Titel: Protocol tussen het Vlaams Parlement en de Vlaamse Regering over de samenwerking tussen hun diensten (Bureaubeslissing van 3 december 2012)
Aard document: Protocol
Datum document: 03/12/2012
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

Protocol tussen het Vlaams Parlement en de Vlaamse Regering over de samenwerking tussen hun diensten

(Bureaubeslissing van 3 december 2012)

 

Het Vlaams Parlement, vertegenwoordigd door de heer Jan Peumans, voorzitter,

en

de Vlaamse Regering, vertegenwoordigd door de heer Kris Peeters, minister-president,

overwegende dat een vlotte samenwerking tussen de diensten van de Vlaamse Regering en het Vlaams Parlement, met inbegrip van de uitwisseling van informatie, van essentieel belang is;

overwegende dat het van goed bestuur getuigt een zo groot mogelijke zuinigheid en uniformiteit van de gehanteerde instrumenten na te streven;

overwegende dat een algemeen protocol nodig is om de vormen van samenwerking formeel te regelen en onafhankelijk te maken van de gehanteerde instrumenten;

komen het volgende overeen:

pagebreakHoofdstuk 1. Algemeen samenwerkingskader

Artikel 1. De diensten van het Vlaams Parlement en de diensten van de Vlaamse Regering, meer bepaald de Vlaamse ministeries en de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid, verbinden zich ertoe om samen te werken inzake de volgende domeinen:

-          de uitwisseling van en toegang tot niet-vertrouwelijke informatie, vooral de informatie betreffende de decreetgeving, de aanvullende regelgeving en de uitoefening van de parlementaire controlefunctie door de Vlaamse volksvertegenwoordigers;

-          de uitwisseling van informatie over de werking en de beleidsopties van de diensten van de Vlaamse Regering en het Vlaams Parlement,

-          het op elkaar afstemmen van werkzaamheden en infrastructurele ingrepen teneinde dubbele investeringen te vermijden;

-          het voor elkaar openstellen van de raamcontracten voor de aankoop van goederen en diensten en het beroep doen op elkaars aankoopcentrales of opdrachtencentrales;

-          het voor elkaar openstellen van de vormings- en HR-initiatieven;

-          het openstellen van de door de diensten van de Vlaamse Regering georganiseerde kinderopvang voor de diensten van het Vlaams Parlement;

-          het voor elkaar openstellen van de vergaderruimten, ruimten voor evenementen, en, na afspraak, cateringfaciliteiten

pagebreakHoofdstuk 2. Specifieke samenwerkingsdomeinen

Afdeling 1. Drukken van begrotingsdocumenten

Art. 2. De diensten van de Vlaamse Regering kunnen voor het drukken van de begrotingsdocumenten, meer bepaald het ontwerp van decreet houdende de middelenbegroting, het ontwerp van decreet houdende de algemene uitgavenbegroting, de algemene toelichting en de toelichtingen bij de programma’s, rechtstreeks samenwerken met de door het Vlaams Parlement aangeduide drukkerij.

De diensten van de Vlaamse Regering kunnen een beroep doen op de medewerking van de diensten van het Vlaams Parlement voor het waarborgen van de naleving van de huisstijl en voor een kwaliteitscontrole van het drukwerk, met dien verstande evenwel dat de tijdige verspreiding daardoor niet in het gedrang mag komen.

De Vlaamse Regering dient het ontwerp van decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting (programmadecreet) tegelijk met of zo snel mogelijk volgend op het ontwerp van begroting, met als uiterste datum 31 oktober, in bij de voorzitter van het Vlaams Parlement.

Afdeling 2. Archiefsamenwerking

Art. 3. De archiefdienst van het Vlaams Parlement deelt de selectielijsten die door het Vlaams Parlement of zijn organen goedgekeurd zijn mee aan het steunpunt voor bestuurlijk-administratieve archiefwerking, dat die selectielijsten bekendmaakt op dezelfde wijze als de selectielijsten van de zorgdragers die onder het toepassingsgebied van het Archiefdecreet vallen.

 

Art. 4. Bij de uitwerking van het centrale register voor archiefdocumenten wordt rekening gehouden met de inbreng van het Vlaams Parlement teneinde een vlotte integratie te garanderen van de gegevens die het Parlement aanlevert over de archiefdocumenten die het beheert. Bij de aanlevering van deze gegevens houdt het Parlement rekening met de standaarden van het register die worden opgelegd aan de zorgdragers.

 

Art. 5. Om onderlinge consistentie te bereiken met selectielijsten die betrekking hebben op de documentenstroom tussen de Vlaamse Regering en het Vlaams Parlement, wordt de archiefdienst van het Vlaams Parlement uitgenodigd om deel te nemen aan de betrokken selectiecommissie(s).

 

Art. 6. De diensten van het Vlaams Parlement en de Vlaamse Regering informeren elkaar over hun initiatieven op het vlak van digitale archivering en werken hierover samen met het oog op een gemeenschappelijke aanpak.

Afdeling 3. Digitalisering van de parlementaire procedures

Art. 7. Het Vlaams Parlement en de Vlaamse Regering garanderen dat de formele correspondentie met betrekking tot de decreetgevende en controlerende initiatieven (o.a. parlementaire vragen en ministeriële antwoorden) en de bijzondere beleidsinitiatieven op elektronische wijze mogelijk wordt gemaakt, met de mogelijkheid tot authentificatie van de afzender via de elektronische identiteitskaart.

 

Elke concrete toepassing treedt in werking na onderling overleg tussen de bevoegde diensten van het Vlaams Parlement en de Vlaamse Regering en op de datum bepaald in onderlinge briefwisseling tussen de voorzitter van het Vlaams Parlement en de minister-president van de Vlaamse Regering.

Hoofdstuk 3. Kostenverdeling

Art. 8. Iedere partij neemt de kosten van de noodzakelijke investeringen en van de werking op zich of de partijen bepalen daarvoor een verdeelsleutel. Voor ieder samenwerkingsinitiatief kunnen specifieke afspraken gemaakt worden inzake kostenverrekening.

pagebreakHoofdstuk 4. Ambtelijke samenwerkingsinitiatieven, coördinatie van de samenwerking en verslag 

Art. 9. De diensten van het Vlaams Parlement en de diensten van de Vlaamse Regering staan in voor de concrete invulling van de samenwerking en kunnen binnen de grenzen van dit protocol specifieke samenwerkingsinitiatieven uitwerken.

Art. 10. Een stuurgroep bewaakt en coördineert de samenwerking. De stuurgroep is samengesteld uit personeelsleden van de diensten van het Vlaams Parlement en personeelsleden van de diensten van de Vlaamse Regering. De secretaris-generaal van het Vlaams Parlement is delegatievoorzitter van de diensten van het Vlaams Parlement. De secretaris-generaal van het departement Diensten voor het Algemeen Regerings-beleid is delegatievoorzitter van de diensten van de Vlaamse Regering. De delegatievoorzitters zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van hun delegatie.

De stuurgroep komt samen nadat een van beide delegatievoorzitters hierom verzocht heeft. De stuurgroep wordt afwisselend door één van beide delegatievoorzitters voorgezeten.

Ten minste eenmaal per jaar wordt bij het begin van het parlementaire zittingsjaar verslag uitgebracht bij het Uitgebreid Bureau van het Vlaams Parlement en bij de Vlaamse Regering over de voorbije werkzaamheden en de onderlinge afspraken.

Art. 11. In hun akkoorden met derden houden beide partijen rekening met dit protocol. De respectieve diensten nemen in hun dienstorders, omzendbrieven, enz. de nodige richtlijnen op of veralgemenen de bestaande richtlijnen om dit protocol en de, in dit kader goedgekeurde, beslissingen uit te werken.

pagebreakHoofdstuk 5. Inwerkingtreding, wijziging en opzegging

Art. 12. Dit samenwerkingsprotocol wordt gesloten voor onbepaalde termijn en treedt in werking op 1 januari 2013. Voorstellen tot wijziging van het samenwerkingsprotocol worden uiterlijk 1 maand voor de eerstvolgende vergadering van de stuurgroep schriftelijk meegedeeld aan de tegenpartij.

Elk van beide partijen kan dit protocol door kennisgeving aan de andere partij opzeggen. Zes maanden na de datum van die kennisgeving houdt dit protocol op van toepassing te zijn.

Opgemaakt te Brussel op 17 januari 2013 in twee exemplaren. Iedere partij verklaart een exemplaar ontvangen te hebben.




Jan PEUMANS  Kris PEETERS
Voorzitter van het Vlaams Parlement
Minister-president van de Vlaamse Regering


Martine GOOSSENS Martin RUEBENS
Secretaris-generaal van het
Vlaams Parlement
Secretaris-generaal van het Departement
Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid