Titel: Omzendbrief VR 2008/27: Inventaris van de vermogensgoederen eigendom van de Vlaamse overheid
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 17/10/2008
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

De inventarisatie van de vermogensgoederen in eigendom van de Vlaamse overheid

 

Omzendbrief VR 2008/27

Datum: 17 oktober 2008

 

I. INLEIDING

I. TOEPASSINGSGEBIED

Deze omzendbrief is van toepassing op alle entiteiten van de 13 Vlaamse ministeries, die samen de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap / Vlaams Gewest vormen (zijnde de ministeriële kabinetten, de departementen, de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid en de Diensten met Afzonderlijk Beheer), de strategische adviesraden én de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid.

De Raden van Bestuur en de leidend ambtenaren van de Vlaamse Openbare Instellingen en de publiekrechterlijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen worden aangeraden om de principes geformuleerd in deze omzendbrief eveneens toe te passen.

II. DOELSTELLING

Deze omzendbrief wil de principes duiden die van toepassing zijn op de inventarisatie van de vermogensgoederen in eigendom van de Vlaamse overheid (zie toepassingsgebied zoals hierboven vermeld), in overeenstemming met:

  • de omzendbrief van de IVA Centrale Accounting “FB/AC/2007.1 met betrekking tot vermogensgoederen”. Deze omzendbrief regelt de definitie, de indeling en de boekhoudkundige verwerking van de vermogensgoederen van de Vlaamse ministeries;
  • het besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 1997 betreffende de geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de Vlaamse openbare instellingen;
  • de procedures en instructies opgemaakt door de IVA Centrale Accounting in het kader van de boekhoudkundige processen van de Vlaamse ministeries. Deze procedures en instructies zijn te raadplegen op de extranetpagina’s van de IVA Centrale Accounting.

De inventarisatie van vermogensgoederen is een onderdeel van het beheer van vermogensgoederen, hetgeen op zijn beurt een onderdeel vormt van de interne controle waarvoor alle entiteiten van de Vlaamse overheid zelf de verantwoordelijkheid dragen. Artikel 33 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 stelt inderdaad dat de interne controle van de entiteiten van de Vlaamse overheid in het bijzonder moet gericht zijn op ondermeer de “bescherming van de activa”.

III. TERMINOLOGIE

De goederen van de Vlaamse overheid kunnen op diverse wijzen worden ingedeeld.

3.1. Vermogensgoederen en verbruiksgoederen

Het (boekhoudkundig) onderscheid tussen vermogensgoederen en niet-vermogensgoederen (verbruiksgoederen) wordt bepaald aan de hand van de criteria duurzaamheid en aanschaffingswaarde.

Voor wat betreft de Vlaamse ministeries worden deze criteria geoperationaliseerd in de omzendbrief FB.AC/2007.1. Pro memorie wordt hier de definiëring herhaald:

  • duurzame goederen zijn goederen die over een tijdsspanne van meerdere jaren, te weten meer dan 1 jaar, kunnen worden aangewend;
  • de relevante aanschaffingswaarde betekent een aankoopwaarde inclusief BTW, ongeacht de eventuele recuperatie van de BTW, van minstens 1.000 euro per stuk.

Voor wat betreft de entiteiten van de Vlaamse overheid met een eigen rechtspersoonlijkheid worden deze criteria geoperationaliseerd in Hoofdstuk II, afdeling 3, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 1997 betreffende de geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de Vlaamse openbare instellingen.

3.2. Roerende goederen en onroerende goederen

Naar hun aard of door wetsbepaling kunnen de goederen worden onderverdeeld in roerende goederen en onroerende goederen.

IV. JURIDISCH KADER

Het juridisch kader inzake de (gedelegeerde) beslissingsbevoegdheden met betrekking tot de inventarisatie van vermogensgoederen wordt gevormd door de volgende regelgeving:

  • het kaderdecreet bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 (artikel 7 en 33);
  • de diverse oprichtingsdecreten van de entiteiten van de Vlaamse overheid met rechtspersoonlijkheid;
  • het Koninklijk Besluit van 17 juli 1991 houdende coördinatie van de wetten op de rijkscomptabiliteit (artikel 72, 85 en 86);
  • het besluit van de Vlaamse regering van 21 mei 1997 betreffende de geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de Vlaamse openbare instellingen (artikel 9);
  • het besluit van de Vlaamse regering van 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie van de beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de intern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid (artikel 8 en 12);
  • het besluit van de Vlaamse regering van 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie van de beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen van de Vlaamse overheid (artikel 8 en 12);
  • Het besluit van de Vlaamse Regering van 27 juli 2004 betreffende de verdeling van de bevoegdheden tussen de leden van de Vlaamse Regering (artikel 5 en 7).

