Titel: Omzendbrief KB/BZ 2017/4 : Verwerving en vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 24/02/2017
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

Verwerving en vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen

Omzendbrief KB/BZ 2017/4

Datum: 24 februari 2017

Aan de leden van de Vlaamse Regering

Aan de personeelsleden van de Vlaamse kabinetten

Aan de provinciegouverneurs en de arrondissementscommissarissen

Aan de personeelsleden van de Diensten van de Vlaamse overheid en van de administratieve rechtscolleges

Inhoud

Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief BZ 2013/3 van 13 juni 2013.

1 Toepassingsgebied

Deze omzendbrief is van toepassing op:

-de ministers van de Vlaamse Regering;

-het personeel van de Vlaamse ministeriële kabinetten;

-de gouverneurs van de Vlaamse provincies en de arrondissementscommissarissen;

-het personeel van de Diensten Vlaamse overheid en van de administratieve rechtscolleges.

Deze omzendbrief vormt het kader voor de verwerving, de vervreemding, het gebruik en het beheer van dienstvoertuigen, alsook het databeheer en de rapportering hieromtrent. Dit kader geldt uiteraard onverminderd andere Vlaamse, Belgische of Europese regelgeving.

De Vlaamse minister bevoegd voor de bestuurszaken kan jaarlijks bepaalde voorwaarden wijzigen (m.b.t. ecoscores: ‘aanscherpen’). Deze zijn opgesomd in rubriek 7 van deze omzendbrief.

De leidend ambtenaar is ervoor verantwoordelijk om te waken over de toepassing van deze normen. De minister is verantwoordelijk voor de toepassing van deze normen in zijn of haar kabinet en de minister bevoegd voor Binnenlands Bestuur voor de toepassing ervan door de gouverneurs.

2 Definities

Voertuigenbeheer

Conform de nota Referentiekader van de gemeenschappelijke dienstverlening, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 17 juli 2015, staat Het Facilitair Bedrijf in voor een efficiënte, kwaliteitsvolle en kostenbesparende organisatie van ondersteunende taken en functies. Dit geldt tevens inzake voertuigenbeheer.

Voertuigenbeheer omvat onderstaande taken:

Taken inzake voertuigenbeheer uitgevoerd door Het Facilitair Bedrijf

Verwerving

Beheer

Poolvoertuigen

Verlenen advies – ondersteuning

Controleren factuur

Uitlenen voertuigen

Opmaken voorstel & kostenraming

Voorzien van gepaste banden

Voorzien alternatieve vervoersmiddelen

Afsluiten contracten

Beheren van tankkaarten

Onderhouden poolvoertuigen

Controleren bij oplevering van het voertuig

Voorzien in contracten voor onderhoud, glasbreuk, verzekering, pechverhelping

Opmaken vervangingsplan poolvoertuigen

Inschrijven voertuigen

Opmaken rapportering

Opmaken kostenrapportering

Uit dienst nemen van voertuig

Opnemen financiële processen op het budget van de klanten ( budgetreservatie en betalingen facturen)

Opnemen financiële processen op het budget van de klanten ( budgetreservatie en betalingen facturen)

Taken inzake voertuigenbeheer uitgevoerd door de entiteiten – klanten

Verwerving

Beheer

Poolvoertuigen

Aanvragen nieuw voertuig

Melden van problemen

Aanvragen gebruik poolvoertuigen

Kiezen nieuw voertuig

Voorzien aanspreekpunt bij de klant

Tanken en opladen poolvoertuigen

Valideren kostenvoorstel en raming

Valideren kostenvoorstel en raming

Uitvoeren van keuring en onderhoud

Doorgeven van de nodige informatie aan de betrokken personeelsdienst ivm de correcte toepassing van de parafiscale en fiscale wetgeving die geldt voor het gebruik van de dienstvoertuigen.

Beheerder

Onder beheerder wordt verstaan: een persoon- aanspreekpunt bij de entiteit of Het Facilitair Bedrijf - die verantwoordelijk is voor 1 of meerdere taken beschreven in het bovenstaande waterlijnmodel inzake voertuigenbeheer, conform de nota Referentiekader van de gemeenschappelijke dienstverlening, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 17 juli 2015.

Entiteit

Onder entiteit wordt verstaan elk kabinet, departement, agentschap en elke instelling of raad binnen de Vlaamse overheid en de provinciegouverneurs en arrondissementscommissarissen

Dienstvoertuigen

In deze omzendbrief worden onder dienstvoertuigen verstaan: personenwagens, terreinwagens en bestelwagens. Vrachtwagens en andere specifieke dienstvoertuigen vallen niet onder de bepalingen van deze omzendbrief.

Er zijn drie categorieën dienstvoertuigen:

- de dienstvoertuigen die gekoppeld zijn aan een functie;

- de dienstvoertuigen die functioneel aan een bepaalde persoon zijn toegewezen;

- de dienstvoertuigen die niet aan een bepaalde persoon zijn toegewezen (poolwagens).

Deze omzendbrief is van toepassing op voornoemde drie categorieën dienstvoertuigen.

Wagenpark

De som van alle drie categorieën dienstvoertuigen in gebruik (eigendom - huur - leasing) bij de Vlaamse overheid.

Ecoscore

De ecoscore is een milieuscore voor voertuigen (tussen 0 en 100) waarin verschillende schade-effecten verrekend zijn: broeikaseffect, luchtkwaliteit en geluidshinder. Daarbij worden zowel emissies in rekening gebracht die gepaard gaan met het rijden van het voertuig, als emissies bij de productie en distributie van de brandstof. De ecoscore biedt het voordeel dat voertuigen met verschillende technologieën en verschillende brandstoffen op dezelfde basis met elkaar vergeleken kunnen worden. De meest milieuvriendelijke wagen heeft de hoogste ecoscore.

Total Cost of Ownership

De Total Cost of Ownership (TCO) is een indicatieve berekening van de totale kosten van een voertuig. De TCO wordt berekend als een optelsom van verschillende TCO-componenten. Deze behelzen: aankoopprijs, btw, kortingen, restwaarde, leaseprijs, batterijleaseprijs, verzekering, reparatie, onderhoud, banden, het energie- en/of brandstofverbruik, de belasting op inverkeerstelling en EV-premie.

3 Strategische doelstellingen

De aanpak inzake dienstvoertuigen kadert binnen 3 strategische doelstellingen.

Strategische doelstelling 1: Integrale kwaliteitszorg

De Vlaamse Regering wil op alle vlakken van haar organisatie op een gestructureerde wijze een geïntegreerde kwaliteitszorg opzetten. Het gebruik en beheer van dienstvoertuigen bevindt zich op het raakvlak van facilities en personeelszaken. Het is in een kwaliteitsvolle organisatie vanzelfsprekend dat de veiligheid van de werknemers vooropstaat, dat over het gebruik van dienstvoertuigen duidelijke afspraken worden gemaakt, en dat de rechten en plichten van de medewerkers formeel zijn vastgelegd en aan hen worden gecommuniceerd.

Strategische doelstelling 2: Gemeenschappelijke normen

Deze omzendbrief legt een aantal gemeenschappelijke normen op om enerzijds een gelijke behandeling van medewerkers in dezelfde situatie zo veel mogelijk te garanderen, en anderzijds de totale kosten onder controle te houden. De vertaling naar de concrete organisatie wordt volledig overgelaten aan het management.

Strategische doelstelling 3: Milieuzorg en duurzaamheid

Tegen eind 2030 wil de Vlaamse Regering 40% minder CO2 uitstoten (t.o.v. 2005), ten gevolge van het brandstofverbruik in haar dienstvoertuigen. Hoe deze doelstelling bereikt kan worden, werd vertaald in de beslissing van de Vlaamse Regering ‘actieplan mobiliteit’ van 15 juli 2016.

De Vlaamse overheid streeft op het vlak van milieuzorg en duurzaamheid naar een geïntegreerde aanpak en wil een voorbeeldrol vervullen door haar wagenpark te vergroenen, duurzaam verplaatsingsgedrag te stimuleren en waar mogelijk dienstverplaatsingen te voorkomen. Zij kiest hierbij duidelijk voor een ontdieseling en verdere elektrificatie van haar wagenpark, cf. de doelstellingen van het actieplan clean power for transport. Om die reden wordt blijvend aandacht besteed aan duurzame alternatieven voor het gebruik van dienstvoertuigen en worden steeds hogere ecoscores opgelegd.

Meer info over de klimaatdoelstellingen en bijhorende plannen vindt u op http://www.vlaamseklimaattop.be/klimaatdoelstelling-vlaamse-overheid-2030 .

De aandacht voor milieuzorg en duurzaamheid in het voertuigenpark is vandaag meer dan ooit belangrijk voor de Vlaamse overheid, gezien zij een voorbeeldrol vervult voor burgers en bedrijven. Aandacht voor milieuzorg kan de brandstoffactuur aanzienlijk verlagen en bovendien moet de Vlaamse overheid reële inspanningen leveren om te voldoen aan internationale en Europese afspraken m.b.t. geluid, luchtverontreiniging en klimaat.

Voor de dienstvoertuigen vermeld in deze omzendbrief, kan een aanbestedende overheid de verplichtingen die zijn opgelegd bij het koninklijk besluit van 20 december 2010 inzake de bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen in het kader van overheidsopdrachten, eenvoudig nakomen door de minimale ecoscores vermeld in deze omzendbrief in het bestek op te nemen als “technische specificatie” waaraan de aangeboden dienstvoertuigen minimaal moeten voldoen.

4 Bepalingen inzake de verwerving en vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen

4.1 Het wagenreglement

Elke entiteit die onder het toepassingsgebied van deze omzendbrief valt, stelt een wagenreglement op. De entiteit kan daarvoor het model dat als bijlage 1 bij deze omzendbrief is gevoegd, gebruiken en aanpassen aan de functionele behoeften.

Het wagenreglement regelt de rechten en de plichten van de beheerders en de gebruikers van dienstvoertuigen en geeft ondubbelzinnig aan welke personen een dienstwagen ook mogen gebruiken voor woon-werkverkeer of andere privé-verplaatsingen.

4.2 Aanwervingsvoorwaarden

4.2.1 Indeling per klasse

De dienstvoertuigen die bestemd zijn voor personen- of goederenvervoer, worden, met het oog op normering, ingedeeld in 14 voertuigklassen (0 – 13). Een gedetailleerde omschrijving van deze klassen is terug te vinden in bijlage 2 bij deze omzendbrief.

klasse

Benaming

0

ministeriële wagen

1

statuswagen

2

afstandswagen

3

middenklasser

4

stadswagen

5

(middel)grote volumewagen

6

kleine volumewagen

7

grote stationwagen

8

kleine stationwagen

9

kleine bestelwagen

gemengd gebruik

10

grote bestelwagen

11

kleine bestelwagen

12

grote terreinwagen

13

kleine terreinwagen

Titularissen die in aanmerking komen voor een voertuig van klasse 0 of 1 kunnen ook opteren voor een dienstwagen met een hoger klassenummer.

De verwerving van een terreinwagen (klasse 12 en 13) kan alleen als dat functioneel verantwoord is.

4.2.2 Wijze van verwerving

Voor de verwerving van alle dienstvoertuigen gelden onderstaande principes, conform de TCO-methodiek in deze omzendbrief:

- Entiteiten dienen dienstvoertuigen te verwerven in overeenstemming met de regelgeving van overheidsopdrachten en de bepalingen van deze omzendbrief;

- Alle klassen van dienstvoertuigen kunnen in principe zowel worden gehuurd als aangekocht. De entiteit streeft hierbij naar de optimale combinatie tussen het aantal gereden kilometers en de looptijd van het huurcontract, met het oog op het realiseren van een zo laag mogelijke TCO;

- Dienstvoertuigen mogen enkel gehuurd worden (leasingformule) voor minstens 20.000 kilometers per jaar. Elektrische voertuigen of zero emissievoertuigen mogen evenwel gehuurd worden voor 10.000 kilometers per jaar en voor een periode van minstens 2 jaar;

- Dienstvoertuigen met specifieke, activiteitsgebonden opties (bijvoorbeeld gele kleur of lichtbalk) worden, ongeacht de klasse, altijd aangekocht.

Het generiek aanbod van Het Facilitair Bedrijf kan geraadpleegd worden op volgende website: http://intranet.vonet.be/mobiliteit .

Het Facilitair Bedrijf hanteert bij de publicatie van nieuwe overheidsopdrachten steeds de methodiek en de verwervingsvoorwaarden die op dat moment overeenkomstig deze omzendbrief van toepassing zijn. De looptijd van de raamovereenkomsten binnen het generiek aanbod van Het Facilitair Bedrijf bedraagt in principe maximum 4 jaar. Een langere looptijd is evenwel mogelijk indien bepaalde omstandigheden of feitelijkheden dat kunnen verantwoorden. Bij de marktverkenning en de opmaak van de opdrachtdocumenten wordt aandacht besteed aan elementen zoals de technische kwaliteit, de kwaliteit van de dienstverlening, de technologische ontwikkelingen, het marktaanbod en de ecologie (ecoscores). Deze werkwijze zal doorgaans leiden tot de verwerving van voertuigen die beter scoren dan de minimale eisen in deze omzendbrief.

4.2.3 Total Cost of Ownership berekening

Bij de verwerving van dienstvoertuigen gaan we uit van De Total Cost of Ownership (TCO) die volgens de volgende basisformule berekend wordt.

TCO = aankoop/lease – restwaarde + verzekering + reparatie + onderhoud + banden + verbruik + BIV – EV premie.

De maximale TCO is:

Op basis van aankoop:

Klasse

Omschrijving

dienstvoertuig

Benzine

Aardgas

PHEV

Elektrisch

Diesel

0

Ministeriële wagen

71.000

0

103.000

104.000

1

Statuswagen

68.000

0

95.000

0

2

Afstandswagen

45.000

40.000

62.000

44.000

3

Middenklasser

41.000

41.000

58.000

39.000

4

Stadswagen

31.000

27.000

0

36.000

5

(Middel)grote volumewagen

55.000

42.000

0

0

6

Kleine volumewagen

43.000

52.000

59.000

48.000

7

Grote stationwagen

46.000

35.000

63.000

0

8

Kleine stationwagen

40.000

58.000

0

44.000

9

Bestelw. gemengd gebruik

38.000

33.000

0

40.000

10

Grote bestelwagen

60.000

64.000

0

0

55.000

11

Kleine bestelwagen

40.000

40.000

0

42.000

38.000

12

Grote terreinwagen

63.000

0

0

0

76.000

13

Kleine terreinwagen

51.000

0

73.000

0

46.000

Op basis van huur:

Klasse

Omschrijving

dienstvoertuig

Benzine

Aardgas

PHEV

Elektrisch

Diesel

0

Ministeriële wagen

72.000

0

101.000

109.000

1

Statuswagen

71.000

0

96.000

0

2

Afstandswagen

45.000

43.000

66.000

47.000

3

Middenklasser

34.000

38.000

60.000

37.000

4

Stadswagen

25.000

0

0

33.000

5

(Middel)grote volumewagen

51.000

0

0

0

6

Kleine volumewagen

38.000

35.000

51.000

40.000

7

Grote stationwagen

38.000

0

57.000

0

8

Kleine stationwagen

37.000

59.000

0

0

9

Bestelw. gemengd gebruik

10

Grote bestelwagen

11

Kleine bestelwagen

12

Grote terreinwagen

13

Kleine terreinwagen

De verschillende elementen uit de TCO worden toegelicht in bijlage 2 bij deze omzendbrief.

De bedragen vermeld in bovenstaande tabel, zijn niet gebaseerd op catalogusprijzen van dienstvoertuigen, maar plafondbedragen berekend op basis van reële aankoopdata.

De berekeningstool in excel wordt meegegeven in bijlage 3 bij deze omzendbrief. Op korte termijn wordt voorzien in een online toepassing om deze berekening te vergemakkelijken.

4.2.4 Ecoscores

De vanaf inwerkingtreding van deze omzendbrief aangekochte of gehuurde dienstvoertuigen voldoen minstens aan volgende ecoscores:

Klasse

omschrijving dienstvoertuig

Alle energievormen en brandstoffen met uitzondering van diesel

Diesel

0

ministeriële wagen

65

1

Statuswagen

68

2

Afstandswagen

71

3

Middenklasser

75

4

stadswagen

76

5

(middel)grote volumewagen

69

6

kleine volumewagen

73

7

grote stationwagen

70

8

kleine stationwagen

73

9

kleine bestelwagen

gemengd gebruik

69

64

10

grote bestelwagen

53

45

11

kleine bestelwagen

60

48*

12

grote terreinwagen

49

35

13

kleine terreinwagen

60

48

*wagens die in klasse 11 ingeschreven worden als personenwagen, kunnen ook niet met brandstof diesel worden aangekocht, noch geleased worden.

De databank milieuvriendelijke voertuigen is raadpleegbaar op http://www.ecoscore.be Het is een instrument dat de beheerder helpt om de meest energiezuinige en milieuvriendelijke wagen aan te kopen die aansluit bij de behoeften van de organisatie.

We streven naar een gemiddelde ecoscore van 67 voor het ganse wagenpark van de Vlaamse overheid.

4.2.5 Stimulering van extra milieuvriendelijke voertuigen (klasse 0 tot 9 en 11)

Voor elektrische voertuigen streven we naar een verwervingsaandeel van 10 % elektrische voertuigen tegen 2020.

2015

2016

2017

2018

2019

2020

5%

6%

7%

8%

9%

10%

Voor CNG wagens streven we naar een verwervingsaandeel van 7,5% CNG voertuigen tegen 2020.

2016

2018

2020

2,5%

5%

7,5%

Elke entiteit realiseert een jaarlijks aankoopaandeel van 7% (PH)EV en 3% CNG in 2017, lineair stijgend naar 10% (PH)EV en 7,5% CNG in 2020;

4.2.6 Norm voor zuinige en stille banden

3 Rolgeluidemissieklasse

energie-efficiëntieklasse

klasse 1 of 2

Klasse A, B of C

Bij de aankoop van dienstwagens en bij de vervanging van banden zullen alleen banden worden aangekocht die voldoen aan de geluidsvoorwaarden van Verordening 661/2009.

