Titel: Omzendbrief VR 2006/16: De vertegenwoordiging in rechte van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 30/06/2006
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

De vertegenwoordiging in rechte van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest


 

Omzendbrief VR 2006/16

Datum
: 30 juni 2006

 

Deze omzendbrief heft de omzendbrief VR 2003/16 van 5 december 2003 betreffende de vertegenwoordiging in rechte van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest op.


Toepassingsgebied van de omzendbrief

Deze omzendbrief is van toepassing op:

- de gedingen bij administratieve rechtscolleges en bij het Rekenhof;

- de gedingen bij alle andere hoven en rechtbanken

ongeacht of de Vlaamse overheid optreedt als eiser, als verweerder of als tussenkomende partij.

De omzendbrief is niet van toepassing op:

- de gedingen bij het Arbitragehof Voor de gedingen bij het Arbitragehof: zie de omzendbrief VR 2002/23 betreffende het Arbitragehof;

- arbitrage zoals bedoeld in de artikelen 1676 e.v. Gerechtelijk Wetboek.

Deze omzendbrief is alleen van toepassing op de rechtsgedingen die gevoerd worden namens de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest, en dus niet op de rechtsgedingen van de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid of de extern verzelfstandigde agentschappen.  Als er in deze omzendbrief sprake is van agentschappen worden dus IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid bedoeld.

PROCEDURE VOOR OPTREDEN IN RECHTE ALS VERWEERDER

1. IN ONTVANGST NEMEN VAN DAGVAARDINGEN EN EXPLOTEN

Dagvaardingen en deurwaardersexploten die betekend worden aan het kabinet van de minister-president, kunnen in ont­vangst genomen worden door de perso­neelsleden van de Kanselarij die daartoe gedelegeerd zijn, op het adres Koolstraat 35, 1000 Brussel zie: ministerieel besluit van 1 april 2006 houdende delegatie inzake inontvangstneming van dagvaardingen en deurwaardersexploten en artikel 9 van besluit van het afdelingshoofd van de entiteit Kanselarij van 3 april 2006 houdende delegatie van sommige bevoegdheden aan personeelsleden van de entiteit Kanselarij.

Gedinginleidende stukken voor een niet-limitatief overzicht van gedinginleidende stukken: zie bijlage (punt 1) moeten overeenkomstig artikel 82 van de bijzondere wet van 8 au­gustus 1980 tot hervorming der instellingen Artikel 82, eerste lid, BWHI, luidt als volgt: "Onverminderd artikel 48bis vertegenwoordigt de Regering de Gemeenschap of het Gewest in en buiten rechte. Zij wordt gedagvaard aan het kabinet van de voorzitter van de Regering. De in dit artikel bedoelde rechtsgedingen van de Gemeenschap of het Gewest, als eiser of als verweerder, worden gevoerd namens de Regering, ten verzoeke van het door deze aangewezen lid.” aan het kabinet van de minister-president betekend worden.  Het is van het grootste belang dat de diensten die, in afwij­king van deze regel, toch een gedinginleidend stuk zouden ontvangen, de afzender op artikel 82 attent maken en hem naar de Kanselarij doorverwijzen. Als de afzen­der het be­teken­de stuk toch op een andere dienst zou achterlaten, signaleert de ontvanger dit onmiddellijk aan de Kanselarij en be­zorgt hij de stukken zo snel mogelijk aan de Kanselarij, Koolstraat 35 1000 Brussel.

Andere dan gedinginleidende exploten voor een niet-limitatief overzicht van de bedoelde exploten: zie bijlage (punt 2). kunnen soms ook aan de bevoegde Vlaamse ministers betekend worden.  Om te vermijden dat deze stukken niet tijdig bij de bevoegde (juridische) dienst terechtkomen, is het raadzaam woonstkeuze te doen bij de bevoegde administratieve entiteit of bij de advocaat.  Dat geldt vooral voor gedingen bij de Raad van State. 

Diensten die per vergissing een exploot ontvangen dat niet voor hen bestemd is, sturen dat zo snel mogelijk door hetzij naar het hoofd van het bevoegde departement of agentschap, hetzij naar de Kanselarij, Koolstraat 35, 1000 Brussel.

2. DOORZENDEN VAN DAGVAARDINGEN EN EXPLOTEN

De Kanselarij zorgt voor de verzending van alle dagvaardingen en exploten en volgt daarbij de hierna be­schreven werkwijze:

- het origineel wordt zo snel mogelijk tegen ontvangstbewijs bezorgd aan het hoofd van het be­voegde departement of agentschap.  Dringende stukken worden onmiddellijk gescand en gemaild of gefaxt naar de bevoegde (juridische) dienst;

- een afschrift wordt bezorgd aan de bevoegde Vlaamse minister(s).

3. WIE VOERT HET GEDING ALS MEERDERE MINISTERS BEVOEGD ZIJN ?

Als de Vlaamse Regering gedagvaard wordt, gaat de Kanselarij na tot wiens bevoegdheid het geding behoort.  Als het geding tot de bevoegdheid behoort van meerdere ministers, zendt de Kanselarij een afschrift van het gedinginleidend stuk naar alle bevoegde ministers,

- met vermelding van de namen van alle ministers naar wie het stuk gestuurd werd; en

- met verwijzing naar de regeling in het bevoegdheids- en delegatiebesluit van de Vlaamse Regering Momenteel: art. 9bis van het BVR 27 juli 2004 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse Regering..

De ministers die interesse hebben om de zaak te volgen of te sturen, laten dat zo snel mogelijk weten aan de minister die de protocollaire voorrang Met de begrippen “protocollaire voorrang” en “hoogste rangorde” wordt verwezen naar de orde van voorrang van de ministers op grond van artikel 60, § 5, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen.  In het bevoegdheids- en delegatiebesluit worden de Vlaamse ministers vermeld in protocollaire volgorde en die volgorde werd ook vastgelegd in de omzendbrief VR 2004/1. geniet.  In onderling overleg wordt dan uitgemaakt ten verzoeke van welke minister het geding gevoerd zal worden. 

Er zijn drie mogelijkheden.

- Geen enkele minister betoont interesse om het geding te voeren ? het geding wordt gevoerd ten verzoeke van de minister die de protocollaire voorrang geniet.

- Een of meer ministers betonen interesse om het geding te voeren, en komen tot een consensus ? de minister die het geding zal voeren, deelt dat onmiddellijk mee aan de bevoegde (juridische) dienst.

- Eén of meer ministers betonen interesse om het geding te voeren, maar komen niet tot een consensus ? het geding wordt gevoerd ten verzoeke van de minister die de protocollaire voorrang geniet.

Dat betekent concreet dat als niet binnen een redelijke termijn aan de bevoegde (juridische) dienst meegedeeld wordt welke minister het geding zal voeren, deze dienst ervan mag uitgaan dat de minister met de hoogste rangorde het geding zal voeren.

Als er geen consensus bereikt kan worden in onderling overleg, is het ook mogelijk (maar niet verplicht) de aangelegenheid ter beslissing voor te leggen aan de regering.

Dat het geding gevoerd wordt ten verzoeke van één van de bevoegde ministers belet uiteraard niet dat er afspraken gemaakt worden over het gezamenlijk opvolgen of sturen van het geding.

4. BEHANDELING BINNEN HET DEPARTEMENT OF AGENTSCHAP

De hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen hebben krachtens de besluiten van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 Zie artikel 15 van het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en artikel 15 van het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de intern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid; een ruime delegatie voor het voeren van rechtsgedingen.  Deze delegatie omvat onder meer het aanstellen van advocaten en het verrichten van alle noodzakelijke pro­ceshan­delingen.

Dat betekent dat de secretaris-generaal en de administrateur-generaal volledig geresponsabiliseerd zijn om de gedingvoering binnen hun entiteit op de meest efficiënte manier te organiseren.  Daartoe kunnen ze bijvoorbeeld (een deel van) de gedelegeerde bevoegdheden subdelegeren aan personeelsleden die onder hun hiërarchisch gezag staan, tot op het meest functionele niveau Zie artikel 19 van de in voetnoot 8 genoemde besluiten van de Vlaamse Regering;.  De mogelijkheid bestaat ook om voor het behandelen van rechtsgedingen beroep te doen op de managementondersteunende diensten van het beleidsdomein. 

Een efficiënte organisatie veronderstelt verder dat duidelijke afspraken gemaakt worden in verband met volgende punten:

Het doorzenden van de originele gedinginleidende stukken binnen het beleidsdomein, departement of agentschap met een minimum aan tijdverlies.

Het aanstellen van advocaten: In courant voorkomende gedingen (bijv. planschade, personeelsaangelegenheden, arbeidsongevallen, terugvorderingen, …) kunnen lijsten, opgedeeld op basis van een geografisch criterium of op basis van de aard van de geschillen, nuttig zijn.  Het is ook wenselijk om voor de gedingen bij het Hof van Cassatie een afzonderlijke lijst te maken, omdat daar alleen advocaten kunnen optreden die de titel van advocaat bij het Hof van Cassatie voeren.

De lijst van advocaten kan zo nodig voorgelegd worden aan de minister ter goedkeuring.

In rechtsgedingen met grote maatschappelijke aandacht of van groot politiek of financieel belang, blijft het wenselijk dat het hoofd van het departement of agentschap overlegt met de minister over de keuze van de advocaat.

De samenwerking tussen de juridische dienst en de functioneel bevoegde diensten, in het bijzonder wat volgende punten betreft:

- de samenstelling van het dossier;

- de informatiedoorstroming van en naar de advocaat;

- de opvolging van de gerechtelijke procedure door de juridische dienst indien de contacten tussen de advocaat en de administratie niet rechtstreeks en uitsluitend via de juridische dienst verlopen.

De doorstroming en behandeling van andere dan gedinginleidende stukken.  Zoals hoger reeds werd gesteld kan het in dit verband raadzaam zijn woonstkeuze te doen bij de bevoegde administratieve entiteit of bij de advocaat. 

5° De betaling van erelonen en kosten, en de maatregelen van kostenbeheersing. Om de kosten te beheersen is het raadzaam om vooraf afspraken te maken met de advocaat over het ereloon en de kostenvergoeding, rekening houdend met de aard en de complexiteit van het geding.  Om de mogelijke negatieve invloeden van initieel te laag vastgestelde erelonen op de kwaliteit van de gedingvoering te voorkomen, kan het opportuun zijn een herzieningsmogelijkheid in te bouwen.  Als tijdens de behandeling van het geschil blijkt dat het vastgestelde ereloon en de kostenvergoeding niet in verhouding zijn met de door de advocaat te leveren prestaties kan het vastgestelde ereloon of de kostenvergoeding worden herzien.

Afwijkende van het principe van de kostenregeling per dos­sier, kan in sectoren waarin gelijksoortige procedures geregeld terugkeren gebruikgemaakt worden van algemene aanstel­lingsbesluiten waarbij een advocaat voor een wel­bepaalde ca­tegorie van geschillen tegen een vast ereloon en een vaste onkostenvergoeding wordt aangesteld.  Eventueel kan ook in dergelijk algemeen aanstellingsbe­sluit een afwijkingsmogelijkheid worden ingebouwd waarbij om ge­gronde en degelijk door de advocaat gemotiveerde redenen in de loop van het geding van het vastgestelde ereloon of kos­tenvergoeding afgeweken kan worden.

Het Rekenhof vraagt om voorafgaande afspraken over erelonen en kostenvergoedingen steeds bij het dossier te voegen wanneer het voorgelegd wordt.

PROCEDURE VOOR OPTREDEN IN RECHTE ALS EISER

Wanneer het voorwerp van de eis een aangelegenheid is die tot de bevoegdheid behoort van meerdere Vlaamse ministers, wordt in onderling overleg uitgemaakt welke minister de eis inleidt.

Krachtens de besluiten van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 hebben de hoofden van departementen en agentschappen de bevoegdheid om te beslissen tot het instellen van een rechtsgeding.  Dit neemt uiteraard niet weg dat het geding wordt gevoerd namens de Vlaamse Regering, ten verzoeke van de bevoegde minister, zoals artikel 82 BWHI dat voorschrijft.

De verdere behandeling en opvolging van de gerechtelijke procedure verloopt op dezelfde manier als hierboven uiteengezet.

pagebreak

BIJZONDERE INSTRUCTIES ONTEIGENINGEN

In verband met betwistingen inzake onteigeningen gelden de volgende bijzondere instructies.

In de gevallen waarin voor de Raad van State een vernietigingsprocedure van een onteigeningsbesluit aanhangig ge­maakt wordt, al dan niet vergezeld van een schorsingsverzoek van dit onteigeningsbesluit, moet het Comité tot aankoop van onroerende goederen, als het belast werd met de verwezenlijking van de onteigeningen, hier­van steeds onverwijld schriftelijk in kennis worden gesteld, zodat in geval van schorsing alle verrichtingen met betrekking tot het geschorste besluit kunnen worden stilge­legd. Tevens moet het Comité op de hoogte worden gehouden van het verdere verloop van de procedure voor de Raad van State, zowel met betrekking tot de schorsing als met betrekking tot het annulatieberoep.

Een en ander is noodzakelijk in het licht van de wet­geving m.b.t. de procedure voor de Raad van State en ingevolge het standpunt van het Arbitragehof terzake (arrest nr. 42/90 van 21 december 1990, rolnummer 163, B.S., 31 januari 1991).

DE AFZONDERLIJKE RECHTSPERSOONLIJKHEID VLAAMSE GEMEENSCHAP - VLAAMSE GEWEST

De Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest hebben, ondanks hun institutionele binding, een eigen onderscheiden rechtsper­soonlijk­heid.  De Raad van State wijst er geregeld op dat de scheiding tussen gemeenschap en gewest een regel is.

Richtlijnen voor het sluiten van overeenkomsten

Aangezien de Vlaamse Gemeenschap juridisch niet bevoegd is om ver­bin­tenissen inzake plaatsgebonden aangelegenheden aan te gaan, moeten de overeenkomsten inzake gewestaangelegenheden formeel worden aangegaan door het Vlaamse Gewest.  Het is hierbij ir­relevant dat de lasten van de verbintenissen aangerekend wor­den op de ene be­groting van de Vlaamse Gemeenschap.

Overeenkomsten inzake gemeenschapsaangelegen­heden moeten formeel worden aangegaan door de Vlaamse Gemeenschap en niet door het Vlaamse Gewest.  Zo niet zullen de Vlaamse Ge­meenschap of het Vlaamse Gewest in geval van betwisting hun rechten niet kunnen doen gelden.

Het is ook belangrijk te onderstrepen dat alleen de rechtspersonen “Vlaamse Gemeenschap” of “Vlaams Gewest” partij kunnen zijn bij een overeenkomst en niet de Vlaamse overheid of een administratieve entiteit ervan.

Bij de opmaak van overeenkomsten moet dus bijzondere aandacht besteed worden aan de formulering van de contracterende partijen.  Overeenkomsten die gesloten worden door natuurlijke personen (ambtenaren) binden alleen die ambtenaren persoonlijk en niet de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap of Vlaams Gewest.

Gebruik daarom een van de volgende formules:

* De Vlaamse Gemeenschap/het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door haar/zijn regering in de persoon van de heer/mevrouw ......... ........, Vlaams minister van ...... (officiële titel)

* De Vlaamse Gemeenschap/het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door haar/zijn regering, bij delegatie, in de persoon van de heer/mevrouw ............., secretaris-generaal van het departement ........

* De Vlaamse Gemeenschap/het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door haar/zijn regering, bij delegatie, in de persoon van de heer/mevrouw ............., administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid ........

* De Vlaamse Gemeenschap/het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door haar/zijn regering, bij delegatie, in de persoon van de heer/mevrouw ............., afdelingshoofd van ...........

* De persoon die in de inleidende formule van een overeenkomst wordt aangewezen als contracterende partij zal de overeenkomst uiteraard ook dienen te ondertekenen.

Richtlijnen voor de vertegenwoordiging in rechte

In de praktijk gebeurt het vaak dat zowel de Vlaamse Gemeen­schap als het Vlaamse Gewest als partij worden gemaand of ge­dagvaard in eenzelfde rechtsgeding.  Het lijdt geen twijfel dat de Vlaamse minister die het geding voert, gehouden is zowel de belangen van de Vlaamse Ge­meenschap als die van het Vlaamse Gewest te verdedigen.

Yves LETERME,

Minister-president van de Vlaamse Regering


pagebreakBIJLAGE

Niet-limitatieve lijst van dagvaardingen en deurwaardersexploten

1. Gedinginleidende stukken

- Dagvaarding
- Exploot van dagvaarding
- Dagvaarding in tussenkomst
- Dagvaarding in gedwongen tussenkomst
- Dagvaarding in tussenkomst en vrijwaring
- Dagvaarding in tussenkomst, vrijwaring en gemeenverklaring
- Dagvaarding in kort geding
- Aanmaning-dagvaarding
- Kort geding (dagvaarding in tussenkomst en vrijwaring)
- Dagvaarding in handlichting (*)

2. Andere exploten dan gedinginleidende exploten

- Kennisgeving van vonnis (eerste aanleg)
- Kennisgeving van de rechtsdag (eerste aanleg)
- Kennisgeving van verzoekschrift tot heropening van de debatten (eerste aanleg)
- Verwittiging bij gerechtsbrief (eerste aanleg)
- Mededeling van eindvonnis
- Mededeling van arrest
- Akte van verzet (tegen vonnis)
- Akte van hoger beroep
- Verzoekschrift strekkende tot hoger beroep (aangetekende gerechtsbrief)
- Betekening voorziening in cassatie
- Betekening van afstand van cassatieberoep
- Aanstelling van deskundige
- Overdracht van schuldvordering (*)
- Afstand van schuldvordering (*)
- Inpandgeving van schuldvordering (*)
- Verpanding van schuldvordering (*)
- Betekening van overdracht van toelagen
- Betekening van afstand
- Betekening van aanwending van schuldvordering tot pand beoogd
- Betekening van rekeningen, facturen, … (*)
- Betekening van verkoopdag aan schuldeiser (*)
- Betekening van persoonlijke lening op afbetaling (*)
- Aanmaning tot inzage van proces-verbaal van rangregeling
- Sommatie – proces-verbaal van rangregeling
- Betekening – sommatie
- Verzoekschrift
- Uitvoerend beslag onder derden (*)
- Tegenaanzegging van een (uitvoerend) beslag onder derden (*)
- Bewarend beslag onder derden
- Uittreksel uit het dwangschrift
- Hoger beroep tegen beslissing Bestendige Deputatie
- Mededeling Raad van State
- verslag
- zitting
- recht van inzage van dossier
- verzoekschrift + vraag om de naam van de Vlaamse minister, belast met de zaak, mee te delen
- beschikking
-memories
- arrest

(*) = met onmiddellijke financiële weerslag