II. (BOEKHOUDKUNDIGE) INVENTARISATIE VAN VERMOGENGSGOEDEREN

I. INVENTARISATIE VAN DE VERMOGENSGOEDEREN

De entiteiten van de Vlaamse overheid zijn gehouden een inventaris van de vermogensgoederen die ze in eigendom hebben, op te maken én bij te houden. Minimaal moet de inventaris in de boekhouding opgenomen zijn én moet deze boekhoudkundige inventaris een controle mogelijk maken met de fysieke inventaris. Minstens één keer per jaar moet de boekhoudkundige inventaris worden afgestemd met de fysieke inventaris.

Van elk vermogensgoed moeten minimaal 2 attributen zijn gekend:

§ een unieke identificatie (identificatienummer)

§ de fysieke plaats waar het vermogensgoed zich bevindt of de standplaats.

Het staat de entiteiten uiteraard vrij om, binnen het kader van de eigen interne controle, naast de boekhoudkundige inventarisatie van de vermogensgoederen, bijkomend al dan niet geïnformatiseerde inventaris- en beheerssystemen voor de vermogensgoederen (en eventueel ook voor de verbruiksgoederen) te gebruiken indien dit nodig of wenselijk wordt geacht. Het staat hen uiteraard ook vrij in deze systemen alle attributen bij te houden die door hen relevant worden geacht.

Voor wat betreft de Vlaamse ministeries wordt voor de indeling van de vermogensgoederen, de precieze betekenis van de hierboven vermelde attrituten, de incorporatie van de vermogensgoederen in het boekhoudsysteem (meestal ORAFIN, behalve voor enkele DAB’s) én hun verdere boekhoudkundige behandeling verwezen naar de procedures en instructies van de IVA Centrale Accounting (te raadplegen op de extranetpagina’s van de IVA Centrale Accounting).

Entiteiten die niet tot de Vlaamse ministeries behoren (entiteiten met een eigen rechtspersoonlijkheid) en dus hun boekhouding in een afzonderlijk systeem voeren, zetten gelijkaardige procedures aangepast aan hun eigen financieel systeem op. Het staat hen eveneens vrij om detailinventarissen in andere systemen dan het financieel systeem bij te houden onder de voorwaarden dat in die systemen eveneens de waarden van die vermogensgoederen worden bijgehouden en dat het totaal van de individuele waarden van de erin bijgehouden detailinventarissen in het financieel systeem terug te vinden is.

II. VERANTWOORDELIJKE VOOR DE INVENTARISATIE VAN DE VERMOGENSGOEDEREN

De leidend ambtenaren van de entiteiten (of de kabinetssecretarissen van de ministeriële kabinetten) zijn, namens hun functionele minister of Raad van Bestuur, verantwoordelijkheid voor de inventarisatie van de vermogensgoederen in eigendom. Zij kunnen hiertoe een ambtenaar (of een dienst) aanstellen die belast is met de eigenlijke inventarisatie.

Bij onduidelijkheid over de vraag welke entiteit beheerder is van een vermogensgoed (en dus moet overgaan tot het opnemen van dit vermogensgoed in de inventaris) moet worden nagegaan welke de herkomst is van de kredieten waarmee het goed verworven is. Vermogensgoederen verworven met de kredieten van een bepaalde entiteit (of met de kredieten van de rechtsvoorganger van deze entiteit) moeten door deze entiteit worden geïnventariseerd én beheerd voor zover nog geen besluit tot overdracht heeft plaats gevonden.

Bij twijfelgevallen moeten de betrokken entiteiten onderling uitmaken wie het desbetreffende vermogensgoed moet inventariseren en beheren. Indien de betrokken entiteiten niet tot een overeenstemming kunnen komen wordt de beslissing genomen door de Vlaamse Regering.

III. DATUM VAN INWERKINGTREDING

Deze omzendbrief heeft uitwerking met ingang van 1 november 2008.

Minister-president van de Vlaamse Regering,

Vlaams minister van Institutionele Hervormingen, Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media, Toerisme, Havens, Landbouw, Zeevisserij en Plattelandsbeleid,

Kris PEETERS

Vice-minister-president van de Vlaamse Regering,
Vlaams minister van Financiën, Begroting en Ruimtelijke Ordening,

Dirk VAN MECHELEN