Het gaat hierbij om banden die behoren tot geluidsklasse 2 (banden die al voldoen aan de toekomstige Europese limietwaarde) of geluidsklasse 1 (meer dan 3dB lager dan de toekomstige Europese limietwaarde).

Deze verordening is niet van toepassing op “professionele off-road-banden”.

Het nieuwe bandenlabel geeft informatie over zowel de rolweerstand, de grip op nat wegdek als het rolgeluid van banden. Aangezien de rolweerstand een grote invloed heeft op het brandstofverbruik van de wagen, zullen bij de aankoop van dienstwagens en bij de vervanging van banden alleen nog banden worden aangekocht die inzake zuinigheid minimaal voldoen aan klasse C.

Meer informatie over het bandenlabel is te vinden op : www.bandentips.be

Deze normen gelden zowel bij verwerving van een nieuw voertuig, als bij vervanging van de banden van een bestaand voertuig.

5 Vervreemding van dienstvoertuigen

Het Facilitair Bedrijf doet op één van de volgende wijzen afstand van aangekochte voertuigen die economisch niet meer inzetbaar zijn:

- Openbare verkoop aan de hoogste bieder via een erkend veilingshuis;

- Overdracht en openbare verkoop via een Ontvangkantoor der Domeinen van de Patrimoniumdiensten van de FOD Financiën, waarna die dienst het ontvangen bedrag, volgens de vastgelegde procedure, stort op de afgesproken ontvangstenrekening.

Bij de vervreemding van voertuigen worden de milieubeleidsovereenkomsten (MBO) voor afvalbanden, voor afgedankte voertuigen en voor afgedankte autobatterijen en accu’s gerespecteerd.

6 Databeheer

De entiteiten rapporteren over de uitvoering van deze omzendbrief. Bij Het Facilitair Bedrijf loopt een implementatietraject voor een nieuwe voertuigbeheertoepassing. Die toepassing biedt aan de entiteiten die deze gebruiken de mogelijkheid om te voldoen aan de rapporteringverplichting uit deze omzendbrief.

Entiteiten die hun eigen voertuigbeheertoepassing verder wensen te gebruiken, zorgen ervoor dat zij de data, die nodig is om de rapportering inzake de toepassing van deze omzendbrief en het klimaatprogramma op te bouwen, periodiek of automatisch aanleveren conform de datastandaarden aangereikt door Het Facilitair Bedrijf.

Alle informatie wordt verzameld in een centrale datalake in beheer van Het Facilitair Bedrijf. Het doel hiervan is om:

- de verschillende normen voor gebruik, kosten, milieu, enzovoort op een kwaliteitsvolle manier te kunnen volgen;

- op elk moment antwoorden te kunnen geven op vragen, zonder de entiteiten daarvoor afzonderlijk om inlichtingen te hoeven vragen, zodat rapporteringslasten tot een minimum worden beperkt;

- vraag het maar 1 keer principe in de praktijk brengen: datastromen uit verschillende bronnen worden samengebracht.

Het Facilitair Bedrijf rapporteert jaarlijks aan de Vlaamse Regering over de toepassing van deze omzendbrief.

7 Aanpassingen aan de omzendbrief

De Vlaamse minister bevoegd voor de bestuurszaken kan:

- voertuigklassen of motorisaties schrappen en samenvoegen;

- de ecoscores aanscherpen, aangepast aan de technologische ontwikkelingen;

- de elementen uit de total cost of ownership wijzigen conform marktomstandigheden, vanuit ecologisch perspectief of wijzigingen aan fiscale verplichtingen;

- de verhouding van het aantal verwervingen van elektrische en/of CNG voertuigen per jaar;

- de norm voor de rolgeluid en -weerstand aanpassen;

- de standaarden voor de voertuigenbeheertoepassing bepalen.

Gezien de snelle technologische evoluties in het aanbod van wagens voorzien we een jaarlijkse aanpassing van de omzendbrief en de bijlagen.



8 Inwerkingtreding

De bepalingen in deze omzendbrief treden in werking op 24 februari 2017.

Geert BOURGEOIS

Minister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Buitenlands Beleid en Onroerend Erfgoed.

Liesbeth HOMANS

Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en armoedebestrijding

Bijlage:

Bijlage 1 bij Omzendbrief KB/BZ 2017/4 betreffende verwerving en vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen.

Model van wagenreglement

Entiteit: ………………………………………………………………………………………

Datum: …………………………………………………………………………………………………

1 Inleiding

1.1 Dienstvoertuig en dienstreis: definities

Een dienstvoertuig is een werkinstrument dat ter beschikking wordt gesteld om de werknemer dienstreizen te laten uitvoeren als andere vervoersmogelijkheden zoals een verplaatsing te voet, met de fiets of met het openbaar vervoer of een combinatie van deze vervoersmiddelen geen optie zijn, omwille van de slechte bereikbaarheid van de bestemming, omwille van de functiegebonden opdracht of omwille van beperkte persoonlijke mobiliteit.

Onder een dienstreis kan worden begrepen:

· de uitvoering van taken, zoals bepaald in de functieomschrijving;

· een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar zeer verscheiden bestemmingen in opdracht of op uitnodiging van de bevoegde hiërarchische meerdere van het personeelslid;

· een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar een werkplaats die niet de vaste plaats van tewerkstelling is;

· woon-werkverkeer met een dienstwagen om redenen van kortere afstand of tijd tussen de bestemming van de dienstopdracht en de woonplaats, of in het kader van een gereglementeerde interventietaak, na schriftelijke toestemming van de hiërarchische meerdere.

De verplaatsing van de woonplaats naar een vaste plaats van tewerkstelling wordt als woon-werkverkeer beschouwd en is daarom privéverkeer.

Een dienstwagen kan alleen worden gebruikt voor woon-werkverkeer en ander privéverkeer als dat conform de personeelsregelgeving is én als dat in dit wagenreglement (tabel als bijlage) uitdrukkelijk is bepaald. De beslissing van de hiërarchisch meerdere om woon-werkverkeer en/of andere privéverplaatsingen met een dienstvoertuig toe te staan aan een personeelslid wordt altijd gemotiveerd.

De werkgever en de gebruiker van het voertuig dragen daarvoor de parafiscale en fiscale gevolgen.

1.2 Doel van het wagenreglement

Dit document is opgesteld voor de ministers van de Vlaamse Regering, Het personeel van de Vlaamse ministeriële kabinetten, de gouverneurs van de Vlaamse provincies en de arrondissementscommissarissen, het personeel van de Diensten Vlaamse overheid en van de administratieve rechtscolleges. Het heeft tot doel een antwoord te bieden op de meest gestelde vragen over toewijzing, beheer en gebruik van de ter beschikking gestelde voertuigen, en de rechten en verplichtingen uiteen te zetten die daaruit voortvloeien voor de werknemers.

Uiteraard geeft de terbeschikkingstelling van een voertuig in geen enkel geval een eigendomsrecht of een zakelijk recht op het voertuig voor de werknemer. De werknemer verbindt zich ertoe om het voertuig op eenvoudig verzoek in te leveren bij de entiteit, in perfecte staat en voorzien van alle accessoires en documenten die in de dienstwagen aanwezig waren bij de terbeschikkingstelling.

1.3 Huurvoertuigen en aangekochte voertuigen

Om financiële en functionele redenen worden dienstvoertuigen aangekocht of gehuurd. De manier waarop een voertuig is verzekerd, kan daardoor verschillen. In ieder voertuig ligt een wagenfiche waarin de verzekeringssituatie voor dat specifieke voertuig is opgenomen.

1.4 Geldigheid en voorwaarden van wijziging

Dit wagenreglement geldt voor elke gebruiker van een dienstvoertuig dat ter beschikking gesteld wordt door de entiteit. De werknemer wordt geacht dit wagenreglement te kennen.

De entiteit behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan het wagenreglement en verbindt zich ertoe over die wijzigingen te communiceren.

1.5 Administratie en beheer

De entiteit neemt het dagelijkse beheer van de voertuigen en van de bijbehorende contracten op zich. Ze kan dat beheer deels of volledig laten uitvoeren door Het Facilitair Bedrijf, dat als wagenparkbeheerder kan optreden.

De wagenparkbeheerder is verantwoordelijk voor het beleid over het operationele gebruik van de dienstvoertuigen en de juiste toepassing ervan. Een werknemer kan contact opnemen met de wagenparkbeheerder als hij vragen heeft over een dienstvoertuig.

De contactgegevens van de wagenparkbeheerder zijn vermeld op de wagenfiche die zich in het voertuig bevindt.

Op de wagenfiche zijn ook de gegevens opgenomen van een contactpersoon die verantwoordelijk is voor het administratieve beheer van het voertuig.

2 Het voertuig

2.1 Criteria van toewijzing

De entiteit bepaalt voor elke werknemer afzonderlijk of hij recht heeft op een permanent ter beschikking gesteld dienstvoertuig. De toekenning van een voertuig vloeit niet automatisch voort uit een functie. De keuze van het dienstvoertuig is afhankelijk van het professionele gebruik dat de werknemer ervan moet maken.

2.2 Bestelling van het voertuig

De entiteit bestelt het voertuig. Alle contacten met de verhuurfirma, distributeur of fabrikant verlopen via de wagenparkbeheerder of het personeelslid dat verantwoordelijk is voor de aankoop of leasing. De werknemer neemt geen rechtstreeks contact op met de verhuurfirma, distributeur of fabrikant.

2.3 Vervanging van het voertuig

Het voertuig wordt vervangen op basis van criteria die de wagenparkbeheerder vastlegt, met het oog op een optimaal beheer van het wagenpark en het realiseren van de klimaatdoelstellingen die de Vlaamse Regering zichzelf gesteld heeft. De wagenparkbeheerder informeert de werknemer over de vervanging van het voertuig.

2.4 Wijzigingen in het voertuig

Als de entiteit beslist dat tijdens het gebruik van het voertuig aanpassingen aan de uitrusting van het voertuig nodig zijn, vallen die kosten ten laste van de werkgever.

Wijzigingen in het voertuig op verzoek van de werknemer moeten door de wagenparkbeheerder worden goedgekeurd. [BESCHRIJVING VAN DE MOGELIJKHEID OM DE KOSTEN VAN WIJZIGINGEN IN HET VOERTUIG, DIE NIET ALS FUNCTIONEEL KUNNEN WORDEN BESCHOUWD, AAN TE REKENEN AAN DE WERKNEMER. EEN OPTIE WORDT GEKOZEN: (1) DERGELIJKE WIJZIGINGEN WORDEN VERBODEN, (2) DERGELIJKE WIJZIGINGEN WORDEN DOOR DE WERKGEVER BETAALD EN TERUGGEVORDERD OF (3) DE WERKNEMER KRIJGT DE TOESTEMMING OM DIE KOSTEN ZELF RECHTSTREEKS TE BETALEN.]

3 Gebruik van het voertuig

3.1 Ontvangst van een nieuw voertuig

Bij de levering of ontvangst van een nieuw voertuig gaat de wagenparkbeheerder of de werknemer na of:

· de wagen overeenstemt met het bestelde voertuig;

· de wagen beschikt over een gevarendriehoek, een verbanddoos, een brandblusser, een reservewiel, een reflecterend veiligheidsvestje en een parkeerschijf;

· de volgende documenten aanwezig zijn in het voertuig: een verzekeringsattest (een groene verzekeringskaart of een door de diensten van de Vlaamse overheid opgemaakt verzekeringsattest), een inschrijvingsbewijs, een gelijkvormigheidsattest, een Europees aanrijdingsformulier, een keuringsattest indien het voertuig ouder is dan 4 jaar en een registratiefiche met beginkilometerstand, de gebruikshandleiding en het onderhoudsboekje.

Als de werknemer tekortkomingen vaststelt, neemt hij contact op met de wagenparkbeheerder. De gebruiker ontvangt één sleutel van het poolvoertuig, de reservesleutel wordt bewaard door de wagenparkbeheerder.

3.2 Voortgangscontrole van het gebruik

Het gebruik van het dienstvoertuig wordt opgevolgd door een of meer van de volgende handelingen (kruis aan):

O het invoeren van de kilometerstand bij elke tankbeurt

O het manueel invullen van een reiswijzer

O een automatische registratie door een GPS-trackingsysteem.

Het wagenreglement moet de opvolgingswijze beschrijven.

Als de voortgangscontrole gebeurt via een gps-trackingssteem, moet het beheer van de verkregen gegevens in overeenstemming zijn met de privacypolicy ter zake.

3.3 Zorgvuldig gebruik

De werknemer gebruikt het voertuig zorgvuldig.

De werknemer mag het voertuig niet ombouwen, noch opties of toebehoren erop installeren, en hij mag geen enkele markering aanbrengen zonder de voorafgaande toestemming van de wagenparkbeheerder. De werknemer is ervoor verantwoordelijk dat hij zijn voertuig goed gebruikt in alle situaties en dat hij het in goede staat behoudt.

De werknemer rijdt hoffelijk en milieubewust met zijn dienstvoertuig.

De werknemer verbindt zich ertoe om het voertuig niet uit te lenen, behalve in de gevallen die opgesomd staan in dit reglement, om het voertuig niet onder te verhuren, noch om het voertuig in onderpand of garantie te geven, op welke manier dan ook. Het is verboden om rijlessen te geven met het dienstvoertuig. Het is de werknemer verboden om personen of goederen te vervoeren tegen betaling of om het voertuig aan te wenden op een manier die niet overeenstemt met de bestemming ervan.

Als de werknemer het Belgische grondgebied verlaat met het voertuig, gaat hij na of de verzekering die verplaatsing dekt.

3.4 Onderhoud en herstellingen

De werknemer leeft de onderhoudsvoorschriften strikt na die opgesteld zijn door de autoconstructeur en die opgenomen zijn in de gebruikshandleiding.

Alle noodzakelijke richtlijnen zijn opgenomen in de boorddocumenten en worden toegelicht aan de werknemer bij de ontvangst van het voertuig. Als de werknemer aanvullende vragen of problemen heeft, kan hij een beroep doen op zijn wagenparkbeheerder.

Als er zich een probleem voordoet met het voertuig, leest de werknemer de onderhouds- en herstellingsinstructies voor hij een beroep doet op een officiële concessiehouder van het merk van het voertuig. Elke werkopdracht buiten het standaardonderhoud moet vooraf goedgekeurd worden door de wagenparkbeheerder.

De werknemer legt het onderhoudsboekje van de wagen bij elk onderhoud voor en waakt erover dat de concessiehouder een stempel plaatst bij elke onderhoudsbeurt.

De werknemer kijkt regelmatig de staat van de banden (bandenspanning, sleet), het peil van de olie en van de koelvloeistof na. Het personeelslid dat over een dienstwagen beschikt, maakt zelf het voertuig schoon aan de binnen- en buitenzijde met de middelen die de werkgever ter beschikking stelt.

3.5 Banden

De werknemer laat de banden vervangen [IN TE VULLEN VOLGENS DE SITUATIE: (1) ZOALS BEPAALD IN HET ONDERHOUDSCONTRACT, (2) BIJ EEN BANDENCENTRALE OF (3) BIJ EEN ANDERE DIENSTVERLENER. DE CONTACTGEGEVENS VAN DE DIENSTVERLENER ZIJN AANGEBRACHT OP DE WAGENFICHE. IN HET WAGENREGLEMENT WORDT DAARNAAR VERWEZEN]

3.6 Pechverhelping

Op de wagenfiche staat beschreven wat de werknemer moet doen bij autopech. De kosten van pechverhelping zijn ten laste van de entiteit als de instructies op de wagenfiche zijn nagekomen.

[ALS DAARIN IS VOORZIEN, WORDEN BEPALINGEN OPGENOMEN OVER WANNEER EN HOE EEN VERVANGVOERTUIG KAN WORDEN AANGEVRAAGD, INFORMATIE OVER EEN BIJSTANDSVERZEKERING OF BIJSTAND DOOR DE DIENSTEN VAN DE VLAAMSE OVERHEID.]

3.7 Brandstof

[TEKST ALS EXCLUSIEF EEN TANKKAART WORDT GEBRUIKT: Aan ieder voertuig is een tankkaart met een geheime code gekoppeld. Daarmee kan de werknemer de brandstof betalen die het dienstvoertuig verbruikt. De geheime code mag in geen enkel geval doorgegeven worden aan een derde. De werknemer leeft in ieder geval de gebruiksvoorschriften na die de distributeur van de kaart hem gegeven heeft.

De werknemer is verantwoordelijk voor het gebruik van de kaart. In geval van verlies, defect of diefstal van de kaart belt de werknemer onmiddellijk naar het telefoonnummer dat vermeld staat op de wagenfiche.

Bij elke tankbeurt is de bestuurder verplicht het juiste kilometeraantal van het voertuig in te geven.

Als het gebruik van de kaart uitzonderlijk onmogelijk is (wegens verlies, defect, diefstal), kan de werknemer op een andere wijze betalen. In dat geval overhandigt hij het betalingsbewijs aan de entiteit. Als de werknemer uitzonderlijk geen betalingsbewijs kan voorleggen, wordt een verklaring op erewoord opgemaakt.

IN GEVAL VAN EEN ANDER SYSTEEM DAN TANKKAARTEN WORDT HET GEBRUIK VAN DAT SYSTEEM HIER BESCHREVEN.]

3.8 Verzekering

Ieder dienstvoertuig (zowel aangekocht als geleased) is minimaal verzekerd op het vlak van burgerlijke aansprakelijkheid in België. De verdere verzekeringssituatie kan verschillen per voertuig (bijvoorbeeld uitbreiding naar buitenland). Een overzicht van de gesloten verzekeringen is opgenomen in de wagenfiche die zich in het voertuig bevindt.

3.8.1 Procedure bij een ongeval

Bij elk schadegeval vult de werknemer het Europese aanrijdingsformulier in. Onmiddellijk daarna brengt hij de wagenparkbeheerder op de hoogte van de schade.

Het is eveneens nodig om een Europees aanrijdingsformulier in te vullen als:

· er geen tegenpartij is of als de tegenpartij niet bekend is;

· een proces-verbaal werd opgesteld door de federale politie;

· alleen het voertuig van de tegenpartij beschadigd is;

· het niet om een ongeval gaat, maar om diefstal of vandalisme.

Het aanrijdingsformulier wordt altijd ingevuld. Indien dit niet gebeurt kan de verzekeraar pas kennisnemen van het dossier nadat het parket zijn onderzoek heeft beëindigd.



Als de werknemer het Europese aanrijdingsformulier invult, houdt hij rekening met de volgende punten:

· Hij geeft de feiten weer zoals ze zich hebben voorgedaan, zonder verantwoordelijken aan te wijzen.

· Hij vult de aangifte altijd onmiddellijk ter plaatse in en beide partijen ondertekenen de aangifte voor akkoord. Zo is er geen risico op een wijziging van de versie.

· Hij kruist op de aangifte aan welke situatie zich heeft voorgedaan.

· Hij ondertekent het formulier. De handtekening heeft betrekking op het gedeelte van het formulier dat over zijn voertuig handelt en op de schets van het ongeval die samen met de tegenpartij is opgemaakt.

· Als hij de rubriek “Opmerkingen” niet invult, houdt dat in dat hij akkoord gaat met de versie van de tegenpartij.

· Hij vraagt een afschrift van het proces-verbaal als de politie dit heeft opgemaakt.

Bij een ongeval verstuurt de werknemer de aangifte binnen 48 uur (per fax of per post) naar de wagenparkbeheerder.

OP TE NEMEN BEPALINGEN ALS EEN VERVANGVOERTUIG TER BESCHIKKING WORDT GESTELD: VOOR BEPAALDE FUNCTIES EN BIJ EEN HERSTELLING DIE LANGER DUURT DAN EEN BEPAALDE TIJD (BV. 24 UUR)]

De Vlaamse Gemeenschap heeft recht van verhaal op haar werknemer die bij het gebruik van het voertuig schade veroorzaakt door zijn opzettelijke fout, zware of grove fout of regelmatig weerkerende lichte fouten. Rijden in staat van dronkenschap of in een gelijkaardig toestand maakt steeds een zware of grove fout uit. Dit geldt zowel bij schade aan het dienstvoertuig zelf als bij schade aangebracht aan derden.

3.8.2 Procedure bij diefstal of poging tot diefstal

De werknemer neemt de volgende maatregelen om de risico’s van diefstal te beperken.

· Hij laat indien mogelijk geen waardevolle voorwerpen in het voertuig achter.

· Indien mogelijk neemt hij de voorkant (of de kaart) van de geluidsinstallatie weg als hij zijn voertuig verlaat.

· Hij sluit zijn wagen af als hij hem verlaat en hij controleert of alle raampjes gesloten zijn.

· Hij parkeert het voertuig altijd op een veilige plaats.



Bij elke (mislukte) poging tot diefstal of bij diefstal van het voertuig, van de sleutels, van toebehoren of boorddocumenten onderneemt de werknemer de volgende acties.

· Hij dient zo snel mogelijk klacht in bij de politie.

· Vervolgens zendt hij een kopie van het proces-verbaal van zijn verhoor, dat ter plaatse overhandigd wordt bij zijn klachtneerlegging, samen met de ongevalsaangifte naar de wagenparkbeheerder.

· In geval van diefstal van het voertuig overhandigt hij alle sleutels aan de wagenparkbeheerder, eventueel samen met de afneembare voorzijde of de veiligheidskaart van de radio.

Bij diefstal of verlies van een of meer sleutels van het voertuig treft de werknemer onmiddellijk alle maatregelen om de diefstal van het voertuig te vermijden.

Hij brengt onmiddellijk de wagenparkbeheerder op de hoogte. Daarna maakt hij een afspraak met de concessiehouder van het merk van het voertuig. Die zal contact opnemen met de werkgever om de cilinders te vervangen of de sleutels opnieuw te coderen.

3.9 Boetes en diverse kosten

De werknemer is verplicht om alle kosten van boetes of andere overtredingen en straffen die hij heeft opgelopen in de periode waarin hij over het voertuig beschikte of het gebruikte, ten laste te nemen, zelfs als hij zijn entiteit ondertussen verlaten heeft, om welke reden dan ook.

Alle gevolgen van een inbeslagneming van de wagen door de politie, door het gerecht of door elke andere bevoegde publieke instantie, ten gevolge van een overtreding van de wegcode of andere strafbare feiten, zijn ten laste van de werknemer, als die schuldig wordt verklaard aan de aan hem ten laste gelegde feiten.

3.10 Privégebruik

3.10.1 Toestemming voor privégebruik en de gevolgen ervan

Privégebruik van het ter beschikking gestelde voertuig is alleen toegestaan voor de personeelsleden bij wie dat uitdrukkelijk is vermeld in bijlage 1 die bij dit wagenreglement is gevoegd (zie punt 1.1). Het gebruik van het voertuig door familieleden kan uitzonderlijk bij verhindering van de werknemer of bij overmacht worden toegestaan. Dat kan ook tijdens vakanties, bijvoorbeeld om veiligheidsredenen.

Het brandstofgebruik en de verzekering van het voertuig worden door de entiteit bekostigd voor alle personen, vermeld in de bijlage. De entiteit betaalt eveneens de CO2-heffing voor ieder voertuig waarmee woon-werkverkeer en/of andere privéverplaatsingen is toegestaan.

De kosten van de eventuele huur van een garage en van een privéparkeerplaats zijn ten laste van de werknemer.

Het gebruik van het dienstvoertuig moet afgestemd worden op de gesloten verzekering.

De verplichtingen op het vlak van CO2-heffing en fiscaliteit gelden niet alleen voor de voertuigen, vermeld in de omzendbrief voor de aanwerving vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen. Als privégebruik is toegestaan met andere dienstvoertuigen (bijvoorbeeld motorfiets), moet dat ook in bijlage 1 worden vermeld en moeten alle parafiscale verplichtingen nagekomen worden.

3.10.2 Fiscaliteit bij privégebruik van dienstvoertuigen

Een werknemer die de toestemming krijgt om het dienstvoertuig te gebruiken voor privédoeleinden, zal vaststellen dat het voordeel op de fiscale aangifte is opgenomen. De werknemer moet daarvoor maandelijks voorheffing betalen.

Personen die een dienstvoertuig ter beschikking hebben voor woon-werkverkeer, worden forfaitair belast op een voordeel van alle aard.

Het voordeel van alle aard (VAA) voor het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gesteld voertuig wordt berekend door een CO2-percentage toe te passen op 6/7 van de cataloguswaarde van het voertuig.

De berekeningsformule is: VAA = cataloguswaarde x % (CO2-coëfficiënt) * 6/7.

De cataloguswaarde is de catalogusprijs van het voertuig in nieuwe staat bij verkoop aan een particulier, inclusief opties en werkelijk betaalde BTW, zonder rekening te houden met enige korting, vermindering, rabat of restorno. De werkelijk betaalde BTW wordt berekend op de prijs na aftrek van de kortingen. Opgelet: de functionele opties (functionele verlichting, kleur, logo’s, speciale inrichting laadbak …) worden niet meegeteld.



De waarde van het VAA wordt degressief verminderd met 6% per jaar, vanaf het 2de jaar en met een maximum van 30% (vanaf de 61ste maand)”. Zo wordt verduidelijkt dat vanaf de 61ste maand geen vermindering meer wordt toegepast.

We verwijzen hierbij naar de informatie op deze website: https://overheid.vlaanderen.be/gebruik-van-een-dienstvoertuig

· Als het voordeel geen volledig jaar genoten werd, wordt de pro-rata-temporisregel toegepast.

· Functioneel of toevallig privégebruik van een dienstvoertuig valt niet onder de regeling, evenmin als het occasionele gebruik in geval van zeer vroege of zeer late dienstopdrachten van een werknemer die op andere dagen gebruik maakt van het openbaar vervoer of van een privévoertuig.

· Als een werknemer met een dienstvoertuig rijdt om grote pakken dossiers mee naar huis te nemen, wordt dat niet als functioneel gebruik maar als een voordeel van alle aard beschouwd.

Als een werknemer die belast is met een avonddienst of een weekenddienst, met een interventievoertuig naar huis rijdt om dringende taken onmiddellijk te kunnen uitvoeren, wordt dat niet beschouwd als privégebruik van het dienstvoertuig.

3.10.3 Privéverplaatsingen in het buitenland

In geval van toegestane privéverplaatsingen in het buitenland is de werknemer ertoe gehouden om zijn brandstofkosten en tolgeld zelf te betalen. De werkgever komt in geen enkel geval tegemoet in die kosten.

3.11 Schorsing of verbreking van het recht op het dienstvoertuig

Het recht op het gebruik van het dienstvoertuig kan geschorst of verbroken worden door de entiteit in de onderstaande gevallen.

Schorsing:

· in geval van arbeidsongeschiktheid van meer dan zes maanden zonder onderbreking;

· in geval van schorsing van het rijbewijs voor een periode van drie weken of meer.

Verbreking:

· bij het ontslag van de werknemer;

· in geval van zware of herhaalde nalatigheden tegenover de verplichtingen, opgelegd door het wagenreglement;

· bij ongeoorloofd privégebruik;

· in geval van een gemotiveerde beslissing van de entiteit.

Als de werknemer zijn recht op het gebruik van een dienstvoertuig verliest, levert hij het voertuig onmiddellijk in. De werknemer neemt hiervoor contact op met de wagenparkbeheerder en plant hiervoor een afspraak in.

Als de werknemer zijn arbeidsovereenkomst beëindigt, levert hij het dienstvoertuig in op zijn laatste werkdag.

3.12 Inlevering van het voertuig

Bij de inlevering van het voertuig let de werknemer erop dat:

· het voertuig proper is, zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant;

· het voertuig in goede staat (mechanisch, koetswerk, interieur) binnengebracht wordt;

· de persoonlijke voorwerpen verwijderd zijn;

· de officiële documenten en bijhorende boorddocumenten en fiches in de wagen blijven (alsook sleutels, reservesleutels, alarm);

· de tankkaart afgegeven wordt.

Alle zichtbare schadepunten worden vermeld in een expertiseverslag dat ondertekend wordt door de door de entiteit gemandateerde persoon en de werknemer.



4 Bijlage 1 bij het model van wagenreglement



Lijst van personen die toestemming hebben om een dienstvoertuig [1] te gebruiken voor privéverkeer

voornaam en achternaam

Personeelsnummer

merk en model voertuig

chassisnummer

nummerplaat

[VOORNAAM], [ACHTERNAAM]

[NUMMER]

[MERK], [MODEL]

[NUMMER]

[NUMMER]



[1] De betekenis van dienstvoertuig is hier ruimer dan in de omzendbrief. Ook motorfietsen en andere dienstvoertuigen waarmee privéverplaatsingen zijn toegestaan, worden eronder verstaan.

5 Bijlage 2 bij het model van wagenreglement

MODELWAGENFICHE

wagenfiche

[MERK EN MODEL]

[NUMMERPLAAT]

5.1.1.1.1 Contactpersonen

wagenparkbeheerder

[VOORNAAM] [ACHTERNAAM]

[ENTITEIT]

[STRAAT EN NUMMER]

[POSTNUMMER EN GEMEENTE]

[TELEFOONNUMMER] – [E-MAIL]

administratief beheer

[VOORNAAM] [ACHTERNAAM]

[ENTITEIT]

[STRAAT EN NUMMER]

[POSTNUMMER EN GEMEENTE]

[TELEFOONNUMMER] – [E-MAIL]

5.1.1.1.2 onderhoudscontract

Voor dit voertuig werd [GEEN/EEN] onderhoudscontract gesloten. Voor ieder onderhoud biedt de bestuurder zich aan bij [BESCHRIJVING VAN DE DIENST OF DE PLAATS WAAR HET ONDERHOUD WORDT UITGEVOERD. ALS EEN APART CONTRACT VOOR GLASSCHADE OF BANDEN WERD GESLOTEN, WORDT DAT OOK BESCHREVEN.]

5.1.1.1.3 Verzekering

Verzekeraar

[BENAMING VERZEKERAAR]

[STRAAT EN NUMMER]

[POSTNUMMER EN GEMEENTE]

[TELEFOONNUMMER] – [E-MAIL]

dekking van de verzekering

burgerlijke aansprakelijkheid (binnenland / buitenland)

[KORTE OPSOMMING VAN DE BELANGRIJKSTE ANDERE DEKKINGEN, ZOALS INZITTENDEN, BRAND, DIEFSTAL, WILD, NATUURKRACHTEN, GLASBREUK, AANHANGWAGENS]

Uitsluitingen

[OPSOMMING VAN DE BELANGRIJKSTE UITSLUITINGEN, ZOALS SCHADE DOOR DRONKENSCHAP, OVERBELASTING VAN HET VOERTUIG, SCHADE AAN VERVOERDE VOORWERPEN, DEELNAME AAN AUTOWEDSTRIJDEN]

juridische bijstand

[KORTE BESCHRIJVING VAN DE EVENTUELE JURIDISCHE BIJSTAND]

5.1.1.1.4 Pechverhelping

contact binnenland

[BENAMING PECHVERHELPER]

[TELEFOONNUMMER]

contact buitenland

[BENAMING PECHVERHELPER]

[TELEFOONNUMMER]

5.1.1.1.5 verlies of diefstal tankkaart

5.1.1.1.6 Bel bij verlies of diefstal van de tankkaart het cardstopnummer 070 344 344 of TOTALcardstop 02 288 94 00.

6 Bijlage 3 bij het model van wagenreglement

model van privacypolicy

Privacy Policy van de entiteit … m.b.t. het gps-lokalisatiesysteem

De doelstelling van deze privacypolicy is de gebruikers van de dienstvoertuigen die uitgerust zijn met een gps-lokalisatiesysteem, op de hoogte te brengen van de volgende feiten:

  1. wanneer er persoonsgegevens van de gebruiker van het dienstvoertuig door het gps-lokalisatiesysteem worden verzameld;
  2. wie die informatie verzamelt;
  3. hoe die informatie wordt gebruikt;
  4. aan wie die informatie wordt medegedeeld;
  5. welke keuzes de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een gps-lokalisatiesysteem, kan maken ten aanzien van de verzameling, het gebruik en de verspreiding van die informatie;
  6. de veiligheidsmaatregelen die worden getroffen om het verlies, het misbruik of de wijziging van die informatie te voorkomen;
  7. de wijze waarop de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een gps-lokalisatiesysteem, een correctie kan aanvragen als de informatie inaccuraat zou blijken te zijn.

1. Doel van het gps-lokalisatiesysteem

Het systeem zal alleen operationeel worden gemaakt om aan volgende doelstellingen tegemoet te komen:

a. Een meer efficiënt wagenparkbeheer.

Het gps-lokalisatiesysteem kan zorgen voor een efficiënter beheer van het wagenpark en de administratie van de dienstritten. Het systeem zorgt er immers voor dat de nodige gegevens vlot beschikbaar zijn en dat bijsturing mogelijk wordt gemaakt. Het is echter niet de bedoeling om het systeem in te zetten als een controlemiddel over het rijgedrag.

b. Verhoging van de kwaliteit van de voortgangscontrole.

Met het gps-lokalisatiesysteem kan een rapporteringssysteem worden gecreëerd ter ondersteuning van de administratie. Het zorgt er immers voor dat onleesbare, onvolledige of vergeten rittenstaten worden voorkomen en dat het handmatig invoeren van gegevens door de voertuiggebruiker niet meer nodig is.

c. Verzamelen van gegevens van een bepaalde gebruiker bij ernstige vermoedens van onjuiste of gemanipuleerde rapportering, ná waarschuwing van en kennisgeving aan die gebruiker.

Met het gps-lokalisatiesysteem is achteraf eenvoudig na te gaan hoe vaak en hoe lang een voertuig daadwerkelijk op een plaats aanwezig is geweest. Dat is in veel gevallen belangrijke informatie voor de administratieve controle op de uitgevoerde opdrachten en ter verificatie van de rapportering door de voertuiggebruiker. Het is niet de bedoeling om het gps-lokalisatiesysteem in te zetten als een controlemiddel op alle handelingen van de personeelsleden.

Als de rechtstreeks leidinggevende het vermoeden heeft dat er door de betrokken gebruiker van een dienstvoertuig onjuist of te weinig wordt gerapporteerd of als er vermoedens zijn van het manipuleren van de rapportering, zal de rechtstreeks leidinggevende of het afdelingshoofd die gebruiker met een dienstnota waarschuwen. Die waarschuwing omvat de volgende onderdelen:

- de ten laste gelegde feiten en de overtreden bepaling(en);

- de termijn waarbinnen de betrokken gebruiker gevolg moet geven aan de waarschuwing;

- de vermelding dat, als geen gevolg wordt gegeven aan de waarschuwing, bij een volgende waarschuwing het gps-lokalisatiesysteem operationeel zal worden gemaakt met de doelstelling om de juistheid van de rapportering te kunnen nagaan;

- de vermelding van de mogelijkheid om met de rechtstreeks leidinggevende of het afdelingshoofd een gesprek te hebben over de aangehaalde problematiek.

Een waarschuwing is altijd schriftelijk en laat toe dat de betrokkene zijn rapporteringsmethodiek eerst zelf bijstuurt, voor het gps-lokalisatiesysteem wordt ingeschakeld ter verificatie van de rapportering.

2. De beherende instantie

De entiteit , vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar, beheert de gegevensverzameling en data-administratie via het gps-lokalisatiesysteem.

3. De opslag van de gegevens

Voor de doelstelling in punt 1a worden de gegevens rechtstreeks geconsulteerd op de beveiligde onlinetoepassing van de externe leverancier van het gps-lokalisatiesysteem. De gegevens kunnen desgewenst worden opgeslagen in afgeschermde documentenbibliotheken van de entiteit .

Voor de doelstellingen in punt 1b en 1c zullen de nodige gegevens op maandbasis worden opgehaald uit de beveiligde onlinetoepassing van de externe leverancier van het gps-lokalisatiesysteem en worden die gegevens opgeslagen in afgeschermde documentenbibliotheken van de entiteit . Indien noodzakelijk kunnen die gegevens worden toegevoegd aan de administratieve dossiers.

De gegevens omvatten:

- kenmerken van het afgelegde traject: datum, tijdstip vertrek, tijdstip aankomst, afstand, trajectduur, lokalisaties;

- identiteitsgegevens van de gebruiker: voornaam en achternaam (eventueel aangevuld met personeelsnummer, afdeling, entiteit);

- kenmerken van het dienstvoertuig: kenteken, merk en type;

- eventueel het doel van de verplaatsing.

Voor de bewaring van de gegevens gelden de onderstaande regels:

- De gegevens, verzameld in het kader van de doelstelling, vermeld in punt 1a, worden voor de periode van één maand bewaard in de bovengenoemde documentbibliotheken. Dezelfde gegevens worden vervolgens wel nog gedurende één jaar geanonimiseerd bijgehouden om een analyse op jaarbasis voor het wagenparkbeheer mogelijk te maken.

- De gegevens, verzameld in het kader van de doelstelling, vermeld in punt 1 b, worden voor de periode van vier jaar bewaard in de bovengenoemde documentbibliotheken.

- De gegevens, verzameld in het kader van de doelstelling, vermeld in punt 1c, worden voor de periode van één jaar bewaard in de bovengenoemde documentbibliotheken.

4. Ontvangers van de gegevens

De leidend ambtenaar en de afdelingshoofden hebben toegang tot alle gegevens, vermeld in punt 1a en 1b. De leidend ambtenaar, het respectieve afdelingshoofd en de respectieve rechtstreeks leidinggevende hebben toegang tot de gegevens, vermeld in punt 1c.

5. Toestemming van de gebruiker

De entiteit vraagt de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van iedere gebruiker van een dienstvoertuig om de gegevens, vermeld in punt 1, te verzamelen, te verwerken en te verspreiden voor de beschreven doeleinden. Met toepassing van artikel 17 van de wet van 8 december 1992 zal de entiteit vervolgens de aangifte van de verwerking van persoonsgegevens indienen bij de commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De entiteit legt de invoering van het gps-lokalisatiesysteem eveneens vast in het arbeidsreglement en in het wagenreglement. Dit privacypolicydocument wordt als bijlage bij het wagenreglement gevoegd.

Als de gebruiker van een dienstvoertuig zijn toestemming tot het operationaliseren van het gps-lokalisatiesysteem niet wil geven of intrekt, dan komt de gebruiker met het respectieve afdelingshoofd en de respectieve rechtstreeks leidinggevende overeen over de wijze waarop aan de doeleinden, beschreven in punt 1, door de gebruiker zal worden voldaan, zonder toepassing te maken van de mogelijkheden die het gps-lokalisatiesysteem biedt. Concreet zal de gebruiker van het dienstvoertuig dan alvast de reiswijzer en de rapportering uitgebreider en nauwkeuriger moeten bijhouden. De gebruiker van het dienstvoertuig moet in dat geval ook actief zorgen voor het efficiënte wagenparkbeheer en moet er eigenhandig en op eigen verantwoordelijkheid voor zorgen dat onleesbare, onvolledige of vergeten rittenstaten worden vermeden.

6. Veiligheidsmaatregelen

De entiteit treft de volgende veiligheidsmaatregelen om verlies, misbruik of manipulatie van de verkregen informatie te voorkomen:

- De onlinetoepassing van de externe leverancier van het gps-lokalisatiesysteem vanwaaruit de gegevens worden opgehaald, is beveiligd. Ze is alleen toegankelijk met gebruik van een gebruikersnaam en paswoord die worden toegekend aan de personen, vermeld in punt 4, en hun administratief daartoe aangestelde medewerkers.

- De in punt 3 vermelde documentbibliotheken worden doeltreffend afgeschermd. Alleen de in punt 4 vermelde personen en hun administratief daartoe aangestelde medewerkers zullen toegang krijgen om de gegevens te consulteren.

- Alle betrokken personeelsleden zullen zich ertoe verbinden op elk moment integer met de door de voertuigen gegenereerde data om te gaan.

7. Raadpleging van persoonlijke gegevens

De gebruiker van een dienstvoertuig dat is uitgerust met een operationeel gps-lokalisatiesysteem, kan op schriftelijk verzoek een kopie krijgen van de informatie die over zijn persoon en de gebruikte dienstwagen wordt opgeslagen in de documentenbibliotheken, beschreven in punt 3. Daarvoor neemt de betrokken gebruiker contact op met zijn afdelingshoofd en de respectieve rechtstreeks leidinggevende. De betrokken gebruiker kan een correctie aanvragen als de informatie inaccuraat zou blijken te zijn.







Bijlage 2 bij Omzendbrief KB/BZ 2017/4 betreffende verwerving en vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen.

Verwervingsvoorwaarden dienstvoertuigen

1. Omschrijving Klassen dienstvoertuigen

De dienstvoertuigen die bestemd zijn voor personen- of goederenvervoer, worden, met het oog op normering worden ingedeeld in 14 voertuigklassen (0 – 13).

klasse

Benaming

Omschrijving

0

ministeriële wagen

personenwagen met representatief karakter, bestemd voor een Vlaamse minister

1

statuswagen

personenwagen met representatief karakter, bestemd voor kabinetschefs, provinciegouverneurs en N-functie- houders

2

afstandswagen

personenwagen bestemd voor intensief gebruik en voor hoofdzakelijk grote afstanden

3

middenklasser

personenwagen bestemd voor korte en lange afstanden

4

stadswagen

personenwagen bestemd voor gebruik in de stad of voor hoofdzakelijk korte afstanden

5

(middel)grote volumewagen

wagen, hoofdzakelijk bestemd voor personenvervoer met vijf tot acht zitplaatsen

6

kleine volumewagen

wagen, hoofdzakelijk bestemd voor personenvervoer, met vijf tot zeven zitplaatsen

7

grote stationwagen

wagen, bestemd voor zowel personen- als goederenvervoer, met relatief grote laadruimte

8

kleine stationwagen

wagen, bestemd voor zowel personen- als goederenvervoer, met beperkte laadruimte

9

kleine bestelwagen

wagen, bestemd voor zowel personen- als goederenvervoer met beperkte laadruimte, 5-deurs, minstens 4 zitplaatsen, minstens 450 kg netto laadvermogen bestuurder inbegrepen, laadruimte met minstens 550 liter laadvolume; in de versie licht bedrijfsvoertuig (bestelwagen zonder tweede rij) heeft de laadruimte minstens 2450 liter laadvolume

gemengd gebruik

10

grote bestelwagen

wagen, hoofdzakelijk bestemd voor goederenvervoer, met relatief grote laadruimte, MTM > 3300 kg, < 3500 kg netto laadvermogen > 1100 kg ?nuttig laadvolume > 10 m³

11

kleine bestelwagen

wagen, hoofdzakelijk bestemd voor goederenvervoer, met beperkte laadruimte, MTM > 2700 kg, < 3100 kg ?netto laadvermogen > 950 kg ?nuttig laadvolume > 4,5 m³

12

grote terreinwagen

wagen, bestemd voor gebruik op diverse terreinen, met relatief grote capaciteit of laadruimte, 5-deurs, minstens 4 zitplaatsen met hoofdsteun, lengte voertuig minstens 450 cm

13

kleine terreinwagen

wagen, bestemd voor gebruik op diverse terreinen, met eerder beperkte capaciteit of laadruimte, lengte voertuig hoogstens 450 cm, compact en wendbaar

2 DETAILBEREKENING en AANNAMES TOTAL COST OF OWNERSHIP

De TCO wordt berekend op de volledige looptijd (of gebruiksduur) van het voertuig. De looptijd (of gebruiksduur) en jaarlijkse afstand verschillen per klasse en de aankoop of huur van het voertuig. Bij de berekening van de TCO worden de termen “looptijd”, “gebruiksduur” en “jaarlijkse afstand” gebruikt.

Klasse

omschrijving dienstvoertuig

Afstand

per jaar

Gebruiks

duur

(aankoop)

Looptijd

(huur)

0

ministeriële wagen

35.000 km

5 j

4 j

1

Statuswagen

35.000 km

5 j

4 j

2

Afstandswagen

25.000 km

6 j

5 j

3

Middenklasser

15.000 km

8 j

5 j

4

stadswagen

15.000 km

8 j

5 j

5

(middel)grote volumewagen

25.000 km

6 j

5 j

6

kleine volumewagen

15.000 km

8 j

5 j

7

grote stationwagen

15.000 km

8 j

5 j

8

kleine stationwagen

15.000 km

8 j

5 j

9

kleine bestelwagen gemengd gebruik

15.000 km

8 j

5 j

10

grote bestelwagen

15.000 km

8 j

5 j

11

kleine bestelwagen

15.000 km

8 j

5 j

12

grote terreinwagen

15.000 km

8 j

5 j

13

kleine terreinwagen

15.000 km

8 j

5 j

Voor TCO-componenten met jaarlijks terugkerende kosten wordt rekening gehouden met de inflatie. Deze is gebaseerd op de cijfers van Statbel, zijnde 1,97%. Om het effect van de inflatie te berekenen wordt een inflatiefactor berekend:







2.1 Aankoop/lease

De aankoop- en huurprijzen houden rekening met een degelijke comfort- en veiligheidsuitrusting;

De aankoop- en huurprijzen houden geen rekening met specifieke, activiteitsgebonden opties (bijvoorbeeld gele kleur, lichtbalk, inrichting laadruimte, …).

De volgende kostencomponenten zijn inbegrepen: de aankoop/leaseprijs en inschrijving van het voertuig, inclusief opties en btw, inclusief fleetkorting en de levering van het voertuig met volle brandstoftank of batterij, beide nummerplaten en de wettelijke uitrustingskit(inclusief reflecterend veiligheidsvestje). In geval van aankoop een minimum garantietermijn van 2 jaar.

In de leaseprijzen zijn bijkomend inbegrepen:

-waarde van het voertuig;

-financiering van het voertuig;

-belastingen (BIV);

-ingeval van een elektrisch voertuig: leasing van de batterij;

-onderhoud, herstellingen en banden;

-technische keuring;

-technische bijstand met vervangwagen;

-verzekering burgerlijke aansprakelijkheid;

-verzekering rechtsbijstand.

De looptijd van een huur- of leasecontract wordt geoptimaliseerd, rekening houdend met het werkelijke gebruik. Dat houdt in dat de dienstvoertuigen die veel kilometers rijden, vroeger vervangen zullen worden dan de dienstvoertuigen met een kleiner aantal kilometers.

Formule





Duiding van de formule:

-Aankoopprijs: prijs die wordt bepaald volgens klasse en brandstofcategorie, met alle kostencomponenten, uitgezonderd BIV;

- Batterijleaseprijs: prijs van de huur van de batterij per maand, op basis van de jaarlijkse afstand en gebruiksduur. De jaarlijkse afstand en gebruiksduur zijn vastgelegd in de tabel in paragraaf 2;

-Leaseprijs: de maandelijkse leaseprijs die wordt bepaald per klasse en brandstofcategorie, met alle kostencomponenten, uitgezonderd BIV;

-Looptijd: de totale looptijd van het leasecontract. Dit is vastgelegd in de tabel in paragraaf 2.

2.2 Restwaarde

De restwaarde is enkel van toepassing voor voertuigen op aankoop. Bij leasing is de restwaarde reeds inbegrepen in de maandprijs.

De restwaarde wordt forfaitair bepaald op 10% van de totale aankoopprijs.

Formule





Duiding van de formule:

-Aankoopprijs: prijs die wordt bepaald volgens klasse en brandstofcategorie, met alle kostencomponenten, uitgezonderd BIV;

2.3 Verzekering

De verzekering is enkel van toepassing voor voertuigen die aangekocht worden. Bij leasing is de verzekering reeds inbegrepen in de leaseprijs. Hoewel de voertuigen bij de Vlaamse overheid door de overheid zelf gedekt worden (kosten en risico’s zijn geïnternaliseerd), wordt een marktconforme kost meegerekend voor een BA-verzekering voor de volledige looptijd. De formule wordt ook gebruikt in de TCO-tool op www.milieuvriendelijkevoertuigen.be en is onderbouwd met markt- en academische data.

Formule

Duiding van de formule:

-Verzekering-BA: een forfaitair jaarbedrag voor de BA-verzekering, zijnde 395 euro per jaar;

-Verzekering-omnium: een kost die wordt berekend als 2% van de aankoopprijs.

-Aankoopprijs: prijs die wordt bepaald volgens klasse en brandstofcategorie, met alle kostencomponenten, uitgezonderd BIV;

-Gebruiksduur: de totale gebruiksduur van het voertuig. Dit is vastgelegd in de tabel in paragraaf 2.

-Inflatiefactor: factor die de meerkosten ten gevolge van de inflatie berekent. De inflatiefactor is toegelicht in paragraaf 2

2.4 Reparaties onderhoud en banden (ROB)

De kosten voor reparaties, onderhoud en banden (ROB) zijn enkel van toepassing op aankoop. Bij leasing is deze component reeds inbegrepen in de leaseprijs. De formule wordt ook gebruikt in de TCO-tool op www.milieuvriendelijkevoertuigen.be en is onderbouwd met markt- en academische data.

Formule





Duiding van de formule:

-Onderhoudsforfait: een forfaitaire kost per kilometer, zijnde 0,02 €/km;

-Onderhoudsfactor: een factor per kilometer, 1/2.000.000 = 0,0000005 /km;

-Jaarlijkse afstand: de afstand per jaar wordt gedefinieerd per klasse, ongeacht brandstofcategorie Dit is vastgelegd in de tabel in paragraaf 2.

-Gebruiksduur: de totale gebruiksduur van het voertuig. Dit is vastgelegd in de tabel in paragraaf 2.

-Inflatiefactor: factor die de meerkosten ten gevolge van de inflatie berekent. De inflatiefactor is toegelicht in paragraaf 2.

-Brandstoffactor: bedraagt 0,75 voor elektrische voertuigen en 1 voor alle andere brandstofcategorieën.

2.5 Verbruik

Het verbruik is het totale energie- en brandstofverbruik. Deze TCO-component wordt voor leasing en aankoop op dezelfde wijze berekend.

Formule





Duiding van de formule:

-Verbruiksfactor: Het quotiënt van het reële verbruik en het door de constructeur opgegeven verbruik. We gaan uit van een factor 140% [1] ;

-Jaarlijkse afstand: de afstand per jaar wordt gedefinieerd per klasse, ongeacht brandstofcategorie. Dit is vastgelegd in de tabel in paragraaf 2.

-Gebruiksduur: de totale gebruiksduur van het voertuig. Dit is vastgelegd in de tabel in paragraaf 2.

-Looptijd: de totale looptijd van het leasecontract. Dit is vastgelegd in de tabel in paragraaf 2.

-Inflatiefactor: factor die de meerkosten ten gevolge van de inflatie berekent. De inflatiefactor is toegelicht in paragraaf 2

-Benzineverbruik: het door de constructeur opgegeven benzineverbruik van het voertuig. Deze parameter is van toepassing bij benzine-, aardgas- en plug-in hybride voertuigen;

-PHEV-factor: factor die toelaat om voor plug-in hybrids het reële benzineverbruik te berekenen, wanneer de batterij volledig leeg is. De factor wordt berekend in functie van de elektrische actieradius: PHEV-factor = 2 + (elektrische actieradius – 25) / 25;

-Aardgasverbruik: het door de constructeur opgegeven aardgasverbruik van het voertuig. Deze parameter is van toepassing bij aardgasvoertuigen;

-Dieselverbruik: het door de constructeur opgegeven dieselverbruik van het voertuig. Deze parameter is van toepassing bij dieselvoertuigen;

-Elektriciteitsverbruik: het door de constructeur opgegeven verbruik van het voertuig. Deze parameter is van toepassing bij elektrische en plug-in hybride voertuigen. Het elektriciteitsverbruik kan door de constructeur rechtstreeks opgegeven zijn of kan berekend worden door de batterijcapaciteit te delen door het rijbereik;

--Benzine-, aardgas- en dieselprijs: de brandstofprijs per liter of kilogram, berekend volgens de gemiddelde maximumprijzen van 2016 (bron: Petrolfed), verminderd met een forfait van 0,16 €/L voor benzine en diesel (rekening houdend met de brandstofkortingen voor de Vlaamse overheid), zijnde 1,167 €/L voor benzine, 0,900 €/kg voor aardgas en 1,011 €/L voor diesel;

-Elektriciteitsprijs: de prijs die de Vlaamse overheid betaalt voor elektriciteit, zijnde 0,130 €/kWh;

-CNG-ratio: het aandeel op aardgas verreden kilometers op de volledige afstand. We gaan uit van 80% voor CNG/bi-fuel voertuigen en 0% voor andere brandstofcategorieën;

-EV-ratio: het aandeel op elektriciteit verreden kilometers op de volledige afstand. We gaan uit van 30% voor plug-in hybride voertuigen, 100% voor elektrische voertuigen en 0% voor andere brandstofcategorieën.



[1] TNO-rapport "TNO 2013 R10703, Praktijkverbruik van zakelijke personenauto’s, en plug-in voertuigen", p.14, tabel 2

2.6 BIV

De belasting op inverkeersteling wordt voor aankoop berekend volgens de Vlaamse berekeningswijze (zie https://codex.vlaanderen.be/Zoeken/Document.aspx?DID=1023499&param=inhoud&ref=search#http://www.vlaanderen.be/nl/mobiliteit-en-openbare-werken/voertuigen/belasting-op-inverkeerstelling-en-verkeersbelasting-gewijzigd

Bij leasing is de BIV inbegrepen.

2.7 EV-premie

De EV-premie voor de aankoop of leasing van zero emmissievoertuigen bedraagt 5.000 euro voor 2017 en 2018. Voor 2019 bedraagt deze 2.500 euro.




Bijlage 3: Total Cost of Ownership berekeningstool in excel http://vademecum.vandenbroele.be/resources/documenten/3-6_Dienstvoertuigen_-_Omzendbrief_bijlage_3.xlsx

 Bijlage 4: Formule Total Cost of ownership

http://vademecum.vandenbroele.be/resources/documenten/3-6_Dienstvoertuigen_-_Omzendbrief_bijlage_4.xlsx