Titel: Omzendbrief VR 2009/15: Beschrijvende inventaris van de roerende goederen die ter beschikking gesteld worden van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 06/02/2009
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

Beschrijvende inventaris van de roerende goederen die ter beschikking gesteld worden van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering

   

Omzendbrief VR 2009/15

Datum
: 6 februari 2009

Inleiding

Doelstelling

Deze omzendbrief bevat een toelichting bij de beschrijvende inventaris van de roerende goederen die ter beschikking gesteld worden van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering. De kabinetten moeten die inventaris permanent bijhouden.

Naast de andere regels of instructies die van toepassing zijn op de roerende of onroerende goederen, de boekhoudkundige verwerking van de vermogensgoederen of de interne controle, heeft deze omzendbrief een bijzondere doelstelling. Hij moet worden opgevat als een leidraad voor een plaatsbeschrijving, en biedt in die zin een ruimer kader dan het louter bijhouden van een boekhoudkundige vermogens­inventaris.

De beschrijving van de goederen is op twee criteria gebaseerd:

· een plaatsgebonden criterium: de beschrijving van de goederen die in de kabinetsgebouwen aanwezig zijn

· gebruikerscriterium: de vermelding van de persoon aan wie ze in gebruik werden gegeven.

Op die manier zijn alle roerende goederen bekend die op een bepaald ogenblik bij een kabinet in gebruik zijn.

pagebreakInhoud

Deze omzendbrief behandelt de volgende onderwerpen:

Onderwerp

Rechtsgrond

· Bijzondere Financieringswet

· Wetten op de Rijkscomptabiliteit

· Grondwet

Definities

· Duurzame uitrustingsgoederen van het kabinet

· Goederen ter beschikking van het kabinet

· Voorbeelden

· Beschrijving van de goederen

· Traceerbaarheid

Rollen

· Minister

· Kabinet

· Kanselarij

Beheer en bewaring

· Afsluitende inventaris

· Begininventaris

· Bewaringsmaatregelen

· Inventarisbewegingen


Rechtsgrond

Bijzondere Financieringswet

Krachtens artikel 71, §1, van de bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de gemeenschappen en de gewesten (de Bijzondere Financieringswet), zijn tot de inwerkingtreding van de wet, vermeld in artikel 50, §2, van de Bijzondere Financieringswet, de vigerende bepalingen over de controle van het Rekenhof en de controle op het verlenen en het gebruik van subsidies, alsook de bepalingen inzake de Rijkscomptabiliteit, van overeenkomstige toepassing op de gemeenschappen en de gewesten.

Wetten op de Rijkscomptabiliteit en de Grondwet

Artikel 73 van de wet van 28 juni 1963 tot wijziging en aanvulling van de wetten op de Rijkscomptabiliteit bepaalt dat het meubilair van de Staat in een beschrijvende inventaris opgenomen moet worden. De roerende goederen die de kabinetten ter beschikking hebben, moeten dan ook geïnventariseerd worden.

Voor de afvoer van goederen zijn artikel 143, §1, van de wetten op de Rijkscomptabiliteit en artikel 179 van de Grondwet van toepassing. Een overheidsgoed dat nog enige waarde heeft, mag alleen worden afgevoerd als aan de regels van de mededinging voldaan is, zodat alle gegadigden in aanmerking kunnen komen. Het betreft hier alle 'roerende goederen die opnieuw belegd kunnen worden en voor verkoop in aanmerking komen'. Bij het vervreemden of afvoeren van roerende goederen moet rekening gehouden worden met de geldende instructies aan de rekenplichtigen.


pagebreakDefinities

Duurzame uitrustingsgoederen van het kabinet

De beschrijvende inventaris bevat elk materieel of immaterieel roerend goed dat een kabinet ter beschikking heeft en dat kan gerekend worden tot de vermogens­goederen in de meest ruime zin van het woord. Het gaat om alle roerende goederen die deel uitmaken van de uitrusting en die blijven bestaan.

De duurzaamheid van een goed, en niet de waarde of restwaarde ervan, is dus bepalend om te weten of het in de inventaris moet worden opgenomen of niet.

Naast alle goederen die nog functioneel zijn, ongeacht hun boekhoudkundige waarde, gaat het ook om de goederen die niet langer functioneel zijn en in afwachting van hun afvoer of overdracht nog in kabinetsgebouwen worden bewaard of opgeslagen.

Verbruiksgoederen zijn goederen die door het gebruik zelf tenietgaan. Ook goederen van zeer geringe financiële waarde die geen deel uitmaken van de duurzame uitrustingsgoederen, hoeven niet in de inventaris te worden opgenomen. Voorbeelden daarvan zijn USB-sticks, externe harde schijven, cd’s, dvd’s, geluidsboxjes, kabels …

Goederen ter beschikking van het kabinet

De beschrijvende inventaris bevat niet alleen de duurzame uitrustingsgoederen die eigendom zijn van de Vlaamse Gemeenschap (het kabinet), maar ook de goederen die werden geleend, geleased, gehuurd enzovoort, en waaraan al dan niet een contract, onderhoudscontract, abonnement of iets vergelijkbaars is verbonden. Dat zijn dus alle goederen ongeacht de oorsprong, de eigendom of het soort contract dat eraan verbonden is: het volstaat dat de goederen ter beschikking zijn van het kabinet, zich in de kabinetsgebouwen bevinden of aan een individuele gebruiker werden toegewezen.

pagebreakVoorbeelden

De onderstaande, niet-exhaustieve lijst bevat een overzicht van de goederen die in de beschrijvende inventaris moeten worden opgenomen:

· meubilair, zoals stoelen, zitmeubelen, bureaus, kasten, tafels enzovoort

· (kantoor)benodigdheden voor professioneel gebruik, zoals een elektrische nietjes- of inbindmachine, grotere toestellen enzovoort, en standaardgebruiksuitrusting voor kantoor, zoals kapstokken, papiermanden enzovoort

· voertuigen (wagens, fietsen enzovoort) en tankkaarten

· kunstwerken (schilderijen, etsen, beelden enzovoort) die als dusdanig zijn opgenomen in de lijst van de kunstwerken of waarvoor een uitleencontract of een verzekeringspolis werd opgesteld

· keuken- en cateringmateriaal en niet-ingebouwde elektrische apparaten, zoals koelkasten, broodroosters, microgolfovens, koffiezetapparaten enzovoort

· luxeserviesgoed

· niet-ingebouwde verwarmings- en ventilatietoestellen

· multimedia-apparatuur en andere apparatuur zoals video’s, dvd-spelers, televisietoestellen, radio’s, kopieertoestellen, fototoestellen, papierversnip­peraars, beamers enzovoort

· ICT-gerelateerde apparatuur en softwarelicenties, computers, laptops, blackberry’s, pda’s, htc’s, printers, servers enzovoort, voor zover ze niet opgenomen zijn in de ICT-inventaris die door de ICT-contractant beheerd wordt

· planten met onderhoudscontract, en luxueuze of waardevolle decoratieve voorwerpen die niet als kunstwerk beschouwd worden, zoals vazen, tapijten enzovoort

· vaste of draagbare vaste telefoontoestellen met een geografisch nummer, faxtoestellen, voor zover ze niet opgenomen zijn in de inventaris van de telefonie

· duurzame bibliotheekwerken (boeken en boekencollecties, naslagwerken, vakliteratuur, video’s, cd-roms enzovoort) of reeksen waaraan abonnementen verbonden zijn.

Voor inventarissen die elders worden opgemaakt, bewaard of beheerd (bijvoorbeeld ICT of telefonie), vermeldt de beschrijvende inventaris het bestaan van die aparte inventaris, alsook de plaats waar die wordt bewaard en beheerd, en de naam en de contactgegevens van de beheerder. Een actuele versie van die inventaris wordt bovendien als bijlage bij de beschrijvende inventaris gevoegd.

Beschrijving van de goederen

Alle goederen moeten op een voldoende geïndividualiseerde wijze worden beschreven. De soortnaam alleen (bijvoorbeeld 'stoel', 'bureau') is niet voldoende, omdat het goed op die manier niet kan worden onderscheiden van andere goederen van dezelfde soort.

Mogelijke eigenschappen die nuttig zijn bij de geïndividualiseerde beschrijving van voorwerpen zijn: merk, type, kleur, afmeting, identificatienummer, serienummer, factuurnummer, codering, specifieke kenmerken, verwijzing naar de bijbehorende contracten, verwijzing naar een aan het voorwerp verbonden verzekeringscontract of polisnummer (bijvoorbeeld voor kunstwerken of andere waardevolle goederen) enzovoort.

Voor kunstwerken zijn de elementen van de beschrijving: aard van het kunstwerk (schilderij, ets, beeld enzovoort), benaming van het kunstwerk, naam van de kunstenaar, afmetingen, materiaal waaruit het vervaardigd is, beschrijvende kenmerken, foto van het kunstwerk, contactgegevens van de eigenaar enzovoort.

Voor elektrische apparaten is het serienummer nuttig.

pagebreakTraceerbaarheid

Alle goederen die ter beschikking van het kabinet staan, moeten traceerbaar zijn. Dat kan op twee manieren:

· ofwel vermeldt u in welk lokaal of op welke verdieping het goed zich bevindt of bewaard wordt. U vermeldt bij voorkeur het kamernummer, zeker voor goederen die kamergebonden zijn, zoals voorwerpen in vergaderruimten, kitchenettes enzovoort.

· ofwel vermeldt u wie het goed in gebruik heeft. Dat is de gangbare werkwijze voor voorwerpen die ook het kabinetsgebouw mogen verlaten (wegens dienstreis, thuiswerk enzovoort) en permanent individueel werden toegewezen. Het kan gaan om laptops, auto’s enzovoort. De gebruiker van die goederen tekent bij ontvangst en bij afstand.


Rollen

Minister

Onverminderd de rol van het Rekenhof ziet de minister of zijn gemachtigde toe op het zorgvuldig bijhouden van de beschrijvende inventaris van zijn kabinet. Hij waarborgt de kwaliteit en de volledigheid van de permanent bijgehouden inventaris en de overeenstemming tussen de beschrijvende inventaris en de werkelijke toestand. Om zich van die overeenstemming te vergewissen, organiseert de gemachtigde een periodieke en fysieke controle.

Kabinet

Volgens de principes van de functiescheiding wordt bij elk kabinet een kabinetslid aangewezen die belast wordt met de beschrijvende inventaris en die fungeert als aanspreekpunt.

Het kabinet bezorgt de naam van die persoon aan de Kanselarij. Als het kabinet geen formele kennisgeving aan de Kanselarij bezorgt, berust deze aangelegenheid bij de kabinetssecretaris.

Telkens als de persoon die verantwoordelijk is voor de beschrijvende inventaris verandert, brengt het kabinet de Kanselarij daarvan op de hoogte.

pagebreakKanselarij

Bij de Kanselarij (Administratief Beheer Kabinetten) wordt een personeelslid aangewezen als aanspreekpunt voor het kabinet, voor alles wat met de beschrijvende inventaris te maken heeft.

De Kanselarij bewaart alle kopieën van de beschrijvende inventarissen en alle kopieën van de processen-verbaal van overdracht, en faciliteert de overdracht bij een minister- of regeringswisseling. De Kanselarij kan de nodige aanwijzingen verstrekken in het Draaiboek kabinetswissel.

De Kanselarij ontvangt:

· jaarlijks, vóór 30 juni, een kopie van de permanent bijgehouden beschrijvende inventaris en de bijbehorende processen-verbaal

· een kopie van de processen-verbaal van overdracht tussen kabinetten of tussen kabinetssecretarissen

· een kopie van de beschrijvende inventaris voor en na elke fysieke ontruiming of verhuizing van een kabinet naar een ander kabinetsgebouw.


Beheer en bewaring

Afsluitende inventaris

Bij het ontslag van de Vlaamse Regering wordt de toestand op het ogenblik dat het kabinet wordt ontbonden, opgemaakt in een geactualiseerde beschrijvende inventaris (afsluitende inventaris).

Zodra het nieuwe lid van de Vlaamse Regering in functie is getreden, worden de nodige maatregelen genomen om de goederen van het kabinet over te dragen. Dat gebeurt op basis van de geactualiseerde inventaris.

Bij elke regeringswisseling en bij elke ministerwisseling stellen de gemachtigden van het uittredende en het aantredende kabinet plekke de overeenstemming vast tussen de afsluitende inventaris die het uittredende kabinet heeft opgesteld, en de werkelijke toestand. Ze tekenen hun bevindingen op in een proces-verbaal van overdracht, dat in drievoud wordt opgesteld en door beide gemachtigden wordt ondertekend. Elke partij ontvangt één exemplaar. Het derde exemplaar en de bijbehorende beschrijvende inventaris worden aan de Kanselarij bezorgd.

Begin-inventaris

De beschrijvende afsluitende inventaris van het uitgetreden kabinet, aangevuld met de bevindingen in het proces-verbaal van overdracht, leggen de basis voor de begininventaris van het aantredende kabinet.

Bewaringsmaatregelen

Zodra en zolang de goederen ter beschikking staan van het kabinet, neemt het kabinet de nodige bewarings- en beveiligingsmaatregelen voor de goederen, in voorkomend geval samen met de gebouwverantwoordelijke. Namens de minister ziet het kabinetslid dat met die taak belast werd, er nauwlettend op toe dat die maatregelen nageleefd worden.

Bij elke ontbinding en fysieke ontruiming van een kabinet als gevolg van het ontslag van de Vlaamse Regering of van een of meer van haar leden, moeten de nodige maatregelen worden genomen om alle roerende goederen die tot het patrimonium van de Vlaamse Gemeenschap of aan derden behoren, te behouden.

Inventaris-bewegingen

Een inventaris heeft pas zin en waarde als hij zorgvuldig en op permanente wijze wordt bijgehouden. Daarom moeten de afstand, de overneming, de aangroei, het verlies en de vernieling van goederen door een proces-verbaal worden vastgelegd op het ogenblik van de feiten. De processen-verbaal worden voorgelegd aan de minister of zijn gemachtigde, die de regelmatigheid van de feiten beoordeelt.

Bij elk goed dat in de inventaris is opgenomen, wordt vermeld wat de oorsprong van het goed is. De onderstaande vermeldingen zijn mogelijk:

· overgenomen (van vorig kabinet)

· in leen of in bruikleen (van …)

· geleased (van …)

· gehuurd (van …)

· aangekocht.


De achterliggende gegevens en de stukken die de oorsprong of de bestemming van het goed aangeven (factuurnummers, aankoopdatum, contractgegevens, proces-verbaal van overdracht, proces-verbaal van politie bij diefstal enzovoort), maken het mogelijk om het goed voldoende te beschrijven en om de inventarisbewegingen te volgen.

Voor individueel toegewezen goederen ondertekent de gebruiker een proces-verbaal van ontvangst.

Bij diefstal van goederen wordt aangifte gedaan bij de politie, die een proces-verbaal opstelt.

Bij overdracht van goederen naar de domeinen wordt een beroep gedaan op het Agentschap voor Facilitair Management.

Kris PEETERS

Minister-president van de Vlaamse Regering

Deze omzendbrief vervangt omzendbrief VR 1995/15 van 20 juni 1995 betreffende de doorlopende inventaris van de roerende goederen van de Vlaamse Gemeenschap die ter beschikking gesteld worden van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering

Bijlage:

- model van proces-verbaal van overdracht van roerende goederen



pagebreakModel van proces-verbaal van overdracht

-------------------------------------------------------

Bijlage bij omzendbrief VR 2009/15 betreffende de beschrijvende inventaris van de roerende goederen die ter beschikking gesteld worden van de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering