Titel: Omzendbrief VR 2008/6: Behandeling van de opmerkingen van het Rekenhof
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 20/06/2008
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

Behandeling van de brieven van het Rekenhof


Omzendbrief VR 2008/6

Datum: 20 juni 2008

 

-  Deze omzendbrief is van toepassing op alle brieven van het Rekenhof inzake materies waarvoor de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest bevoegd is.

-  Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief VR 1996/6 d.d. 26 november 1996.

I. Doel

Met deze omzendbrief wordt een nieuwe procedure voor de behandeling en beantwoording van de brieven van het Rekenhof ingevoerd.  De nieuwe procedure beoogt beter aan te sluiten aan de herstructurering van de diensten van het Rekenhof en de reorganisatie van de diensten van de Vlaamse overheid, ingevolge BBB.  Onverminderd de nieuwe procedure blijft de doelstelling te komen tot het daadwerkelijk naleven van de door de wet op de inrichting van het Rekenhof van 29 oktober 1846, gewijzigd bij de wet van 10 maart 1998, opgelegde antwoordtermijn van één maand. 

II.  Onderscheid hofbrieven - directiebrieven

  • Hofbrieven

Hofbrieven worden ondertekend door de voorzitter en de griffier van de Nederlandse kamer. De referte van deze brieven is hun bestandsnaam in het Rekenhof, waarvan de eerste letter N duidt op de Nederlandse kamer, de twee volgende cijfers op de rapporterende directie binnen het Rekenhof (voor de Vlaamse Gemeenschap zijn dat de 9 de en 10 de directie), de 7 volgende cijfers na het streepje op het dossiernummer en eindigt met B01,B02,..., waarbij B01,B02,... verwijst naar de eerste, tweede, ... hofbrief in dit dossier.

pagebreakHofbrieven dienen te worden beantwoord binnen een termijn van één maand (tenzij uitdrukkelijk anders vermeld), met als begindatum de datum van de hofbrief.  De antwoorden worden gericht aan de voorzitter en ondertekend door de geadresseerde.

Hofbrieven die een kopie ter informatie overzenden van een andere hofbrief alsook hofbrieven die uitdrukkelijk vermelden dat geen verdere briefwisseling wordt gevoerd, dienen niet te worden beantwoord. (zie infra: brieftypologie Rekenhof)

In de nieuwe werkwijze van het Rekenhof zijn hofbrieven de regel. 

  • Directiebrieven

Directiebrieven worden ondertekend door een EAD (eerste-auditeur-directeur) (of zijn plaatsvervanger) van een voor de Vlaamse Gemeenschap bevoegde directie.  Zij dragen een referte die begint met de letter N, vervolgens op dezelfde wijze als de hofbrieven de bestandsnaam binnen het Rekenhof bevat en eindigt op N01, N02,... , waarbij N01, N02,... verwijst naar de eerste, tweede,...directiebrief betreffende hetzelfde dossier.

Directiebrieven worden in de werkwijze van het Rekenhof nog slechts sporadisch gebruikt en moeten niet worden beantwoord.

III.  Brieftypologie Rekenhof

De werkwijze die het Rekenhof volgt voor de verzending van zijn brieven wordt weergegeven in de bijgevoegde brieftypologie van het RekenhofBrieftypologie Rekenhof werd goedgekeurd door de Nederlandse kamer van het Rekenhof op 23 februari 2007 en 3 juli 2007..

De brieftypologie geeft naargelang het type van onderzoek en de aard van de communicatie aan, wie de geadresseerden zijn van de brief, wie een kopie ontvangt en wie een digitaal afschrift ontvangt.  Tenslotte wordt er telkens vermeld wanneer en door wie er een antwoord is vereist op de brief .

III.1.  Algemene procedure inzake de verzending van Rekenhofbrieven:

Algemeen volgt het Rekenhof de volgende werkwijze: De persoon die bij het Rekenhof instaat voor de externe verzending stuurt de brief (of kopie) rechtstreeks naar de geadresseerde (d.i. naar gelang het geval: leidend ambtenaar, bevoegde minister, minister van financiën en begroting, rector (universiteiten), voorzitter raad van bestuur, regeringscommissaris, voorzitter Vlaams Parlement) en verstuurt tegelijkertijd via mail een digitaal exemplaar naar de geadresseerde (excl. rector  (i.g.v. van universiteiten), voorzitter raad van bestuur, regeringscommissaris, voorzitter Vlaams Parlement) en het Departement Financiën en Begroting.

De departementen, IVA’s zrp., DAB’s, VOR Onder Vlaamse openbare rechtspersonen wordt hier bedoeld: alle Vlaamse overheidsentiteiten met rechtspersoonlijkheid die onder de controlebevoegdheid van het Rekenhof vallen: IVA’s met rechtspersoonlijkheid, EVA’s publiek recht, VOI’s, Strategische adviesraden, Eigen vermogens,... (Vlaamse openbare rechtspersonen) en de universiteiten bezorgen daartoe de coördinaten van hun leidend ambtenaar (rector) aan de contactpersoon bij het Rekenhof.

Bij vervanging van de leidend ambtenaar verbinden de departementen, IVA’s zrp., DAB’s, VOR (Vlaamse openbare rechtspersonen) en universiteiten zich ertoe om de nieuwe coördinaten zo snel mogelijk over te maken aan de contactpersoon bij het Rekenhof.

Contactgegevens Rekenhof:

Algemeen Secretariaat – Tel.: 02/551.85.40;

e-mail: CommunicatieVO@ccrek.be

 

III.2.   Bespreking brieftypologie  Rekenhof

Ter verduidelijking worden hieronder de verschillende kolommen besproken uit de brieftypologie:

 1.  ‘Betr. entiteit’:

Teneinde een praktische groepering te verkrijgen wordt de brieftypologie opgedeeld en gegroepeerd naargelang de soort entiteit .  Er wordt een opdeling gemaakt voor:

  • departementen en IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid;
  • Vlaamse openbare rechtspersonen (VOR) en DAB’s;
  • Universiteiten.

De briefwisseling inzake Rekenhofdossiers volgt per groep steeds hetzelfde stramien.

2.  ‘Type onderzoek’:

In de werkwijze die het Rekenhof hanteert voor de verzending van zijn brieven wordt er een onderscheid gemaakt naar het type van onderzoek waarop de briefwisseling betrekking heeft.  Het type van onderzoek is bepalend voor het verloop van de briefwisseling.

Deze ‘types van onderzoek’ stemmen (in grote mate) overeen met het nieuwe organigram van het Rekenhof, waarin de diensten van het Rekenhof in twee pijlers worden ingediend Ingevolge het kaderdecreet Bestuurlijk beleid van 18 juli 2003 waarbij nieuwe structuren voor de diensten van de Vlaamse overheid werden uitgetekend, zag het Rekenhof in 2004 de noodzaak in om zijn diensten eveneens te herorganiseren.  Het nieuwe organigram, dat in werking trad op 1 september 2004, is afgestemd op de reorganisatie van de Vlaamse overheid.    :  een pijler ‘Thematische audit’ en een pijler ‘Financiële audit’.

De pijler ‘Thematische audit’ is belast met het onderzoek naar de wettigheid van de verrichtingen en de procedures, alsook naar de goede besteding van de overheidsgelden (doelmatigheidsonderzoek).  Deze pijler stelt afzonderlijke verslagen voor de parlementen op.  

De pijler ‘Financiële audit’ is bevoegd voor begrotingsonderzoek en rekeningencontrole, onderzoek van het boekhoudsysteem, de financiële toestand en het financiële beheer, alsmede voor de administratieve afsluiting van de rekeningen van de rekenplichtigen.  Deze pijler is verantwoordelijk voor het jaarlijkse rekeningenboek.

Daarnaast worden er voor de departementen en IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid nog twee bijkomende types van onderzoek geformuleerd, zijnde:

- Voorafgaand visum (heeft betrekking op de controles inzake wettigheid en regelmaat van de uitgaven) Sinds 1 september 2005 is een nieuwe controlemethodiek voor visum en vastleggingen van toepassing.  De methodiek steunt op een veralgemeende controle ter plaatse en het gebruik van checklists voor minimale en grondige controle op grond van risico-inschatting.  Het Rekenhof noteert de onregelmatigheden, onvolledigheden en verbeteringen met het oog op een periodieke, globale rapportering (zie activiteitenverslag van het Rekenhof 2005)

- Herverdelingen ( heeft betrekking op de besluiten houdende herverdeling van de kredieten die aan het Rekenhof worden voorgelegd)

Opm:  Belangrijke, éénmalige opmerkingen kunnen steeds door het Rekenhof  via brief worden verstuurd (zie type onderzoek: Ad-hoc opmerkingen).  Doch dit is eerder vrij uitzonderlijk. 

4.  ‘B/kopie’:

Deze kolom geeft aan indien het om de originele brief gaat of om een afschrift/kopie van de brief.

5.  ‘Verslag’:

Hier wordt aangegeven of de briefwisseling louter de brief omvat, of dat er eveneens een verslag wordt bijgevoegd.

6.  ‘Geadresseerde’:

In deze kolom wordt aangegeven wie respectievelijk de geadresseerden zijn van de brief en de geadresseerden van de kopie.  

7.  ‘Kopie per e-mail aan’:

Hier wordt aangegeven wie een kopie per e-mail (digitaal exemplaar) ontvangt. 

8.  ‘Antwoord vereist’:  

Hier wordt aangegeven indien er een antwoord is vereist op de brief.

IV.  Coördinatie door het Departement Financiën en Begroting

Teneinde een volledig overzicht te vrijwaren van alle brieven en antwoorden zal het Departement Financiën en Begroting instaan voor het registreren en bewaren van alle deze brieven en antwoorden (digitaal exemplaar).  Binnen het Departement Financiën en begroting wordt daartoe een verantwoordelijke aangesteld, met volgende contactgegevens:

Contactgegevens Departement Financiën en begroting:

tel: 02/ 553 53 74  -  fax: 02/ 553 53 82

e-mail: bob@fb.vlaanderen.be

 

Zoals in de brieftypologie wordt aangegeven, zal het Rekenhof voor elke brief die ze verstuurt, een digitaal exemplaar via e-mail overmaken aan het Departement Financiën en Begroting.   

Gelijkaardig moet van elk antwoord een gedateerd afschrift (digitaal) worden overgemaakt aan het Departement Financiën en Begroting

De brieven en antwoorden worden opgeslagen in een databank (Becoda) en worden langs deze weg ter beschikking gesteld aan de verschillende controleactoren, o.m. controleurs van de vastleggingen en de Inspectie van Financiën. 

Het is de bedoeling de mogelijkheid te onderzoeken om de Becoda-databank in de loop van 2008 digitaal toegankelijk te maken voor de 13 departementen in het kader van hun beleidsondersteunende taak. Zolang dit niet is gebeurd, bezorgt het Departement Financiën en Begroting op éénvoudige vraag een digitale copie van de Rekenhofbrieven betreffende rekeningencontrole bij VOR en DAB’s, en de antwoorden erop, aan de departementen.

V.  Beantwoording van Rekenhofbrieven

  • Algemeen

Overeenkomstig art.3 van de wet van 10 maart 1998 tot invoering van artikel 5 bis bij de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof moeten Rekenhofbrieven worden beantwoord binnen een termijn van één maand (tenzij uitdrukkelijk anders vermeld), met als begindatum de datum van de hofbrief. 

Het antwoord moet steeds duidelijk het kenmerk en de datum van de hofbrief vermelden.  Wanneer meerdere brieven gezamenlijk worden behandeld dienen alle data en kenmerken in het antwoord te worden vermeld. 

Het antwoord wordt ondertekend door de geadresseerde (of zijn gedelegeerde) van de originele hofbrief en dient gericht te worden aan:

  De (Eerste) Voorzitter van het Rekenhof

  Regentschapstraat 2

  1000 Brussel

Telkens een antwoord wordt verstuurd aan het Rekenhof moet een gedateerd afschrift worden bezorgd aan het departement Financiën en Begroting. (zie punt IV.)

  • Rekenhofbrieven betreffende rekeningencontrole bij VOR en DAB’s

Inzake Rekenhofbrieven betreffende rekeningcontrole bij VOR en DAB’s worden de diensten van het IVA Centrale Accounting belast met de coördinatie van de antwoorden.  Het IVA Centrale Accounting zal instaan voor de opmaak van de antwoorden en zorgen voor de tijdige beantwoording van deze Rekenhofbrieven.  De diensten kunnen hiertoe elementen van antwoord opvragen bij de respectievelijke VOR en DAB’s. 

Contactgegevens IVA Centrale Accounting:

 tel: 02/ 553 52 93   -   fax: 02/ 553 52 51

e-mail: rechtspersonen@fb.vlaanderen.be

De antwoorden moeten worden ondertekend door de Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen (zie brieftypologie Rekenhof).

VI.  Decentrale voortgangsbewaking

De departementen, IVA’s zrp., DAB’s, VOR (Vlaamse openbare rechtspersonen) en de universiteiten moeten zelf instaan voor de uitwerking en opvolging van een interne procedure inzake de voortgangsbewaking en tijdige beantwoording van Rekenhofbrieven.  (responsabilisering)

VII.  Datum van inwerkingtreding

Deze omzendbrief heeft uitwerking met ingang van ...,

VIII.  Bijlagen

  • Brieftypologie Rekenhof

Kris PEETERS,

Minister-president van de Vlaamse Regering,

Vlaams minister van Institutionele Hervormingen, Havens, Landbouw, Zeevisserij en Plattelandsbeleid

Dirk VAN MECHELEN

Viceminister-president van de Vlaamse Regering
Vlaams minister van Financiën en Begroting en Ruimtelijke Ordening