Titel: Type huishoudelijk reglement van de interministeriële conferenties
Aard document: Huishoudelijk Reglement
Datum document: 16/01/2009
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE INTERMINISTERIËLE CONFERENTIE VOOR …



(16 januari 2009)

Artikel 1. - Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement moet worden verstaan onder de “Conferentie”, de Interministeriële Conferentie voor…, opgericht overeenkomstig artikel 31bis van de gewone wet van 9 augustus 1980 tot hervorming der instellingen.

Art. 2. - De Conferentie is samengesteld uit de leden, vermeld in de tabel “Samenstelling van de Interministeriële Conferenties”.

Art. 3. – De Conferentie wordt voorgezeten overeenkomstig punt 4.5 van de Omzendbrief betreffende de Interministeriële Conferenties. 

Elk jaar in de maand oktober maakt de Voorzitter zijn werkkalender voor het komende jaar over aan het Overlegcomité.

Art. 4. -  De Voorzitter duidt het secretariaat aan dat uitdrukkelijk belast wordt met het secretariaat van de Conferentie, meerbepaald met de opmaak van de agenda en de notulen en met het coördineren van de ontvangst van de nota’s en alle andere documenten nuttig voor de vergaderingen.

Art. 5 – Een technische coördinator wordt aangeduid bij de Kanselarij van de Eerste Minister en bij de Kanselarijen van de Minister-Presidenten van de deelstaten.

Het secretariaat van de Conferentie bezorgt alle aan de leden te verdelen documenten elektronisch aan de Centrale Secretarie van het Overlegcomité die zal instaan voor de gecentraliseerde verdeling van de documenten naar de betrokken leden via de informatica toepassing van de besloten gebruikersgroepen.

De documenten moeten aan de Centrale Secretarie van het Overlegcomité bezorgd worden twee werkdagen vóór de termijnen bepaald in de artikelen 7, § 2, 9, 2de lid en 11 van dit reglement.

Het secretariaat van de Conferentie bezorgt eveneens een afschrift van deze documenten aan de technische coördinator.

Art. 6 – Enkel de leden van het Overlegcomité en de leden van de betrokken Interministeriële Conferenties hebben toegang tot de informatica toepassing van de besloten gebruikersgroepen, via de aangeduide personen in de verschillende betrokken beleidscellen of kabinetten.

De namen en de coördinaten van deze personen worden meegedeeld aan de Centrale Secretarie van het Overlegcomité door het secretariaat van de Conferentie.

Art. 7. - §1. De Conferentie vergadert, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van de Voorzitter of van een lid van de Conferentie.

§2. De Voorzitter deelt minstens twee maanden  op voorhand de datum van de volgende vergadering mee aan de leden van de Conferentie, overeenkomstig de modaliteiten bepaald in artikel 5 van dit reglement.

Ondertussen kan, in geval van hoogdringendheid, deze termijn verminderd worden op initiatief van de Voorzitter of op verzoek van een lid.

Art. 8. - §1. De Voorzitter stelt de agenda vast waarover de Conferentie beraadslaagt.

De leden van de Conferentie kunnen op de agenda alle punten brengen waarvan zij wensen dat zij onderzocht worden.

Te dien einde maken zij aan het secretariaat van de Conferentie  5 exemplaren in het Nederlands en  5 exemplaren in het Frans, of  5 exemplaren in het Duits, met een vertaling in het Nederlands en in het Frans van een behoorlijk ondertekende synthesenota over. Zij voegen hierbij alle andere nuttig geachte aanvullende en verklarende stukken.

De aanvraag tot inschrijving van een punt op de agenda en de nota moeten uiterlijk één maand  vóór de datum van vergadering toekomen, of in geval van hoogdringendheid, uiterlijk zeven werkdagen vóór die datum.

§2. In geval van hoogdringendheid kan de Conferentie met de instemming van al haar leden beraadslagen over punten die niet op de agenda voorkomen.

Art. 9. - De Voorzitter van de Conferentie schrijft elke overeenkomstig artikel  8, §1, binnengekomen zaak in op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de Conferentie.

De Voorzitter deelt de agenda en de stukken ingezonden aan de leden van de Conferentie mee,, uiterlijk drie weken vóór de datum van de vergadering van deze agenda, overeenkomstig de modaliteiten bepaald in artikel 5 van dit reglement.

Art. 10. - De leden van de Conferentie mogen zich niet laten vertegenwoordigen door een medewerker, behoudens aan de Voorzitter meegedeelde onbeschikbaarheid.

De Conferentie moet in elk geval vergaderen op het niveau van de leden in het kader van een procedure van betrokkenheid of overleg.

Ieder lid van de Conferentie kan zich laten vergezellen door een medewerker.

De Conferentie kan iedere persoon uitnodigen om te worden gehoord met het oog op advies.

Art. 11. - Een ontwerp van notulen van de vergadering van de Conferentie bevattende de lijst van de aanwezige leden, de beslissingen van de Conferentie alsook de aan de Conferentie gedane officiële mededelingen wordt door het secretariaat opgesteld en aan de leden van de Conferentie toegestuurd binnen de acht werkdagen, overeenkomstig de modaliteiten bepaald in artikel 5 van dit reglement.

Indien binnen acht werkdagen na de toezending van het ontwerp van notulen geen opmerkingen worden gemaakt bij het secretariaat, worden de notulen geacht goedgekeurd te zijn.

In elk geval wordt het ontwerp van notulen steeds op de volgende vergadering van de Conferentie ter definitieve goedkeuring voorgelegd.

Art. 12. - Een werkgroep, onder het voorzitterschap van een persoon die door de Voorzitter van de Conferentie aangeduid wordt en bestaande uit vertegenwoordigers van ieder lid van de Conferentie, kan worden opgericht om de vergaderingen van de Conferentie voor te bereiden. Het verslag van deze werkgroep wordt meegedeeld aan de leden ervan, overeenkomstig de modaliteiten bepaald in artikel 5 van dit reglement.

pagebreakArt. 13 .- De Voorzitter van de Conferentie is belast met het overmaken van de definitieve agenda’s en de goedgekeurde notulen van de Conferentie naar alle Parlementen, volgens de modaliteiten die hij bepaalt.

Art. 14. - Dit reglement treedt in werking op …