.

· In principe behandelen kabinetsleden gelijkaardige dossiers enkel verschillend indien dit op objectieve gronden berust en redelijk verantwoord is. Bij de politieke afweging van beleidsadviezen en –voorstellen vanuit de administratie kunnen de kabinetsleden een ander standpunt innemen indien dit kadert binnen het referentiekader waarover de minister politieke verantwoording aflegt.

· Kabinetsleden maken géén misbruik van voorkennis, d.w.z. van de voorafgaandelijk beschikbare informatie over de onderliggende of toekomstige financiële waarde van goederen, die wijzigt door mogelijke toekomstige overheidsbeslissingen. Deze voorkennis kan niet worden gebruikt voor persoonlijke financiële verrijking of verrijking van anderen.

Een correcte houding betekent ook dat  kabinetsleden voorzichtig omspringen met het aanvaarden van geschenken en ze volgen hierbij de gelijkaardige regeling voor de administratie.

· Kabinetsleden vragen van andere personeelsleden, personeelsleden van de Vlaamse administratie of van derden geen enkele gift of ander voordeel.

· Bij het aanvaarden van een relatiegeschenk of bij deelname aan activiteiten die door privé-personen of organisaties worden betaald, kijken kabinetsleden na of deze handeling past in het kader van een normale professionele verhouding. De rechtstreekse chef of de minister wordt hiervan op de hoogte gebracht.

· Geschenken die ten onrechte werden aanvaard, worden teruggestuurd naar de afzender.

In de toepassing van de wettelijke procedures voor de toekenning van overheidsopdrachten verzekeren de kabinetsleden de objectiviteit van de beoordeling.  Dit geldt zowel bij de initiële gunning als bij eventuele verlenging van de opdrachten.  De organisatie van deze gunningsprocedures verloopt binnen de administratie.

· Kabinetsleden kunnen enkel met raadgevende stem deelnemen aan de jury’s voorzien binnen de gunningsprocedures voor overheidsopdrachten.

· Kabinetsleden kunnen géén gunningsverslagen ondertekenen.  Gunningsverslagen worden steeds opgesteld en ondertekend in overeenstemming met de delegatieregeling binnen de ambtelijke hiërarchie.

Om een correcte invulling van de specifieke taakstelling van de kabinetsleden mogelijk te maken, is het belangrijk dat privé-belangen en/of –engagementen in verenigingen, instellingen en bedrijven géén weerslag hebben op de wijze waarop de kabinetstaak wordt uitgeoefend.

· Kabinetsleden verlenen géén advies of verrichten geen ondersteunende taken in dossiers die betrekking hebben op activiteiten van verenigingen, instellingen en bedrijven waarin ze rechtstreeks of via een tussenpersoon belangen hebben. Mogelijke belangenvermenging wordt steeds gemeld aan de minister.

· Om een andere functie te cumuleren met de kabinetsfunctie,  wordt de geldende regelgeving gevolgd en wordt de vereiste toelating gevraagd.

· Elke cumul moet verenigbaar zijn met de verplichtingen en de waardigheid verbonden aan de kabinetsfunctie.

· Een kabinetslid kan géén bestuurdersmandaat opnemen bij een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap die onder het toezicht valt van zijn of haar ministerArt. 21§12° van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003..  Tevens kunnen kabinetsleden géén lid zijn van een strategische adviesraadArt. 8 van het decreet tot regeling van strategische adviesraden van 18 juli 2003..

Integere en transparante relaties met maatschappelijke actoren, parlement en administratie

Met het oog op een zo breed mogelijk maatschappelijk draagvlak voor het beleid wordt gestreefd naar een sterke betrokkenheid van alle actoren uit het maatschappelijk middenveld bij de beleidsvoorbereiding en –uitvoering. Dit verloopt met respect voor ieders onafhankelijkheid. Kabinetsleden ondersteunen deze actieve betrokkenheid met de nodige zorg voor een integere invulling van deze samenwerkingsrelatie.

De kabinetsleden respecteren de opdracht en de werking van het Vlaams parlement, alsook de deontologische code van de Vlaamse volksvertegenwoordigers inzake dienstverlening aan de bevolking.

Tussen het politieke en administratieve niveau wordt een nauwe samenwerkingsrelatie nagestreefd, waarbij, op basis van het subsidiariteitsbeginsel, met respect voor ieders rol en verantwoordelijkheid wordt samengewerkt aan transparante en eenduidige doelstellingen. De administratie krijgt, naast haar beleidsondersteunende opdracht, de verantwoordelijkheid om een efficiënte en effectieve beleidsuitvoering te organiseren.  De minister zorgt, via zijn of haar kabinet, voor een aansturing en opvolging van deze beleidsuitvoering en houdt toezicht op de ingezette middelen en instrumenten, alsook op de bereikte resultaten, hierbij gebruik makend van zowel formele beheers- en managementovereenkomsten als op basis van direct overleg.

· Om de eigen rol en verantwoordelijkheid van de administratie te respecteren, sturen kabinetsleden niet zelf rechtstreeks individuele administratieve dossiers aan. Vragen over individuele dossierbehandeling worden doorgestuurd naar de bevoegde administratie.

· Kabinetsleden ondersteunen actief een open communicatie tussen de minister en zijn of haar administratieve diensten.

· Om de administratie toe te laten haar rol efficiënt en effectief te vervullen, verschaffen kabinetsleden aan de administratie alle relevante informatie, met inbegrip van de nodige duiding en toelichting.

· De kabinetsleden waken erover dat de besluitvorming op het kabinet de efficiëntie van de dienstverlening als geheel ondersteunt, met respect voor de afgesproken en vooropgezette behandelingstermijnen.


Deel 3: Werkwijze

Integriteitszorg bestaat niet enkel uit het bepalen van regels en het controleren of deze regels worden toegepast. Integriteit is in eerste instantie een kwestie van de juiste mentaliteit. Dit vraagt een zekere bewustwording. Deze code wil deze bewustwording ondersteunen en meer openheid creëren.

Deze code heeft tot doel om een houvast te bieden en een kader te scheppen bij de uitvoering van taken. Bij niet-naleving van de bepalingen in deze code, dient de minister en/of kabinetschef de zich opdringende maatregelen te nemen. Dit kan verschillende vormen aannemen. Concrete toepassingssituaties kunnen het voorwerp zijn van intern werkoverleg of een meer concreet intern afsprakenkader vereisen. In andere situaties kunnen formele maatregelen inzake beperking van bevoegdheden of ontslag nodig zijn. Indien bepaalde, ernstige overtredingen van deze code leiden tot strafrechtelijk strafbare feiten worden deze doorgegeven aan de gerechtelijke instanties.

De principes en gedragsregels die in de code zijn opgenomen, kunnen nooit een pasklaar antwoord geven voor elke situatie en ze sluiten niet uit dat er nog dilemma’s opduiken met conflicterende waarden. Belangrijk hierbij is dat binnen elke kabinet, in het licht van mogelijke risicosituaties, afspraken gemaakt worden op welke wijze omgegaan wordt met concrete integriteitsdilemma’s.

Kris Peeters

Minister-president van de Vlaamse Regering