Titel: Omzendbrief VR 2004/14: Afschaffing van het eensluidend verklaard afschrift
Aard document: Omzendbrief
Datum document: 23/04/2004
Datum publicatie BS:
Download Worddocument

Afschaffing van het eensluidend afschrift

 

Omzendbrief VR 2004/14

Datum :   23 april 2004

 

Deze omzendbrief geeft aan de ambtenaren van de Vlaamse administratie toelichting  bij de toepassing van het besluit van de Vlaamse Regering van 23 april 2004 tot afschaffing van de verplichting tot het voorleggen van een eensluidend verklaard afschrift.

Deze omzendbrief heeft tevens tot doel om de Vlaamse administratie  mee te delen dat het niet langer toegelaten is om nog langer een administratieve praktijk in stand te houden om eensluidend verklaarde afschriften te vragen, die opgenomen is in een bestaande omzendbrief of die niet gebaseerd is op een uitdrukkelijke reglementaire basis.

1.    Toelichting bij het besluit van de Vlaamse Regering tot afschaffing van het eensluidend verklaard afschrift

Expliciete wijziging en opheffing

Op 23 april 2004 keurde de Vlaamse Regering het besluit tot afschaffing van de verplichting tot het voorleggen van een eensluidend verklaard afschrift goed.

In dat besluit worden in een hele reeks van besluiten van de Vlaamse Regering  de woorden ‘eensluidend verklaard afschrift’ vervangen door het woord ‘kopie’.

Naast die expliciete wijziging  wordt in het genoemde besluit ook bepaald dat de betrokken Vlaamse administratie in geval van gegronde twijfel over de waarachtigheid van de voorgelegde kopie de uitgever van het originele document rechtstreeks kan ondervragen.

Als die ondervraging voor de uitgever van het origineel document een onevenredig zware last meebrengt of als een rechtstreeks contact met de uitgever van het origineel document onmogelijk blijkt, kan de Vlaamse administratie zich toch tot de burger wenden. De administratie zal de betrokken persoon met een aangetekende brief verzoeken, het origineel document over te maken . In de brief wordt de reden daarvoor  uiteengezet. Zolang het gevraagde originele document niet voorgelegd wordt, is de procedure, waarvoor dat origineel document nodig is, geschorst.

Deze regeling draagt de administratie dus op om in de eerste plaats zelf de juistheid van de kopie te onderzoeken.


Geen algemene opheffing

Niet alle besluiten van de Vlaamse Regering waarin  een eensluidend verklaard afschrift wordt geëist, werden gewijzigd.

Het criterium dat hierbij gehanteerd werd, is dat de burger zich moet wenden tot een derde instantie  uitsluitend om een kopie van een origineel document eensluidend te laten verklaren. Die ‘derde instantie’ is in de meeste gevallen het gemeentebestuur.

De verschillende reglementaire verplichtingen waarbij overheden of specifieke ambtenaren wordt opgedragen een eensluidend verklaard afschrift van een beslissing of besluit  te bezorgen aan een burger of een andere overheidsdienst, werden nog niet gewijzigd. Die verplichtingen beantwoorden immers niet aan het hierboven vermelde criterium. De verplichting tot het bezorgen van die eensluidend verklaarde afschriften zal in de toekomst dus onverkort blijven gelden.

Geen opheffing in decreten

Voorlopig werden alleen de eensluidend verklaarde afschriften gewijzigd die zijn opgenomen in een besluit van de Vlaamse Regering. Een aantal verplichtingen met betrekking tot het vragen van een eensluidend verklaard afschrift zijn opgenomen in decreten of in een wet binnen de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest. Deze verplichtingen werden nog niet gewijzigd.

pagebreakInwerkingtreding

Het besluit van de Vlaamse Regering tot afschaffing van het eensluidend verklaard afschrift treedt in werking op 31 maart 2004. Op diezelfde datum treedt ook  artikel 508 van de federale programmawet van 22 december 2003 in werking. In dat artikel wordt het eensluidend verklaard afschrift afgeschaft voor de federale overheidsdiensten.

Het besluit van de Vlaamse Regering zal  evenwel pas na 31 maart 2004 definitief goedgekeurd en gepubliceerd worden zodat het met terugwerkende kracht in werking zal treden.

Vanaf 1 april 2004  kunnen de verschillende administraties van de Vlaamse Gemeenschap dus geen eensluidend verklaard afschrift meer eisen. Vanaf die datum  kan zowel een eensluidend verklaard afschrift als een gewone kopie aanvaard worden.  Als aan de waarachtigheid van de kopie wordt getwijfeld, moet vanaf dan de nieuwe procedure gevolgd worden.


2.    Beslissing van de Vlaamse Regering om de administratieve praktijk met betrekking tot het opvragen van een eensluidend verklaard afschrift, af te schaffen

De Vlaamse Regering heeft ook beslist om alle verplichtingen om een eensluidend verklaard afschrift voor te leggen, die worden opgelegd als een administratieve praktijk (bijvoorbeeld in omzendbrieven of subsidiereglementen), niet langer toe te staan.


De afschaffing van die administratieve praktijk moet volgens hetzelfde criterium benaderd worden als voor de reglementaire verplichtingen. Dat betekent dat het niet langer toegestaan is te eisen dat een natuurlijke persoon of een rechtspersoon zich tot een derde instantie richt om een kopie eensluidend te laten verklaren, louter op basis van een administratieve praktijk.

3.    Aanpassing van formulieren

Bestaande formulieren die burgers of bedrijven verplichten een eensluidend verklaard afschrift te bezorgen, moeten zo snel mogelijk aangepast worden.

Bart Somers